Hunderte Bauprojekte auf einer einzigen Plattform. Wie ECHO Investment seine verstreuten Tools konsolidierte

Fehlende Konsistenz als Ausgangspunkt

Vor der Transformation setzte ECHO Investment auf viele Standardlösungen und verstreute Dateien. Das Auffinden der richtigen Daten, deren Überprüfung und die Erstellung von Berichten nahmen einen großen Teil der Arbeitszeit des Teams in Anspruch. Auch Prozessstandards fehlten, und die Art, wie Mitarbeiter arbeiteten und Daten verwalteten, unterschied sich von Team zu Team.

Dieser Ansatz führte in Kombination mit der Größe der Organisation und ihrem Geschäftsmodell zu einem Ökosystem einzelner Anwendungen, die sich nur schwer integrieren und warten ließen. Das Unternehmen kam zu dem Schluss, dass es seinen Ansatz ändern musste.

Beauftragen, kaufen oder selbst bauen?

Ein Unternehmen, das seine Prozesse digitalisieren möchte, kann zwischen drei Umsetzungsstrategien wählen: Es kann individuelle Anwendungen bei einem Softwarehaus in Auftrag geben. Es kann Standardsysteme kaufen. Oder es kann sich für eine Plattform entscheiden, mit der es neue Anwendungen entsprechend den sich wandelnden Anforderungen der Organisation erstellen kann.

Kriterium	Individuelle Anwendungen	Standardprodukte	WEBCON-Plattform
Zeit bis zur Einführung	Lang. Die Entwicklung von Grund auf ist zeitaufwendig	Lang. Jeder Rollout wird von Budgetierung, Systemauswahl, Verhandlung und Kauf begleitet	Kurz. Schnelles Prototyping und Deployment
Flexibilität bei Änderungen	Niedrig. Jede Änderung erfordert die Einbindung der IT	Niedrig. Jede Änderung am System hängt vom Anbieter ab	Hoch. Änderungen werden schnell umgesetzt, ohne laufende Instanzen zu stoppen
Skalierbarkeit	Niedrig. Jede Anwendung ist ein eigenständiges Vorhaben	Niedrig. Jeder neue Bedarf bedeutet ein weiteres Tool im Tech-Stack	Hoch. Neue Anwendungen auf einem gemeinsamen Datenmodell
Integrationsmöglichkeiten	Ja, aber die Integration muss für jede Lösung von Grund auf neu aufgebaut werden	Ja, aber Integrationsprojekte sind schwierig und zeitaufwendig	Ja. Ein gemeinsames Datenmodell, ohne manuelles Mapping

„Es fiel uns auch schwer, uns schnell genug zu verändern, weil jedes IT-Projekt sehr viel Zeit in Anspruch nahm. Das galt sowohl für die Einführung neuer Software als auch für Änderungen an bestehenden Systemen. Das half unserem weiteren Wachstum nicht. Uns wurde klar, dass wir uns ändern mussten."

Agata Skowrońska-Domańska, Vizepräsidentin des Vorstands und CFO bei Archicom

Viele Bedürfnisse, ein Werkzeug

ECHO Investment wog alle Optionen ab und entschied sich für den Plattformansatz. So deckte das Unternehmen den Bedarf in fünf zentralen Geschäftsbereichen ab:

• ProjectFlow. Diese Anwendung übernimmt das Baustellen- und Projektmanagement: Teamzuweisung, Budgets, Terminplanung, Risikomanagement und Cashflow.
• BudgetFlow. Standardisiert Back-Office-Prozesse.
• ContractFlow. Digitalisiert und automatisiert das Vertragsmanagement.
• MoneyFlow. Verkürzt die Rechnungsbearbeitung: Was früher Wochen dauerte, geschieht heute innerhalb weniger Tage.
• Business Partner 360. Eine elektronische Datenbank der Kunden, Lieferanten und Subunternehmer, mit denen ECHO Investment zusammenarbeitet.

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen auf der Plattform schaffte das Unternehmen viele kleinere, ältere Tools ab. Es zentralisierte seine Stammdaten und begann, sie direkt aus den auf WEBCON gebauten Anwendungen heraus zu verwalten.

Drei Ebenen des Nutzens der Konsolidierung

Jeder digitalisierte Prozess brachte das Unternehmen seinem Ziel näher: höhere Effizienz, besseres Reporting und eine kohärente Arbeitsumgebung. Die Konsolidierung von Anwendungen auf einer einzigen Plattform zahlte sich auf drei zentralen Ebenen aus.

Gewonnene Zeit. Dank Anwendungen auf einer einzigen Plattform spart das Unternehmen jeden Monat Hunderte Stunden Arbeitszeit seiner Schlüsselmitarbeiter. Die Rechnungsbearbeitung, die früher Wochen dauerte, ist heute innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Statt Daten zu sammeln und abzugleichen, kann sich das Team auf die nächsten Schritte konzentrieren.

Günstigere Wartung und freigesetzte IT-Kapazitäten. Eine kohärente Umgebung ist einfacher und günstiger zu warten als Dutzende separate Systeme. Die Konsolidierung verschaffte der IT-Abteilung deutlich mehr Raum, um neue Lösungen zu entwickeln, die die Geschäftsziele des Unternehmens unterstützen, anstatt eine verstreute Umgebung zu verwalten.

Änderungen in Minuten statt Monaten. Mit InstantChange™ setzt das Unternehmen Änderungen genau dann um, wenn der Bedarf entsteht. Dank der Architektur der Plattform stehen Anpassungen sofort in den Anwendungen zur Verfügung, und jeder laufende Workflow passt sich der Änderung an.

Die Organisation gewann die Fähigkeit, integrierte, kohärente Lösungen schnell umzusetzen – mit Fachbereich und IT als gemeinsam arbeitendem Team. Neue Ideen für Implementierungen und Verbesserungen entstehen fortlaufend. Erfahren Sie, wie ECHO Investment die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT organisiert hat und was das Unternehmen dadurch gewann. >

„Sobald die Transformation an Fahrt gewinnt, setzt ein Schneeballeffekt ein. Die Nachfrage nach Business-Anwendungen schnellt in die Höhe."

Paweł Hołdak, Partner & Digital Transformation Leader bei bpmRiders

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