Dokumenty, zarówno papierowe jak i elektroniczne, są integralnym elementem każdego przedsiębiorstwa. Jednak tradycyjna obsługa dużych ilości dokumentów bywa żmudnym, czasochłonnym procesem, w dodatku podatnym na błędy ludzkie. Nasi klienci z sektora finansowego potrzebowali rozwiązania, które pozwoli im bezpiecznie przechowywać i zarządzać dokumentami w sposób elektroniczny. Dzięki dedykowanej aplikacji mogą teraz uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, szybko znaleźć potrzebny dokument za pomocą inteligentnej wyszukiwarki oraz usprawnić obieg dokumentów pomiędzy różnymi uczestnikami procesu. Ścieżki audytu i historia akceptacji gwarantują lepszą kontrolę nad dokumentami, do których dostęp może być ograniczony i wymagać odpowiednich dostępów.

WEBCON BPS oferuje także rozbudowaną funkcjonalność Optycznego Rozpoznawania Znaków (z ang. OCR, Optical Character Recognition), która wspiera efektywną indeksację i zautomatyzowane rozpoznawanie informacji (z zastosowaniem mechanizmów sztucznej inteligencji, AI). Dzięki niej obsługa firmowej dokumentacji, szczególnie w organizacjach przetwarzających masowe ilości dokumentów, przebiega jeszcze sprawniej. Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów z WEBCON BPS.

Dobrze zaplanowany i odpowiednio zarządzany proces wprowadzania nowych produktów na rynek pozwala firmom szybciej rozszerzać swoją ofertę i oferować konsumentom wysokiej jakości produkty. Dzięki kompleksowej aplikacji, zbudowanej w WEBCON BPS, jest to możliwe. Pozwala ona usprawnić i znacznie przyspieszyć cały proces: od momentu powstania pomysłu, poprzez ocenę marketingową, analizę ekonomiczną, estymowanie kosztów produkcji, stworzenie prototypu, zaprojektowanie opakowania, aż po wytworzenie produktu, wprowadzenie go na rynek oraz analizę wyników.

Aplikacja wspiera współpracę pomiędzy departamentami firmy i zapewnia wygodny dostęp do wszystkich danych związanych z produktem. W efekcie, wszystkie osoby zaangażowane w projekt są dobrze poinformowane, a kadra kierownicza ma wgląd w proces, który może na bieżąco monitorować i optymalizować.

Według badań, klienci opowiadają średnio 15 osobom o swoich złych doświadczeniach z obsługą klienta, a aż 51% konsumentów, po zaledwie jednym negatywnym doświadczeniu zakupowym z daną firmą, nigdy więcej nie skorzysta z jej produktów lub usług. Sprawne zarządzanie reklamacjami potrafi jednak zmienić sfrustrowanych konsumentów w szczęśliwych i lojalnych klientów.

Obieg reklamacji zbudowany za pomocą WEBCON BPS pozwala automatyzować i kompleksowo zarządzać obsługą reklamacji, przyspiesza proces rozpatrywania wniosków i tym samym obniża koszt ich obsługi. Zgłoszenia reklamacyjne są automatycznie kategoryzowane i kierowane do odpowiednich osób według ustalonych ścieżek, co gwarantuje standaryzację i zgodność z wewnętrznymi procedurami. Dzięki możliwości zintegrowania aplikacji z systemem ERP, bazą produktów czy obiegiem faktur, pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie danych o kliencie – są one automatycznie prezentowane na formularzu reklamacji. W jednym miejscu gromadzone są wszystkie informacje potrzebne do rozpatrzenia wniosku, włącznie z dokumentacją znalezionych nieprawidłowości, którą można załączyć bezpośrednio z poziomu urządzenia mobilnego (m.in. zdjęcia, wideo, notatki głosowe).   

Możliwość generowania precyzyjnych raportów ułatwia analizowanie danych i wyciąganie wniosków, będących silą napędową dla poprawy jakości oferowanych produktów. W odpowiednich przypadkach, aplikacja zainicjuje proces CAPA (z ang. Corrective and Preventive Actions, Działania Korygujące i Zapobiegawcze), w celu wyeliminowania przyczyn niezgodności i wdrożenia niezbędnych działań korygujących w całej organizacji.

Zarządzanie umowami za pomocą maili jest czasochłonne, utrudnia śledzenie statusu realizacji procesu i nie gwarantuje zgodności z wewnętrznymi procedurami. Dzięki aplikacji opartej o elektroniczny obieg dokumentów, nasi klienci posiadają zestawienie wszystkich umów w jednym miejscu. Obieg umów umożliwia łatwe monitorowanie ich statusu, jak również zapewnia dostęp do gotowych szablonów, a także wysyła powiadomienia o zbliżających się ważnych terminach (np. konieczności przedłużenia lub wypowiedzenia umowy). Workflow umów stworzony w WEBCON BPS pozwala automatycznie przydzielać zadania, sprawnie zarządzać procesem negocjacji i współpracą pomiędzy zaangażowanymi stronami. Umożliwia także przypisanie użytkownikom różnych uprawnień dostępowych, a rozbudowane ścieżki audytu gwarantują przejrzystość procesu.

Dowiedz się więcej o automatyzacji procesu zarządzania umowami z WEBCON BPS.

