Obieg dokumentów w firmie

Pozbądź się papieru i usprawnij system obiegu dokumentów w swojej firmie

WEBCON > Zarządzanie dokumentami

Dokumenty są integralną częścią każdego procesu biznesowego w każdej firmie, bez względu na jego fazę. Niestety tak ważne dla firmy druki jak korespondencja, umowy czy zamówienia często nadal krążą w formie papierowej.

WEBCON BPS oferuje elektroniczny system obiegu dokumentów z najwyższej półki. Dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom digitalizacji i zarządzania dokumentami (DMS), wprowadzisz w swojej firmie zupełnie nowy standard biura bez papieru.

WEBCON BPS pomaga nam zautomatyzować ważne dla firmy procesy biznesowe w sposób pozwalający na osiągnięcie synergii działan wykonywanych przez grupę.

Nowy Styl

Otrzymaliśmy rozwiązanie skrojone na miarę naszych potrzeb, a jednocześnie łatwe w zarządzaniu, rozwijaniu i modyfikowaniu w przyszłości.

LPP

Poprzedni

Następny

Automatyczna rejestracja dokumentów

Wybór sposobu rejestracji dokumentów – ręczny lub automatyczny – jest związany z indywidualnymi preferencjami i ilością dokumentów rejestrowanych w ciągu dnia.

Rejestrację automatyczną można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od potrzeb i preferencji użytkownika.
Pierwsza metoda zakłada wykorzystanie funkcji Hot Folder: zeskanowany plik jest przesyłany do folderu w intranecie i startuje nowy obieg dokumentów w firmie. Drugi sposób wykorzystuje funkcję HotMailbox, dzięki której obiegi można uruchamiać z poziomu maili i na bazie ich załączników, trafiających na wyznaczone konta Exchange.

Do weryfikacji rozpoznanych dokumentów i dalszą pracę z nimi WEBCON BPS zapewnia czytelny i łatwy w obsłudze interfejs.

Kody kreskowe

Dla sprawnej i efektywnej rejestracji papierowych dokumentów i ich digitalizacji WEBCON BPS oferuje obsługę generacji i odczytywania kodów kreskowych oraz QR kodów. System obiegu dokumentów potrafi generować i drukować kody dla każdego zarejestrowanego dokumentu, wspierając skanowanie dużych ilości dokumentów. Wystarczy przykleić kod paskowy na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, a następnie włożyć wszystkie przetwarzane dokumenty do skanera.

Kod kreskowy dopasowuje skan dokumentu do odpowiadającego mu obiegu. Oddziela poszczególne dokumenty od siebie podczas skanowania.

Wykorzystywane przez oprogramowanie WEBCON BPS kody kreskowe zapewniają terminowość i ciągłość procesu rejestracji dużej ilości przychodzących dokumentów oraz usprawniają proces skanowania i rozpoznawania (OCR). Dzięki temu obieg dokumentów w firmie jest jeszcze bardziej efektywny.

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

WEBCON BPS oferuje rozbudowane możliwości optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition, OCR) wspierające efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji (z zastosowaniem mechanizmów sztucznej inteligencji).

Głównym zadaniem OCR jest nakładanie warstwy tekstowej na skanowane dokumenty, co umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów. W połączeniu z metadanymi dokumentów, w tzw. PDF z opcją wyszukiwania, wyszukiwanie pożądanych treści jest szybkie i bardzo łatwe.

Ponadto WEBCON BPS stosuje autorskie sieci neuronowe służące do przetwarzania informacji jako metadanych. Sieci neuronowe w szczególności sprawdzają się przy procesowaniu wielu typów dokumentów (np. faktur kosztowych, w których automatycznie można odszukać dane takie jak data płatności, kwota netto/brutto, nr konta, nr NIP/REGON czy nazwa firmy).

Ponadto sieci neuronowe można łatwo “nauczyć” rozpoznawania danych w oparciu o szablony dokumentów, bez specjalistycznej wiedzy IT.

Po zakończeniu procesu rozpoznawania OCR wynik jest wyświetlany w oknie podglądu. Dzięki temu użytkownik może łatwo zweryfikować poprawność odczytanej treści.

Dowiedz się więcej o możliwościach OCR w systemie WEBCON BPS.

Generowanie dokumentów

WEBCON BPS może generować różnorodne formaty dokumentów (.docx, .xlsx, .pdf) w oparciu o obiegi i dane, które wykorzystują.

Dzięki dodatkowi do MS Word użytkownicy mogą tworzyć szablony dokumentów zawierające symbole zastępcze treści, korzystając z interfejsu MS Word i przeciągając zawartość na właściwe miejsce. Po wygenerowaniu dokumentu symbole zastępcze są uzupełniane metadanymi z formularza. Nic prostszego!

Ponadto dodatek do MS Word umożliwia śledzenie historii zmian i porównanie wybranych wersji dokumentu, by zidentyfikować różnice, nawet jeśli tryb śledzenia zmian jest/był wyłączony.

Więcej informacji o integracji WEBCON BPS z MS Office.

Podpis cyfrowy

Dzięki funkcjonalności podpisu cyfrowego WEBCON BPS oferuje użyteczną i intuicyjną warstwę bezpieczeństwa dla wymiany zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych plików.

Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów w formatach .pdf i .docx, dzięki certyfikatom oferowanym przez Windows Central Certificate Store. Jeżeli wymagana jest bardziej złożona metoda podpisu cyfrowego, system integruje się z oprogramowaniem DocuSign.

Funkcja datownika służy do precyzyjnego wskazania daty i godziny podpisania dokumentu.

Dowiedz się więcej o obsłudze podpisów cyfrowych w WEBCON BPS.

At WEBCON, digital transformation isn’t a buzzword – it’s a way of life; it’s about reducing steps, eliminating mistakes, ensuring compliance, connecting assets, and encouraging continuous improvement – all that thanks to the modern Low-code Application Platform. Applications made with our Low Code Application Platform, WEBCON BPS, are scalable, process-centric, low-to-no-code, equally at home online or on-premises, and happily used on both desktops and mobile devices. WEBCON’s unique InstantChange™ technology lets customers adapt/evolve processes to address changing needs immediately and painlessly. WEBCON processes are clearly understood and easily governed, and they can be connected to lines of business systems, documents, forms, messages, and collaboration workspaces. Low Code Automation has never been easier.

WEBCON North America

WEBCON Europe

WEBCON is the leading European-based provider of a complete Low-code Application Platform for mass delivering business solutions. Companies choose WEBCON to dramatically reduce time and cost of app development. The platform allows them to automate and manage business processes across the entire organization – using a single, unified platform. Thanks to its unique InstantChange™ technology, WEBCON embraces change like no other platform on the market.

Obieg dokumentów w firmie

Automatyczna rejestracja dokumentów

Kody kreskowe

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

Generowanie dokumentów

Podpis cyfrowy

Contact

Company

Platform

Resources

Platform

Use Cases

Why WEBCON

Use by Department

Use by Industry

Get Started

© WEBCON 2023 All rights reserved | Privacy Policy