Zarządzanie dokumentami

Pozbądź się papieru i usprawnij przetwarzanie dokumentów wszelkiego typu

WEBCON > WEBCON BPS > Zarządzanie dokumentami

Dokumenty są integralną częścią każdego procesu biznesowego w każdej firmie, bez względu na jego fazę. Niestety tak ważne dla firmy druki jak korespondencja, umowy czy zamówienia często nadal krążą w formie papierowej.

WEBCON BPS oferuje funkcje integracyjne umożliwiające łatwe dodawanie fizycznych bądź cyfrowych dokumentów,
a przez to prowadzenie prawdziwego biura bez papieru.

Automatyczna rejestracja dokumentów

Wybór sposobu rejestracji dokumentów – ręczny lub automatyczny – jest związany z indywidualnymi preferencjami i ilością dokumentów rejestrowanych w ciągu dnia.

Rejestrację automatyczną można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od potrzeb i preferencji użytkownika.
Pierwsza metoda zakłada wykorzystanie funkcji Hot Folder: zeskanowany plik jest przesyłany do folderu w intranecie i startuje nowy obieg. Drugi sposób wykorzystuje funkcję HotMailbox, dzięki której obiegi można uruchamiać z poziomu maili i na bazie ich załączników, trafiających na wyznaczone konta Exchange.

Do weryfikacji rozpoznanych dokumentów i dalszą pracę z nimi WEBCON BPS zapewnia czytelny i łatwy w obsłudze interfejs Microsoft SharePoint.

Kody kreskowe

Dla sprawnej i efektywnej rejestracji papierowych dokumentów i ich digitalizacji WEBCON BPS oferuje obsługę generacji i odczytywania kodów kreskowych oraz QR kodów. System potrafi generować i drukować kody dla każdego zarejestrowanego dokumentu, wspierając skanowanie dużych ilości dokumentów. Wystarczy przykleić kod paskowy na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, a następnie włożyć wszystkie obrabiane dokumenty do skanera.

Kod kreskowy dopasowuje skan dokumentu do odpowiadającego mu obiegu w systemie. Oddziela poszczególne dokumenty od siebie podczas skanowania.

Wykorzystywane przez platformę WEBCON BPS kody kreskowe zapewniają terminowość i ciągłość procesu rejestracji dużej ilości przychodzących dokumentów, usprawniają proces skanowania i rozpoznawania (OCR) oraz wspierają szeroko rozumianą cyfrową transformację.

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

WEBCON BPS oferuje rozbudowane możliwości optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition, OCR) wspierające efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji.

Głównym zadaniem OCR jest nakładanie warstwy tekstowej na skanowane dokumenty, co umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów. W połączeniu z metadanymi dokumentów, w tzw. PDF z opcją wyszukiwania, wyszukiwanie pożądanych treści jest szybkie i bardzo łatwe.

Ponadto WEBCON BPS oferuje autorskie sieci neuronowe służące do wykorzystywania informacji jako metadanych. Sieci neuronowe sprawdzają się w procesie przetwarzania wielu typów dokumentów, np. faktur kosztowych, w których automatycznie można odszukać dane takie jak data płatności, kwota netto/brutto, nr konta, nr NIP/REGON czy nazwa firmy.

Ponadto sieci neuronowe można łatwo “nauczyć” rozpoznawania danych w oparciu o szablony dokumentów bez specjalistycznej wiedzy IT.

Po zakończeniu procesu rozpoznawania OCR wynik jest wyświetlany w oknie podglądu. Dzięki temu użytkownik może łatwo zweryfikować poprawność treści bezpośrednio na platformie SharePoint.

Dowiedz się więcej o możliwościach OCR w systemie WEBCON BPS.

Generowanie dokumentów

WEBCON BPS może generować różnorodne formaty dokumentów (.docx, .xls, .pdf) w oparciu o obiegi i dane, które wykorzystują.

Dzięki dodatkowi do MS Word użytkownicy mogą tworzyć szablony dokumenty zawierające symbole zastępcze treści, korzystając z interfejsu MS Word i przeciągając zawartość na właściwe miejsce. Po wygenerowaniu dokumentu symbole zastępcze są zastępowane metadanymi z formularza. Nic prostszego!

Ponadto dodatek do MS Word umożliwia śledzenie historii zmian i porównanie wybranych wersji dokumentu by zidentyfikować różnice, nawet jeśli tryb śledzenia zmian jest/był wyłączony.

Więcej informacji o integracji WEBCON BPS z MS Office.

Podpis cyfrowy

Dzięki funkcjonalności podpisu cyfrowego WEBCON BPS oferuje funkcjonalną i intuicyjną warstwę bezpieczeństwa dla wymiany zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych plików.

Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów w formatach .pdf i .docx dzięki certyfikatom oferowanym przez Windows Central Certificate Store. Jeżeli wymagana jest bardziej złożona metoda podpisu cyfrowego, system integruje się z DocuSign.

Funkcja datownika służy do precyzyjnego wskazania daty i godziny podpisania dokumentu.

Dowiedz się więcej o obsłudze podpisów cyfrowych w WEBCON BPS.

WEBCON develops the advanced, low-code business process automation platform WEBCON BPS. This enterprise-grade system allows organizations to embrace digital transformation by digitalizing their workflows and building comprehensive, scalable, process-centric and future-proof applications applying the agile DevOps model. Our unique InstantChange™ technology creates an entirely new approach to application delivery and continuous business process improvement. With WEBCON BPS you can create and modify an endless array of business applications in a single, intuitive platform that integrates easily with line of business systems that are already in place. Whether on premises, in the cloud, or a hybrid environment, the platform is flexible enough to let you choose the most efficient and effective option and is prepared to take your business processes to the next level. Respond to ever-changing business needs while maintaining full control of your organization’s application portfolio and witness true digital transformation with WEBCON BPS.

Europe

United States