Ce este un BPM - Ghidul tău pentru managementul proceselor de business

Ce reprezintă BPM? Înțelegerea conceperii, documentării, comunicării, îmbunătățirii și automatizării proceselor de businessreprezintă doar începutul unui mod de gândire cunoscut sub numele de Business Process Management sau BPM (managementul proceselor de afaceri).

Ce este Business Process Management (BPM)?

Hai, în primul rând, să definim BPM. BPM reprezintăun mod de gândire. Este momentul în care te gândești la afacerea taîn ceea ce privește lucrurile pe care le realizezi, modul în care le realizezi și care sunt efectele acestui mod de lucru. Procesele talesunt ADN-ul tău digital, iar BPM te invită să le vezica pe niște active care trebuie conservate.

Ce este managementul proceselor de businesspentru aplicațiile software construite cu ajutorul platformelor BPM? În acest caz, BPM înseamnă să ne gândim mai întâi la ceea ce se întâmplă, apoi la datele și serviciile care ar putea fi implicate și abia la final la cum va arăta aplicația. Conținutul urmează funcția, iar forma urmează atât conținutul cât și funcția.

BPM versus platforme de management de proiect

Managementul proceselor de business nu este același lucru cu managementul de proiect, astfel încât soluțiile tehnologice care susțin aceste două domenii sunt, de asemenea, instrumente complet diferite. Întrucât am reușit deja să definim BPM, a venit timpul să clarificăm puțin ce înseamnă managementul de proiect.

Managementul de proiect constă în organizarea sarcinilor într-un format ordonat și în gestionarea respectivelor sarcini. Este procesul de gestionare a activității echipei pentru a atinge toate obiectivele prestabilite. Platformele de gestionare a proiectelor ajută în acest sens - acestea sunt utilizate pentru planificarea proiectelor, programarea și gestionarea modificărilor. Dar acestea nu ajută companiile să își digitalizeze sau să își automatizeze procesele de afaceri.

BPM versus automatizarea workflow-urilor

Software-ul de automatizare a workflow-ului ajută la realizarea sarcinilor ce țin defluxului de sarcini,documente și informații în orice organizație. Ajută la gestionarea succesiunii de sarcini alocate unor persoane diferite. Scopul este în acest caz de a procesa complet o singură sarcină, cât mai repede posibil.

Un sistem BPM ajută la gestionarea mai multor workflow-uri și are o mulțime de funcții suplimentare, cum ar fi raportarea, colectarea de date, crearea de formulare și notificări, precum și multe altele. Sistemul BPM se concentrează pe îmbunătățirea generală a proceselor, iar scopul său este de a atinge cel mai bun nivel posibil de eficiență în gestionarea tuturor proceselor din orice organizație.

Ce e software-ul BPM și ce tipuri de BPM există?

Având în vedere că în zilele noastre există un număr tot mai mare de soluții IT, poate că ai început deja să te întrebi „ce înseamnă de fapt software-ul BPM?” Software-ul de gestionare a proceselor de businessreprezintă o soluție la o multitudine de probleme și provocări cu care se confruntă companiile din ziua de astăzi. BPMS ajută companiile în gestionarea proceselor de business, oferindu-le posibilitatea de a automatiza sarcinile zilnice și de a gestiona logica proceselor. Datorită sistemelor de gestionare a proceselor de afaceri, organizațiile pot proiecta, modela, executa, automatiza și îmbunătăți sarcinile lor zilnice.

Principalele categorii de sisteme de gestionare a proceselor de business

Există un consens destul de bun în rândul majorității practicienilor și al furnizorilor de software care împart întrebarea „ce este managementul proceselor de afaceri” în trei categorii majore:

• Centrat pe integrare, care se concentrează pe fluxul de date care trec dintr-un loc în altul, inclusiv de unde provin, cum se schimbă, unde se duc și ce activitate declanșează.
• Centrat pe om, care se concentrează pe activitățile de colaborare. Aceasta include alocarea de sarcini persoanelor, grupurilor și rolurilor. Aceasta implică, de asemenea, lucruri precum formulare și termene limită.
• Centrat pe documente, care se poate concentra pe colectarea documentelor (hârtie, e-mail, PDF, imagini - toate contează) și a conținutului acestora. De asemenea, se poate concentra pe producerea de documente personalizate pe baza unor reguli, decizii și context. Adesea, este vorba de ambele categorii.

Un număr destul de mare de eforturi de BPM acoperă două sau mai multe dintre categoriile de mai sus în același timp, iar acest lucru este perfect coerent.

Cum ajută BPM afacerea noastră?

Ei bine, fie că este vorba de a te asigura că se întâmplă lucrurile corecte, fie că lucrurile corecte sunt măsurate pentru a-țiputea da seama ce s-a întâmplat, BPM se referă la obținerea unui control asupra modului în care se întâmplă lucrurile.

