Setki inwestycji na jednej platformie. Jak ECHO Investment skonsolidowało rozproszone narzędzia

Brak spójności punktem wyjścia

Przed transformacją ECHO Investment korzystało z wielu rozproszonych, gotowych rozwiązań i plików. Odnalezienie potrzebnych danych, zweryfikowanie ich i utworzenie raportów pochłaniało znaczną część czasu zespołu. Brakowało również standardów procesowych, a sposób pracy i zarządzania danymi różniły się pomiędzy zespołami.

Ta strategia – w połączeniu ze skalą działalności organizacji i jej modelem biznesowym – sprawiła, że powstał ekosystem odseparowanych od siebie aplikacji, które trudno było integrować i utrzymywać. Firma doszła do wniosku, że musi zmienić podejście.

Zlecić, kupić czy budować?

Firma, która chce zdigitalizować procesy, może wybrać jedną z trzech strategii dostarczania rozwiązań. Może zamówić customowe aplikacje w software house. Może kupować gotowe systemy. Albo może wybrać platformę, która pozwoli jej budować kolejne aplikacje odpowiadające na nowe potrzeby organizacji.

Kryterium	Aplikacje customowe	Gotowe, pudełkowe rozwiązania	Platforma WEBCON
Czas do uruchomienia	Długi. Kodowanie od zera jest czasochłonne	Długi. Każde wdrożenie poprzedza proces budżetowania, wyboru systemu, negocjacji i zakupu	Krótki. Szybkie prototypowanie i wdrożenie
Elastyczność zmian	Mała. Każda zmiana wymaga zaangażowania IT	Mała. Każda zmiana w systemie jest zależna od producenta	Duża. Zmiany wprowadzane szybko, bez zatrzymywania działających instancji
Skalowalność	Niska. Każda aplikacja to osobne przedsięwzięcie	Niska. Każda nowa potrzeba oznacza nowe narzędzie w stacku technologicznym	Wysoka. Kolejne aplikacje na wspólnym modelu danych
Możliwości integracji	Tak, ale integrację trzeba zbudować dla każdego rozwiązania	Tak, ale projekty integracji są trudne i czasochłonne	Tak. Wspólny model danych, bez ręcznego mapowania

„Trudno nam też było zmieniać się dostatecznie szybko, bo każdy projekt IT zajmował mnóstwo czasu. Dotyczyło to zarówno wdrażania nowego oprogramowania, jak i wprowadzania zmian w istniejącym. To nie sprzyjało dalszemu rozwojowi. Zrozumieliśmy, że musimy się zmienić.”

Agata Skowrońska-Domańska, Wiceprezes Zarządu i CFO w Archicom

Wiele potrzeb, jedno narzędzie

ECHO Investment przeanalizowało wszystkie możliwości i wybrało podejście platformowe. W ten sposób firma zaadresowała potrzeby w pięciu najważniejszych obszarach biznesowych:

• ProjectFlow. Ta aplikacja odpowiada za zarządzanie projektami budowlanymi: organizowanie zespołu, budżety, planowanie, zarządzanie ryzykiem i cashflow.
• BudgetFlow. Standaryzuje procesy związane z back-office.
• ContractFlow. Digitalizuje i automatyzuje zarządzanie umowami.
• MoneyFlow. Skraca czas obsługi faktur – to, co kiedyś zajmowało organizacji tygodnie, teraz dzieje się w przeciągu dni.
• Business Partner 360. To elektroniczna baza danych dotyczących klientów, dostawców i kontraktorów, z którymi współpracuje ECHO Investment.

Digitalizując kolejne procesy na platformie firma wyeliminowała wiele mniejszych, starszych narzędzi. Dane podstawowe (ang. „Master Data”) scentralizowała i zaczęła nimi zarządzać z poziomu aplikacji zbudowanych na WEBCON.

Trzy poziomy korzyści z konsolidacji

Każdy kolejny zdigitalizowany proces sprawiał, że firma zbliżała się do swojego celu: zwiększenia efektywności, możliwości raportowania i stworzenia spójnego środowiska pracy. Konsolidacja aplikacji na jednej platformie przyniosła firmie korzyści na trzech głównych poziomach.

Odzyskany czas. Dzięki aplikacjom zbudowanym na jednej platformie firma oszczędza setki godzin pracy kluczowych pracowników miesięcznie. Obsługa faktur, która kiedyś zajmowała tygodnie, teraz zamyka się w dniach. Zamiast zbierać i uzgadniać dane, zespół może się skupić na kolejnych zadaniach.

Tańsze utrzymanie i uwolnione zasoby IT. Jedno spójne środowisko jest łatwiejsze i tańsze w utrzymaniu niż dziesiątki osobnych systemów. Konsolidacja aplikacji sprawiła, że dział IT ma dużo więcej przestrzeni na budowanie nowych rozwiązań wspierających cele biznesowe firmy zamiast na zarządzanie rozproszonym środowiskiem.

Zmiany w przeciągu minut, nie miesięcy. Dzięki InstantChange™ firma wprowadza zmiany od razu, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Architektura platformy sprawia, że modyfikacje są natychmiast dostępne w aplikacjach – każdy trwający obieg dostosowuje się do zmiany.

Organizacja zyskała kompetencję szybkiego tworzenia zintegrowanych i spójnych rozwiązań przy współpracy użytkowników biznesowych i IT. Wciąż pojawiają się pomysły na nowe wdrożenia i ulepszenia. Zobacz, jak ECHO Investment zorganizował współpracę na linii biznes i IT i co dzięki temu zyskał. >

„Kiedy transformacja nabiera rozpędu, zaczyna się efekt kuli śnieżnej. Popyt na aplikacje biznesowe gwałtownie rośnie."

Paweł Hołdak, Partner & Digital Transformation Leader w bpmRiders

Efekty konsolidacji w Twojej firmie

Chcesz uporządkować rozproszone środowisko na jednej platformie? Skontaktuj się z nami, a nasz ekspert opowie o możliwościach konsolidacji Twoich aplikacji na platformie.