WEBCON DAY 2026 | Największa w Polsce konferencja poświęcona automatyzacji procesów.

15.10 | Kraków

Zarejestruj się
Kontakt
Szukaj ikony
Wyczyść ikonę wyszukiwania
Zamknij ikonę wyszukiwania
Ikona globu językowego
Flaga kraju
plPolskiRozwiń ikonę

Obieg dokumentów w firmie

Pozbądź się papieru i usprawnij system obiegu dokumentów w swojej firmie

Umów bezpłatne demo

Dołącz do grona liderów, którzy zaufali WEBCON

Dokumenty są integralną częścią każdego procesu biznesowego w każdej firmie, bez względu na jego fazę. Niestety tak ważne dla firmy druki jak korespondencja, umowy czy zamówienia często nadal krążą w formie papierowej.

WEBCON oferuje elektroniczny system obiegu dokumentów z najwyższej półki. Dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom digitalizacji i zarządzania dokumentami (DMS), wprowadzisz w swojej firmie zupełnie nowy standard biura bez papieru.

Referencje

Zobacz, co mówią nasi klienci

Otrzymaliśmy rozwiązanie skrojone na miarę naszych potrzeb, a jednocześnie łatwe w zarządzaniu, rozwijaniu i modyfikowaniu w przyszłości.
LPP
Platforma WEBCON pomaga nam zautomatyzować ważne dla firmy procesy biznesowe w sposób pozwalający na osiągnięcie synergii działań wykonywanych przez grupę.
NowyStyl

Automatyczna rejestracja dokumentów

Wybór sposobu rejestracji dokumentów – ręczny lub automatyczny – jest związany z indywidualnymi preferencjami i ilością dokumentów rejestrowanych w ciągu dnia.

Rejestrację automatyczną można przeprowadzić na dwa sposoby, w zależności od potrzeb i preferencji użytkownika.

Pierwsza metoda zakłada wykorzystanie funkcji Hot Folder: zeskanowany plik jest przesyłany do folderu w intranecie i startuje nowy obieg dokumentów w firmie. Drugi sposób wykorzystuje funkcję HotMailbox, dzięki której obiegi można uruchamiać z poziomu maili i na bazie ich załączników, trafiających na wyznaczone konta Exchange.

Do weryfikacji rozpoznanych dokumentów i dalszą pracę z nimi WEBCON zapewnia czytelny i łatwy w obsłudze interfejs.

Kody kreskowe

WEBCON oferuje obsługę generacji i odczytywania kodów kreskowych oraz QR kodów. System obiegu dokumentów potrafi generować i drukować kody dla każdego zarejestrowanego dokumentu, wspierając skanowanie dużych ilości dokumentów. Wystarczy przykleić kod paskowy na pierwszej stronie dokumentu wielostronicowego, a następnie włożyć wszystkie przetwarzane dokumenty do skanera. Kod kreskowy dopasowuje skan dokumentu do odpowiadającego mu obiegu. Oddziela poszczególne dokumenty od siebie podczas skanowania.

Kody kreskowe zapewniają terminowość i ciągłość procesu rejestracji dużej ilości przychodzących dokumentów oraz usprawniają proces skanowania i rozpoznawania (OCR). Dzięki temu obieg dokumentów w firmie jest jeszcze bardziej efektywny. 

OCR i inteligentne rozpoznawanie treści

WEBCON oferuje rozbudowane możliwości optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition, OCR) wspierające efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji (z zastosowaniem mechanizmów sztucznej inteligencji).

Głównym zadaniem OCR jest nakładanie warstwy tekstowej na skanowane dokumenty, co umożliwia przeszukiwanie treści dokumentów. W połączeniu z metadanymi dokumentów, w tzw. PDF z opcją wyszukiwania, wyszukiwanie pożądanych treści jest szybkie i bardzo łatwe.

Ponadto WEBCON stosuje autorskie sieci neuronowe służące do przetwarzania informacji jako metadanych. Sieci neuronowe w szczególności sprawdzają się przy procesowaniu wielu typów dokumentów (np. faktur kosztowych, w których automatycznie można odszukać dane takie jak data płatności, kwota netto/brutto, nr konta, nr NIP/REGON czy nazwa firmy).

Ponadto sieci neuronowe można łatwo “nauczyć” rozpoznawania danych w oparciu o szablony dokumentów, bez specjalistycznej wiedzy IT. Po zakończeniu procesu rozpoznawania OCR wynik jest wyświetlany w oknie podglądu. Dzięki temu użytkownik może łatwo zweryfikować poprawność odczytanej treści.

Dowiedz się więcej o możliwościach OCR w systemie WEBCON .

Generowanie dokumentów

WEBCON może generować różnorodne formaty dokumentów (.docx, .xlsx, .pdf) w oparciu o obiegi i dane, które wykorzystują.

Dzięki dodatkowi do MS Word użytkownicy mogą tworzyć szablony dokumentów zawierające symbole zastępcze treści, korzystając z interfejsu MS Word i przeciągając zawartość na właściwe miejsce. Po wygenerowaniu dokumentu symbole zastępcze są uzupełniane metadanymi z formularza. Nic prostszego!

Ponadto dodatek do MS Word umożliwia śledzenie historii zmian i porównanie wybranych wersji dokumentu, by zidentyfikować różnice, nawet jeśli tryb śledzenia zmian jest/był wyłączony.

Więcej informacji o integracji WEBCON z MS Office.

Podpis cyfrowy

Dzięki funkcjonalności podpisu cyfrowego WEBCON oferuje użyteczną i intuicyjną warstwę bezpieczeństwa dla wymiany zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych plików.

Podpis cyfrowy zapewnia autentyczność i spójność dokumentów w formatach .pdf i .docx, dzięki certyfikatom oferowanym przez Windows Central Certificate Store. Jeżeli wymagana jest bardziej złożona metoda podpisu cyfrowego, system integruje się z oprogramowaniem DocuSign.

Funkcja datownika służy do precyzyjnego wskazania daty i godziny podpisania dokumentu.

Dowiedz się więcej o obsłudze podpisów cyfrowych w WEBCON .

Blog

Przeczytaj najnowsze posty

Zobacz więcej

Masz pytania?

Porozmawiaj
z naszym ekspertem!

Wypełnij formularz i umów się na rozmowę z konsultantem WEBCON, który pomoże Ci wybrać najkorzystniejszą opcję dla Twojej organizacji.