Toate organizațiile au la bază procese. Cu toate acestea, prea des, aceste procese sunt implicite, ceea ce îngreunează învățarea lor de către noii angajați, precum și înțelegerea lor suficientă pentru a le îmbunătăți. Adesea, procesele sunt inventate la fața locului, iar și iar, ceea ce poate însemna că se pierd idei excelente și că este ușor să se facă greșeli prin omisiune sau de judecată.

Așadar, când cineva ne întreabă „ce reprezinta BPM?”, ne place să răspundem „BPM reprezinta acel ceva de care ai nevoie pentru a-ți ajuta afacerea să crească”! Există destul de multe aspecte care ajung să fie în acord cu privire la modul în careun soft BPM ajută, cel puțin în linii mari:

1. Costuri reduse și venituri mai mari - dacă procesele pot fi automatizate și gestionate, acestea necesită mai puțin timp. Un alt mod de a privi acest lucru este că se poate face mai mult în același interval de timp. Oricum ar fi, aide câștigat.
2. Eficiență mai mare - dacă e făcut corect, un efort BPM elimină etape inutile și îmbunătățește etapele rămase ca parte a unui proces. Aceasta înseamnă mai puține resurse - timp, bani și efort - irosite.
3. O mai bună vedere de ansamblu - un proces gestionat este un proces înțeles. Un proces bine înțeles este mai ușor de documentat și de comunicat altora. Acest lucru înseamnă, de asemenea ...
4. Agilitate îmbunătățită - un proces explicit și bine înțeles ce oferă o cale mai clară spre îmbunătățire, consolidare și evoluție.
5. Conformitate, siguranță și securitate - uneori, gestionarea unui proces este o măsură defensivă pentru a se asigura că organizația evită oricare dintre aceste probleme.

Când ar trebui folosit BPM?

Gestionarea proceselor de afaceri nu este o sarcină ușoară. Nu toate procesele pot fi automatizate, cu atât mai puțin ușor de gestionat. Există o serie de procese caracteristice pe termen scurt, care trebuie cu adevărat concepute și executate din mers, care nu pot fi repetate niciodată. În astfel de situații, rezultatul depinde în mod direct de judecata oamenilor tăi. Există însă o mulțime, poate chiar o majoritate clară, de procese care necesită un sistem de gestionare a proceselor de afaceri. Le puteți identifica în mai multe moduri:

• Procese dinamice care necesită modificări de conformitate - gândește-te la reglementările financiare și la legile privind confidențialitatea; acestea se schimbă oarecum în mod regulat, iar consecințele nerespectării cerințelor actuale pot fi grave. Numai înțelegând pe deplin modul în care compania taface ceea ce face poți fi sigur(ă) că acționezi în mod conform.
• Organizarea la nivelul mai multor unități - cu cât sunt implicate mai multe persoane și, mai ales, mai multe părți ale unei organizații, cu atât mai mult trebuie să fie clar cum funcționează totul laolaltă și cum fiecare participant își joacă rolul în acest sens.
• Există parametri de performanță critici - dacă știi cum să măsorisuccesul, devine mai clar ce este important și cum se potrivesc diferitele etape pentru a atinge aceste obiective.
• Avansarea de sistemele vechi (dar care își au încă locul) - a existat o perioadă în care o singură aplicație de bază de date era singura automatizare pe care o avea o organizație și toată activitatea tehnică se învârtea în jurul ei. În prezent, există sisteme ERP, sisteme de resurse umane, sisteme de gestionare a relațiilor cu clienții, sisteme de automatizare aspectelor de marketing, sisteme de gestionare a campaniilor de vânzări, sisteme gestionare a operațiunilor și nenumărate alte sisteme. În realitate, ceea ce face o companie implică adesea utilizarea mai multor instrumente laolaltă, iar atunci când acest lucru se face manual, nu este nici ușor, nici eficient. Procesele gestionate și automatizate care se ocupă de interacțiunile dintre date, software și oameni pot fi de mare ajutor - foarte mare ajutor.

Este sistemul de gestionare a proceselor de businessacelași lucru cu orice instrument de automatizare?

Lucrurile nu stau chiar așa. Este o întrebare corectă, deoarece automatizarea a primit multă atenție în ultimii ani. Dar automatizarea înseamnă mai mult eliminarea etapelor manuale și îndeplinirea sarcinilor cât mai rapid posibil.

Ar fi corect să spunem că un proces este adesea alcătuit dintr-o multitudine de activități, iar o mare parte din aceste activități pot fi automatizare sau ar trebui să fie automatizate. Dar chiar și activitatea manuală ar trebui gestionată. În plus, nu prea aice câștiga dacă automatizezi în mod agresiv activitățile contraproductive care contribuie la un proces necorespunzător.

În ceea ce privește platformele și instrumentele care ajută la gestionarea proceselor de afaceri, aproape toate acestea se ocupă și de automatizare, astfel încât liniile de demarcație tind să se estompeze.

Cum arată un proiect BPM?

Depinde de modul în care abordezi acest lucru. Abordarea mult prea comună urmată de mulți furnizori și consultanți arată astfel:

1. Proiectare - în care se acordă o atenție deosebită stabilirii procesului și a modului în care acesta funcționează.
2. Modelul - de obicei, acesta ia forma construirii unei aplicații.
3. Execuție - în care modelul este testat prin încercarea și aplicarea lui în condiții reale.
4. Monitorizarea - examinarea modului în care modelul a funcționat și a rezultatelor obținute.
5. Optimizarea - căutarea unor modalități de ajustare a modelului / soluției pentru versiunea finală.

Modul WEBCON de gestionare a proceselor de afaceri este puțin diferit. Cei cinci pași de mai sus sunt buni, dar accentul și succesiunea ar putea - și ar trebui - să fie puțin diferite. Iată cum vedem noi lucrurile:

• Proiectarea nu ar trebui să dureze foarte mult. Ceea ce credoamenii că este un proces și ceea ce este de fapt un proces sunt adesea două lucruri diferite. Este esențial să aveți o idee inițială bună despre ceea ce trebuie făcut, dar când vine vorba de modul în care trebuie făcut, este suficient să creați un model inițial.
• Modelarea ar trebui să se facă rapid, astfel încât să poată fi testată în execuție cât mai curând posibil. Este în regulă, pentru că ne vom întoarce la modelare la nesfârșit, în cicluri. Scopul este de a le oferi utilizatorilor și părților interesate un lucru care poate fi criticat, astfel încât să poată fi și îmbunătățit. Modelarea merge mână în mână cu optimizarea.
• Execuția și monitorizarea au loc laolaltă, cu scopul de a oferi feedback pentru ciclurile de execuție și optimizare.

Dacă acest lucru sună ca o îmbunătățire continuă, chiar asta înseamnă. Dacă sună ca o dezvoltare agilă, chiar așa trebuie să fie. Hai să-ți arătăm sistemul nostru de gestionare a proceselor de afaceri în acțiune.

Gestionarea proceselor de afaceri: De ce să alegeți WEBCON pentru BPM?

Modul WEBCON care vizează BPM e mult mai puțin formal și mult mai receptiv decât multe alte platforme și instrumente. Câteva dintre cele mai importante elemente de diferențiere includ:

• Schimbarea este ușoară, iar costurile sunt aproape zero în ceea ce privește datoria tehnică. Poțiavea mii de procese în desfășurare, iar apoi identifici că trebuie modificat ceva; publici modificarea în cauză, iar toate acele activități aflate în desfășurare se vor adapta instantaneu la noul model. Noi o numim InstantChange^™ și reprezintă o caracteristică extraordinar de bună.
• Funcționează în același mod într-un cloud public, într-un privat sau de la fața locului. Și poți migra de la o locație la alta în orice moment, fără a pierde timp sau date.
• Este integrat. Formularele, fluxurile de lucru, datele, rapoartele, istoricul, statusurile, securitatea - toate acestea lucrează împreună și depind unele de altele. Nu trebuie să depui atât de multă muncă pentru a avea totul sincronizat permanent.
• Majoritatea instrumentelor și platformelor se concentrează pe dezvoltarea unei aplicații. Platforma BPM înseamnă mai mult decât dezvoltare de aplicații. De fapt, dezvoltarea reprezintă probabil doar 10% din acest ansamblu. Colectarea cerințelor, securitatea, auditul, documentația, asistența utilizatorilor, statisticile furnizate, implementările etapizate, managementul schimbării și alte lucruri mai puțin interesante, dar foarte necesare, sunt gestionate de către platforma de aplicații software low-codeastfel încât nu fie nevoie să te ocupi de acestea manual.
• Încurajează coerența, un limbaj de proiectare comun pentru modul de abordare a problemelor, modul de organizare a interfețelor cu utilizatorul, modul de gestionare a securității și multe altele. Optimizarea este folosită pentru crearea mai multor aplicații la scară largă, nu doar a uneia la un moment dat. Este mai puțin un studio creativ și mai mult o fabrică de aplicații.

În concluzie

Deci - ce inseamna BPM pana la urma?

Ei bine, gestionarea proceselor de afaceri nu este un concept nou. De fapt, unii dintre cei care se ocupă cu BPM au încercat să redenumească o parte a acestui proces ca fiind Digital Process Automation (DPA, automatizarea proceselor digitale). Indiferent dacă o consideri o metodă testată sau una nouă, este o modalitate mai bună de abordare a problemelor de afaceri atât la nivel strategic, cât și tactic. Nu mai este nevoie să-ți puiaceleași întrebări teoretice și să ții pe loc progresul - este timpul să testezi software-ul BPM administrat de WEBCON și să aflii cum tepoate ajuta să fii în pas cu prezentul!