Vernetzte Geschäftsprozesse Praxistipp: Citizen-assisted Development anhand von 3 Beispielen

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Citizen-assisted Development nutzt die effektive Kollaboration zwischen Innovatoren und Kuratoren, um Applikationen für Unternehmensprozesse zu liefern. Wie Fachkräfte und IT-Spezialisten gemeinsam entwickeln zeigen drei Praxisbeispiel.

Die digitale Transformation hat sich in vielen Unternehmen im Zuge der Corona-Pandemie beschleunigt. Besonders wichtig waren dabei flexible und agile Taktiken, um auf wechselnde Anforderungen im Unternehmensalltag reagieren zu können. Auch der Einsatz von Low-Code-Tools hat sich mittlerweile zu einer gängigen Praxis entwickelt, denn damit können Mitarbeiter aus den Fachabteilungen ihre Wunschapplikationen selbst erstellen. Allerdings erweist sich dieses Vorgehen häufig als nicht praktikabel. Daher nutzen immer mehr Unternehmen das sogenannte Citizen-assisted Development – eine vielversprechende Weiterentwicklung des bisherigen Verfahrens.

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Der Unterschied zwischen Citizen Development und Citizen-assisted Development

Beim herkömmlichen Citizen Development werden üblicherweise Low-Code-Plattformen als Alternative für eine Entwicklung durch die interne IT-Abteilung genutzt. Mithilfe dieser Tools erstellen Mitarbeiter aus den Fachabteilungen Anwendungen, die sie bei ihrer täglichen Arbeit benötigen. Das Ziel ist eine Entlastung der IT-Abteilung, da immer mehr Applikationen und digitalisierte Arbeitsabläufe erfordert werden. Allerdings führt Citizen Development in den meisten Fällen zu einer wahren Flut an Anwendungen, die zwar dem einzelnen Anwender oder kleinen Gruppen die Verrichtung täglicher Aufgaben erleichtern, aber im Kontext der gesamten Organisation wenig Nutzen stiften. Der Grund: diese Anwendungen sind nicht skalierbar, sie sind nicht mit anderen IT-Anwendungen integriert – wodurch neue Prozess- und Informationsbrüche entstehen – und sie folgen oft keinem einheitlichen Design-Prinzip. Dies verringert die Nutzerfreundlichkeit und hält manchen Mitarbeiter von der Nutzung solcher Applikationen ab.

Beim Citizen-assisted Development hingegen übernehmen die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen nicht die gesamte Entwicklung und Integration. Stattdessen konzentrieren sie sich auf das, was sie am besten beherrschen, nämlich ihr Prozess-Know-how. Dieses setzen sie in Form eines Anwendungs-Prototyps um, den sie so lange testen und anpassen, bis er alle funktionalen Anforderungen erfüllt. Die Aufgabe der IT-Experten ist es im Anschluss daran, auf Basis dieses Prototyps eine standarisierte und in die IT-Landschaft des Unternehmens sauber eingebundene Produktiv-Anwendung zu erstellen.

Die so erstellten Anwendungen sind auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmt, da es keine Missverständnisse bezüglich der Anforderungen mehr gibt – ein Prototyp sagt mehr als ein Dutzend Meetings. Und auch wenn der Citizen Developer damit die Umsetzung an professionelle Entwickler abgibt, bleibt er durch den kontinuierlichen Feedback-Zyklus in die Weiterentwicklung der Anwendung involviert, wodurch garantiert wird, dass diese stets den aktuellen Anforderungen entspricht.

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1. Praxisbeispiel: Pratt & Whitney

Ein erfolgreicher Einsatz von Citizen-assisted Development lässt sich bei Pratt & Whitney (P&W) sehen. Der Hersteller von Flugzeug- und Hubschraubertriebwerken hat bei einem großen Teil seiner Mitarbeiter auf Remote Work umgestellt und die Notwendigkeit einer schnellen digitalen Transformation erkannt. Für die neuen Strukturen waren agile Arbeitsabläufe erforderlich. P&W konzentrierte sich daher auf ein schnelleres Re-Engineering seiner Prozesse, eine einfachere Bereitstellung der Lösungen sowie einen reduzierten Zeitaufwand mit kürzeren Iterationen.

„Wir haben viele ähnliche Ansätze mit Documentum, Sharepoint und Add-Ons von Drittanbietern ausprobiert. Für einfache Geschäftsprozesse konnten wir mit diesen Technologien gute Lösungen liefern. Aber sobald die Anforderungen komplexer wurden, explodierten die Kosten und Vorlaufzeiten aufgrund des benutzerdefinierten Codes“, sagt Jocelyn Brulé, Digital Technology Manager bei Pratt & Whitney. „Mit der Toolbox von Webcon BPS können wir die Anforderungen ohne Kodierung leichter umsetzen. Dadurch lassen sich die Projektlaufzeiten und -kosten um ein Vielfaches reduzieren.“

Eine erste Herausforderung bei der Umstellung lag in den unzähligen alten Papierformularen. Viele papierbasierte Geschäftsprozesse waren so komplex, dass ein Digitalisierungsprojekt bisher nicht zu rechtfertigen war. Jetzt aber ist P&W mithilfe von Citizen-assisted Development in der Lage, die erforderlichen Lösungen kosteneffizienter bereitzustellen. Druckaufträge, Unterschriften und Scans ließen sich durch neue digitale Workflows in einer Datenbank ersetzen. Zu diesem Zweck wurden in das Framework eine automatische Aufgabenverfolgung sowie Erinnerungs- und Prozess-Dashboards integriert. Diese Funktionen liefern die notwendigen Grundlagen, um die Geschäftsprozesse optimieren zu können.

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2. Praxisbeispiel: Südzucker-Gruppe

Die Südzucker-Gruppe ist der größte Zuckerproduzent Europas und nutzte lange Zeit individualisierte Anwendungen in Sharepoint. Bei der Weiterentwicklung dieser Applikationen kamen oftmals neue Funktionalitäten hinzu, die in einer der führenden Low-Code-Plattform verfügbar waren. Allerdings erwiesen sich diese Modifikationen als überaus wartungsaufwändig. Aufgrund von inkompatiblen Versionen mussten bei jedem Update von SharePoint alle Anwendungen noch einmal auf Fehler geprüft und debuggt werden – ein zeitintensiver und teurer Vorgang. Auch ließen sich Standards auf diese Weise nur schwer einführen.

Als Alternative startete die Unternehmensgruppe einen vierjährigen Testlauf mit unterschiedlichen Low-Code-Plattformen und entschied sich schließlich für eine Plattform speziell für Citizen-assisted Development. Sie unterstützt zeitnahe Aktualisierungen, ohne dass laufende Anwendungen dadurch beeinträchtigt werden. Dank der nutzerfreundlichen Bedienung ist die Einarbeitungszeit für eine Applikation problemlos auch auf andere Anwendungen übertragbar. Für die Südzucker-Gruppe bestand einer der größten Vorteile in der agilen Entwicklung neuer Applikationen, die eine schnelle und erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT ermöglicht.

Mithilfe des implementierten Citizen-assisted Developments kann die Südzucker-Gruppe einen Proof of Concept innerhalb weniger Tage ausliefern. Auf diese Weise lässt sich die Wunschanwendung unkompliziert demonstrieren und besprechen. „Was Webcon BPS von anderen Low-Code-Plattformen unterscheidet, ist die Geschwindigkeit, mit der Anwendungen für den Produktiveinsatz bereit sind. Heute klopft praktisch jede Abteilung mit neuen Ideen für Anwendungen, die ihre Arbeit optimieren könnte, an unsere Tür. Denn sie wissen, dass wir ihnen schnell Lösungen liefern werden“, sagt Dominik Cholewiński, Projektmanager bei Südzucker Polska. „Die Fachabteilungen haben viel grundlegendes IT-Wissen erworben, umgekehrt hat die IT viel von ihnen gelernt. Dadurch können wir heute effektiv kooperieren und Technologie einsetzen, mit der sich die Prozesse im Unternehmen weiter verbessern lassen.“

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3. Praxisbeispiel: Josef Rädlinger Unternehmensgruppe

Die Josef Rädlinger Unternehmensgruppe hat sich seit ihrer Gründung 1963 zu einem führenden Bauunternehmen mit aktuell mehr als 1800 Mitarbeitern entwickelt. Als moderne Firmengruppe gehört die Digitalisierung als wichtiger Eckpfeiler zur Unternehmensstrategie. Für diesen Bereich ist intern die Abteilung Unternehmensentwicklung zuständig und dient dabei als Dolmetscher zwischen den Fachabteilungen und den Entwicklern. Sie übernimmt die Projektsteuerung für die Einführung und Auswahl der Software, die Dokumentation nach der Einführung und die Betreuung der Endanwender.

„Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die uns Prozessexzellenz ermöglicht. Das heißt, wir mussten die vorhandenen ERP-Systeme und Insellösungen aus den Fachabteilungen miteinander verbinden und so einen Datenaustausch ermöglichen“, sagt Thomas Dengler, Teamleiter der Abteilung Unternehmensentwicklung bei der Josef Rädlinger Unternehmensgruppe. „Webcon BPS bietet Flexibilität, offene Schnittstellen und Prozessdigitalisierung in einer Software. Damit lassen sich jetzt aktiv Prozesslücken schließen.“ Seit der Einführung dieser Plattform für Citizen-assisted Development konnte die Unternehmensgruppe die neuen Möglichkeiten schon in mehreren Projekten nutzen.

Aufgrund der bisher umgesetzten Prozesse ist das Unternehmen in der Lage, die zunehmenden Anfragen aus den unterschiedlichen Fachabteilungen schnell, agil und vor allen Dingen individuell umzusetzen. Das gilt beispielsweise für eine Smart-Maintenance-Lösung für seine Baumaschinen, die die aktuellen Betriebsdaten der Telematikplattform mit den Informationen aus dem ERP-System abgleicht. Dank der offenen Architektur der Plattform war die Umsetzung schnell und einfach möglich. Eine weitere Digitalisierung fand im Bereich Netzbau statt. Dort musste die Unternehmensgruppe für ein Projekt sehr strenge Vorgaben von Seiten des Auftraggebers und der Fachabteilung erfüllen. Allerdings fand sie am Markt keine Software, die diese Anforderungen unterstützte. Mithilfe von Citizen-assisted Development konnte die Josef Rädlinger Unternehmensgruppe die entsprechende Applikation in kurzer Zeit selbst entwickeln.

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Fazit: No-Code-Plattformen verbinden Fachabteilungen und IT

Low-Code-Plattformen sind wichtige Tools für jedes Unternehmen. Allerdings erfordern sie eine umfassende Planung und Beratung. Für die meisten Firmen und deren Bedürfnisse empfehlen sich sogar eher No-Code-Plattformen wie beispielsweise Webcon Designer Desk. Damit können die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen praxisnahe Anwendungsbeispiele erstellen und in enger Zusammenarbeit mit IT-Experten Applikationen in ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Die klassischen Probleme des Citizen Development werden auf diese Weise vermieden, und die Unternehmen profitieren trotzdem von dessen Vorzügen.

* Philipp Erdkönig arbeitet als Partner Account Manager bei Webcon.

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