Przedsiębiorca odpowiada za bezpieczeństwo wszystkich osób znajdujących się na terenie zakładu produkcyjnego – dotyczy to nie tylko pracowników, ale również gości czy wykonawców (np. prac konstrukcyjnych czy montażowych). Dzięki wsparciu dedykowanej aplikacji, można:

• łatwo skontrolować kto wszedł i wyszedł z terenu zakładu dzięki elektronicznemu rejestrowi odwiedzin,
• zweryfikować do jakich stref dana osoba może mieć dostęp, w celu wydania odpowiedniego identyfikatora,
• sprawdzić, kto jest opiekunem gościa na czas jego pobytu w zakładzie produkcyjnym.

Rozwiązanie pozwala więc firmom zwiększać poziom bezpieczeństwa zakładów, zapobiegając wpuszczaniu na ich teren osób nieupoważnionych. Gwarantuje również kompletną dokumentację gości a w sytuacji zajścia incydentu na terenie zakładu (np. pożaru), ochrona może szybko zweryfikować, kto wciąż znajduje się w budynku i korzystając z danych dostępnych w aplikacji, telefonicznie skontaktować się z daną osobą.

Dedykowana aplikacja umożliwia prowadzenie dokładnego rejestru wszystkich pojazdów wjeżdżających i wyjeżdżających z terenu zakładu produkcyjnego oraz ich załadunku. Ciężarówka wjeżdżająca na teren zakładu zostaje zważona, a waga odnotowana w aplikacji. Dzięki integracji z systemem ERP, na formularzu znajduje się również informacja o wadze towarów, z którymi ciężarówka powinna opuścić zakład. Jeśli przy wyjeździe wartości te się nie zgadzają, jest to sygnał, że konieczne jest przeprowadzenie kontroli.

Aplikacja pozwala więc usprawnić proces wydawania towarów, zmniejszyć ryzyko kradzieży i w jednym miejscu gromadzić dane na temat wszystkich ciężarówek, kierowców i załadunku, które opuszczają zakład produkcyjny.

Poprawa jakości produktów może mieć bezpośrednie przełożenie na wzrost przychodów firmy i utrzymanie pozycji na rynku. Dzięki automatyzacji tego procesu, można zwiększyć efektywność obsługi wniosków, obniżyć koszty, zyskać lepszą kontrolę nad każdym etapem procesu i w efekcie szybciej dostarczać lepsze produkty konsumentom.

Aby mieć pewność, że wszystkie produkty są wytwarzane w pełnej zgodności ze standardami jakości oraz aktualnymi procedurami, w WEBCON BPS można z łatwością stworzyć cyfrowy katalog dokumentacji technicznej dla wszystkich wytwarzanych produktów. Przechowując dokumenty elektronicznie, w jednym miejscu, można zagwarantować łatwy dostęp do wszystkich specyfikacji oraz umożliwić szybkie i dobrze udokumentowane wprowadzenie w nich zmian (m.in. zobaczyć, kiedy dana zmiana została wprowadzona), co minimalizuje ryzyko wytwarzania produktów zgodnie z nieaktualnymi wytycznymi. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie produkcyjnym otrzymują więc skuteczne narzędzie ułatwiające ich pracę i usprawniające proces analizy jakości produkcji. Aplikacja może zostać zintegrowana z BOM (ang. Bill of Material) z modułu systemu ERP.

Zapewnienie pracownikom aktualnych instrukcji stanowiskowych jest kluczowe, aby wykonywali swoje obowiązki zgodnie z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – jest to szczególnie ważne w przypadku firm produkcyjnych. Instrukcje powinny być zawsze łatwo dostępne dla wszystkich pracowników, aby nie tracili czasu na ich poszukiwanie. Dzięki dedykowanej aplikacji, można zamienić instrukcje stanowiskowe z papierowych na elektroniczne, dostępne w jednym miejscu oraz zapewnić standaryzację dokumentów, które można z łatwością aktualizować w miarę rozwoju firmy.

Instrukcje stanowiskowe nie powinny popadać w stagnację – należy je stale udoskonalać poprzez audyty oraz informacje zwrotne otrzymywane od pracowników, którzy na co dzień pracują na danym stanowisku i obsługują procesy produkcyjne. Aplikacja umożliwia w tym przypadku błyskawiczne wprowadzenie zmian oraz udostępnienie pracownikom zaktualizowanych instrukcji, jak również archiwizację tych nieaktualnych w elektronicznym repozytorium.

Niektórzy z naszych klientów muszą na bieżąco przeprowadzać zaawansowane testy sensoryczne, zarówno dla istniejących, jak i nowych produktów. Wyniki testów są wprowadzane przez laborantów na intuicyjny formularz na urządzeniach mobilnych i przechowywane w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia dostęp do danych oraz ich późniejszą analizę.

Zarządzanie położeniem 22 000 lodówek, stanowiących materiały POS, może stanowić wyzwanie. Dzięki aplikacji zintegrowanej z bazą umów, bazą materiałów POS oraz zewnętrzną firmą logistyczną odpowiedzialną za ich transport, nasi klienci skutecznie kontrolują wydawanie materiałów, z łatwością lokalizują ich położenie oraz efektywniej zarządzają zasobami w celu maksymalizowania efektów kampanii marketingowych wspierających sprzedaż.