Zarządzanie dokumentami

Pozbądź się papieru i usprawnij przetwarzanie dokumentów wszelkiego typu

WEBCON > WEBCON BPS > Zarządzanie dokumentami

Dokumenty są integralną częścią każdego procesu biznesowego w każdej firmie, bez względu na jego fazę. Niestety tak ważne dla firmy druki jak korespondencja, umowy czy zamówienia często nadal krążą w formie papierowej.

WEBCON BPS oferuje funkcje integracyjne umożliwiające łatwe dodawanie fizycznych bądź cyfrowych dokumentów,
a przez to prowadzenie prawdziwego biura bez papieru.

Automatyczna rejestracja dokumentów

Wybór sposobu rejestracji dokumentów – ręczny lub automatyczny – jest związany z indywidualnymi preferencjami i ilością dokumentów rejestrowanych w ciągu dnia.

Rejestrację automatyczną można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od potrzeb i preferencji użytkownika.
Pierwsza metoda zakłada wykorzystanie funkcji Hot Folder: zeskanowany plik jest przesyłany do folderu w intranecie i startuje nowy obieg. Drugi sposób wykorzystuje funkcję HotMailbox, dzięki której obiegi można uruchamiać z poziomu maili i na bazie ich załączników, trafiających na wyznaczone konta Exchange.

Do weryfikacji rozpoznanych dokumentów i dalszą pracę z nimi WEBCON BPS zapewnia czytelny i łatwy w obsłudze interfejs Microsoft SharePoint.

Kody kreskowe

Dla sprawnej i efektywnej rejestracji papierowych dokumentów i ich digitalizacji WEBCON BPS oferuje obsługę generacji i odczytywania kodów kreskowych oraz QR kodów. System potrafi generować i drukować kody dla każdego zarejestrowanego dokumentu, wspierając skanowanie dużych ilości dokumentów. Wystarczy przykleić kod paskowy na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, a następnie włożyć wszystkie obrabiane dokumenty do skanera.

Kod kreskowy dopasowuje skan dokumentu do odpowiadającego mu obiegu w systemie. Oddziela poszczególne dokumenty od siebie podczas skanowania.

Wykorzystywane przez platformę WEBCON BPS kody kreskowe zapewniają terminowość i ciągłość procesu rejestracji dużej ilości przychodzących dokumentów, usprawniają proces skanowania i rozpoznawania (OCR) oraz wspierają szeroko rozumianą cyfrową transformację.

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

WEBCON BPS oferuje rozbudowane możliwości optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition, OCR) wspierające efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji.

Głównym zadaniem OCR jest nakładanie warstwy tekstowej na skanowane dokumenty, co umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów. W połączeniu z metadanymi dokumentów, w tzw. PDF z opcją wyszukiwania, wyszukiwanie pożądanych treści jest szybkie i bardzo łatwe.

Ponadto WEBCON BPS oferuje autorskie sieci neuronowe służące do wykorzystywania informacji jako metadanych. Sieci neuronowe sprawdzają się w procesie przetwarzania wielu typów dokumentów, np. faktur kosztowych, w których automatycznie można odszukać dane takie jak data płatności, kwota netto/brutto, nr konta, nr NIP/REGON czy nazwa firmy.

Ponadto sieci neuronowe można łatwo „nauczyć” rozpoznawania danych w oparciu o szablony dokumentów bez specjalistycznej wiedzy IT.

Po zakończeniu procesu rozpoznawania OCR wynik jest wyświetlany w oknie podglądu. Dzięki temu użytkownik może łatwo zweryfikować poprawność treści bezpośrednio na platformie SharePoint.

Dowiedz się więcej o możliwościach OCR w systemie WEBCON BPS.

Generowanie dokumentów

WEBCON BPS może generować różnorodne formaty dokumentów (.docx, .xls, .pdf) w oparciu o obiegi i dane, które wykorzystują.

Dzięki dodatkowi do MS Word użytkownicy mogą tworzyć szablony dokumenty zawierające symbole zastępcze treści, korzystając z interfejsu MS Word i przeciągając zawartość na właściwe miejsce. Po wygenerowaniu dokumentu symbole zastępcze są zastępowane metadanymi z formularza. Nic prostszego!

Ponadto dodatek do MS Word umożliwia śledzenie historii zmian i porównanie wybranych wersji dokumentu by zidentyfikować różnice, nawet jeśli tryb śledzenia zmian jest/był wyłączony.

Więcej informacji o integracji WEBCON BPS z MS Office.

Podpis cyfrowy

Dzięki funkcjonalności podpisu cyfrowego WEBCON BPS oferuje funkcjonalną i intuicyjną warstwę bezpieczeństwa dla wymiany zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych plików.

Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów w formatach .pdf i .docx dzięki certyfikatom oferowanym przez Windows Central Certificate Store. Jeżeli wymagana jest bardziej złożona metoda podpisu cyfrowego, system integruje się z DocuSign.

Funkcja datownika służy do precyzyjnego wskazania daty i godziny podpisania dokumentu.

Dowiedz się więcej o obsłudze podpisów cyfrowych w WEBCON BPS.

WEBCON to producent WEBCON BPS, światowej klasy platformy typu Rapid Application Development (RAD), odpowiadającej na potrzeby zwłaszcza dużych firm i korporacji. Oparta na Microsoft SharePoint platforma WEBCON BPS, umożliwia działom IT i zespołom wsparcia procesów biznesowych dostarczanie aplikacji zgodnie
z zapotrzebowaniem – w sposób zwinny, iteracyjny i bez kodowania. Innowacyjna technologia InstantChange™ diametralnie zmienia sposób dostarczania aplikacji i bieżące zarządzanie zmianą, skracając czas realizacji
i zmniejszając ryzyko projektowe do minimum. Każdego dnia, WEBCON BPS zmienia działy IT w superbohaterów,
a naszych partnerów w czołowych dostawców aplikacji biznesowych.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI