Pentru a răspunde la întrebarea „ce este un worfklow automatizat”, trebuie să începem mai întâi cu ceva elementar: ce este un workflow în sine?
Un workflow reprezintă un set predefinit de etape care, pe măsură ce sunt realizate, conduc la finalizarea unei sarcini necesare. Prin defalcarea acestor etape într-o ordine secvențială, companiile și oamenii din cadrul acestora pot observa cu ușurință ce s-a realizat în ansamblu, ce trebuie să se întâmple în continuare și care este obiectivul final. În acest fel, workflow-urile pot fi parte integrantă a productivității, în special atunci când adaugi automatizarea în ecuație.
Mai jos, îțiprezentăm toate elementele esențiale pe care trebuie să le cunoștidespre workflow-uri, inclusiv de ce automatizarea lor ar putea fi cea mai bună metodă pentru a obține o eficiență operațională reală.
Ce este un workflow?
Un workflow este un proces definit, împărțit în etape și organizat în așa fel încât procesul să se desfășoare fără întreruperi de la inițierea sarcinii până la finalizarea acesteia. Deși există diverse moduri în care pot fi organizate aceste etape, intenția generală este ca o etapă să declanșeze una sau mai multe alte etape, ceea ce conduce în cele din urmă la etapa finală și la o sarcină finalizată.
Diferite tipuri de workflow-uri
Workflow de caz
Workflow-urile de caz sunt utilizate atunci când nu se cunoaște încă pasul final care va declanșa finalizarea sarcinii. Un exemplu în acest sens ar fi o solicitare de servicii de la clienți, în cazul în care soluția exactă poate varia foarte mult, în funcție de specificul cazului și de soluțiile posibile. Pe măsură ce workflow-ul avansează, devine din ce în ce mai clar care ar trebui să fie soluția și cum ar trebui aceasta să fie obținută.
Workflow-ul de proces
Acesta este cel mai comun tip de workflow și descrie un set secvențial de etape menit să conducă la obținerea unui rezultat clar și predefinit. Acest tip de workflow este previzibil, scalabil și adaptabil, fiind adesea utilizat din nou și din nou, după necesități. Situațiile în care un workflow de proces ar fi util includ dezvoltarea de conținut și integrarea noilor angajați.
Workflow-ul de proiect
Workflow-urile de proiect sunt specifice unui obiectiv mare, deși tind să aibă o mulțime de componente mobile și variabile în cadrul lor. În loc să fie reprodus la nevoie, acest tip de workflow este utilizat o singură dată și este orientat către un singur scop definit, cum ar fi lansarea unui nou produs sau dezvoltarea unui nou site web. În numeroase cazuri, există o mulțime de membri ai echipei implicați în avansarea workflow-urilor, deși unii pot avea doar unul sau două roluri mici (dar esențiale) de jucat.
Definirea automatizarii workflow-urilor
Chiar și un workflow manual poate avea o mare utilitate la nivelul unei afaceri. Dar dacă obiectivul este de a atinge o productivitate maximă, atunci automatizarea unui workflow este, de obicei, calea către un asemenea obiectiv.
Deci, ce reprezintă automatizarea workflow-urilor? Este un workflow bazat pe aplicații, în care etapele sunt declanșate și finalizate pe baza unei logici bazate pe reguli, mai degrabă decât prin intervenție umană. Workflow-urile automatizate se execută continuu și independent, utilizând linii directoare prestabilite pentru a parcurge etape clar definite.
Workflow-urile automatizate sunt similare în multe privințe cu algoritmii, în care se utilizează un model „Dacă, atunci” (principiul IFTT - If This, Then That) pentru a declanșa o acțiune dorită. Aplicațiile pentru automatizarea workflow-urilor sunt vaste și includ sarcini legate de marketing, programare, facturare, salarizare și servicii pentru clienți. Practic, dacă o sarcină nu este suficient de complexă pentru a necesita o supraveghere umană continuă, există o șansă bună ca aceasta să poată fi automatizată pentru a crește eficiența.
De ce să alegem automatizarea unui workflow?
Automatizarea workflow-urilor are o mulțime de beneficii, printre care:
- Reducerea riscului de apariție a erorilor manuale
- Economie de timp și de forță de muncă
- Eficiența costurilor
- Finalizarea mai rapidă a sarcinilor
- Capacitate de scalare crescută
- Productivitate crescută
- Experiențe mai bune pentru clienți
- O nevoie mai redusă de gestionare a sarcinilor de rutină
- Angajați mai fericiți și îmbunătățiri în ceea ce privește cultura muncii
Prin automatizarea sarcinilor de rutină, companiile obțin avantaje semnificative care pot sprijini creșterea operațională într-o serie de moduri cheie. Din fericire, este mult mai ușor să începi să lucrezi decât ar putea părea, datorită unor instrumente software care te ajută să nu mai faci presupuneri în ceea ce privește crearea, gestionarea și extinderea fluxurilor de lucru automatizate.
Ce este software-ul de automatizare a workflow-urilor?
Când vine vorba de găsirea soluției perfecte de automatizare a workflow-ului, există opțiuni care se potrivesc fiecărei industrii și fiecărui caz de utilizare.
Denumit uneori sistem de gestionare a workflow-urilor, software-ul de automatizare a workflow-urilor este un instrument care permite companiilor și oamenilor să planifice și să execute cu ușurință workflow-urilor automatizate. Iar pentru afacerile care au nevoie de o abordare de ansamblu a automatizării sarcinilor, platformele BPM oferă toate beneficiile software-ului de automatizare a workflow-urilor cu instrumente suplimentare pentru optimizarea proceselor de afaceri în general.
Fie că este vorba de o platformă BPM robustă sau de un instrument mai general de automatizare a workflow-urilor, anumiți factori pe care majoritatea companiilor ar trebui să îi caute atunci când își aleg soluția includ implementarea și întreținerea software-ului low-code, utilizarea intuitivă, facilă și caracterul scalabil inerent. Alte caracteristici, cum ar fi șabloanele de workflow încorporate, pot face o mare diferență în asigurarea faptului că platforma poate oferi valoare încă de la început.
Pune workflow-urile în acțiune cu WEBCON
Ce vei face cu tot timpul și resursele pe care le vei economisiprin automatizarea workflow-urilor? Aflațăacest lucru implementând workflow-urile și descoperind cât de simplu este să automatizezi sarcinile de rutină, eliberându-te astfel pentru elementele mai complexe de pe lista de lucruri rămase de rezolvat.
Am dezvoltat o platformă BPM care permite afacerii talesă creeze workflow-uri automatizate mai bune și mai inteligente. Află mai multe informații despre software-ul nostru de automatizare a workflow-urilor, și începe astăzi cu un demo gratuit de la WEBCON BPS.
