Czytaj dalej Zarządzanie dokumentami

">
Document management

Zarządzanie dokumentami

Pozbądź się papieru i usprawnij obieg dokumentów w swojej firmie

Dokumenty są integralną częścią każdego procesu biznesowego w każdej firmie, bez względu na jego fazę. Niestety tak ważne dla firmy druki jak korespondencja, umowy czy zamówienia często nadal krążą w formie papierowej.

System WEBCON BPS oferuje elektroniczny obieg dokumentów z najwyższej półki. Dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom digitalizacji i zarządzania dokumentami (DMS), wprowadzisz w swojej firmie zupełnie nowy standard biura bez papieru.

Automatyczna rejestracja dokumentów

Wybór sposobu rejestracji dokumentów – ręczny lub automatyczny – jest związany z indywidualnymi preferencjami i ilością dokumentów rejestrowanych w ciągu dnia.

Rejestrację automatyczną można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od potrzeb i preferencji użytkownika.
Pierwsza metoda zakłada wykorzystanie funkcji Hot Folder: zeskanowany plik jest przesyłany do folderu w intranecie i startuje nowy obieg. Drugi sposób wykorzystuje funkcję HotMailbox, dzięki której obiegi można uruchamiać z poziomu maili i na bazie ich załączników, trafiających na wyznaczone konta Exchange.

Do weryfikacji rozpoznanych dokumentów i dalszą pracę z nimi WEBCON BPS zapewnia czytelny i łatwy w obsłudze interfejs.

Barcode scanning

Kody kreskowe

Dla sprawnej i efektywnej rejestracji papierowych dokumentów i ich digitalizacji WEBCON BPS oferuje obsługę generacji i odczytywania kodów kreskowych oraz QR kodów. System potrafi generować i drukować kody dla każdego zarejestrowanego dokumentu, wspierając skanowanie dużych ilości dokumentów. Wystarczy przykleić kod paskowy na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, a następnie włożyć wszystkie przetwarzane dokumenty do skanera.

Kod kreskowy dopasowuje skan dokumentu do odpowiadającego mu obiegu. Oddziela poszczególne dokumenty od siebie podczas skanowania.

Wykorzystywane przez oprogramowanie WEBCON BPS kody kreskowe zapewniają terminowość i ciągłość procesu rejestracji dużej ilości przychodzących dokumentów, usprawniają proces skanowania i rozpoznawania (OCR) oraz skutecznie zwiększają efektywność i poprawność przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie.

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

WEBCON BPS oferuje rozbudowane możliwości optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition, OCR) wspierające efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji (z zastosowaniem mechanizmów sztucznej inteligencji).

Głównym zadaniem OCR jest nakładanie warstwy tekstowej na skanowane dokumenty, co umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów. W połączeniu z metadanymi dokumentów, w tzw. PDF z opcją wyszukiwania, wyszukiwanie pożądanych treści jest szybkie i bardzo łatwe.

Ponadto WEBCON BPS stosuje autorskie sieci neuronowe służące do przetwarzania informacji jako metadanych. Sieci neuronowe w szczególności sprawdzają się przy procesowaniu wielu typów dokumentów (np. faktur kosztowych, w których automatycznie można odszukać dane takie jak data płatności, kwota netto/brutto, nr konta, nr NIP/REGON czy nazwa firmy).

Ponadto sieci neuronowe można łatwo “nauczyć” rozpoznawania danych w oparciu o szablony dokumentów, bez specjalistycznej wiedzy IT.

Po zakończeniu procesu rozpoznawania OCR wynik jest wyświetlany w oknie podglądu. Dzięki temu użytkownik może łatwo zweryfikować poprawność odczytanej treści.

Dowiedz się więcej o możliwościach OCR w systemie WEBCON BPS.

Generowanie dokumentów

WEBCON BPS może generować różnorodne formaty dokumentów (.docx, .xlsx, .pdf) w oparciu o obiegi i dane, które wykorzystują.

Dzięki dodatkowi do MS Word użytkownicy mogą tworzyć szablony dokumentów zawierające symbole zastępcze treści, korzystając z interfejsu MS Word i przeciągając zawartość na właściwe miejsce. Po wygenerowaniu dokumentu symbole zastępcze są uzupełniane metadanymi z formularza. Nic prostszego!

Ponadto dodatek do MS Word umożliwia śledzenie historii zmian i porównanie wybranych wersji dokumentu, by zidentyfikować różnice, nawet jeśli tryb śledzenia zmian jest/był wyłączony.

Więcej informacji o integracji WEBCON BPS z MS Office.

Podpis cyfrowy

Dzięki funkcjonalności podpisu cyfrowego WEBCON BPS oferuje użyteczną i intuicyjną warstwę bezpieczeństwa dla wymiany zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych plików.

Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów w formatach .pdf i .docx, dzięki certyfikatom oferowanym przez Windows Central Certificate Store. Jeżeli wymagana jest bardziej złożona metoda podpisu cyfrowego, system integruje się z oprogramowaniem DocuSign.

Funkcja datownika służy do precyzyjnego wskazania daty i godziny podpisania dokumentu.

Dowiedz się więcej o obsłudze podpisów cyfrowych w WEBCON BPS.

JAK ZBUDOWAĆ APLIKACJĘ BIZNESOWĄ W 45 MIN.

POZNAJ HISTORIE
NASZYCH KLIENTÓW

ZOBACZ I WYPRÓBUJ
ZA DARMO

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ
O WEBCON BPS?

top