Usprawnij obsługę wniosków urlopowych za pomocą kompleksowego obiegu i zbuduj mocną markę firmy jako nowoczesnego pracodawcy.
Obieg wnioskowania, a następnie akceptacji urlopu jest jednym z wielu wniosków kadrowych, jakie są automatyzowane w WEBCON BPS. Na pierwszy rzut oka jest to mało skomplikowany proces, angażujący osobę wnioskującą, bezpośredniego przełożonego, oraz dział kadr. W praktyce, automatyzacja wniosku oznacza najczęściej:
- automatyczną weryfikację ilości urlopu przysługującego na etapie rejestracji wniosku,
- weryfikację terminu, w oparciu o wnioski urlopowe w dziale (tak, aby wyeliminować sytuację, w której w jednym terminie zbyt wiele osób udaje się na wypoczynek),
- skierowanie wniosku do akceptacji przełożonego,
- notyfikację działu kadr o zaakceptowanym urlopie, a następnie wpisanie urlopu do systemu kadrowego,
- automatyczne ustawienie nieobecności pracownika w kalendarzu Microsoft Exchange,
- automatyczne ustawienie zastępstwa na czas urlopu, dla przypisanych do użytkownika procesów workflow.
Istotną cechą platformy WEBCON Business Process Suite jest możliwość podpięcia dodatkowych akcji do każdego z kroków tak rozumianego procesu. Akcjami tymi mogą być np. wysyłka emaila (do przełożonego po wprowadzeniu wniosku, a po jego akceptacji także do osoby mającej danego pracownika zastępować), wprowadzenie wpisu do systemu kadrowego, wysyłka odpowiedniej notyfikacji do klientów, którzy są do danego pracownika przypisani, etc.
Przykłady pozostałych wniosków kadrowych, jakich obsługa jest modelowana przez naszych Klientów z wykorzystaniem WEBCON Business Process Suite:
- rejestracja i rozliczanie wniosków delegacyjnych (krajowych i międzynarodowych) - wraz z zaliczkami,
- rejestracja i proces akceptacji wniosku o podwyżkę, zmianę stanowiska pracy, zmianę formy zatrudnienia,
- procesowanie zatrudnienia nowych pracowników wraz z organizacją miejsca pracy,
- proces zwolnienia pracownika wraz z obsługą karty obiegowej,
- rozliczanie samochodów służbowych.
Praktyka automatyzacji wniosków kadrowych zaobserwowana u naszych Klientów, pokazuje, że procesy tego typu są najczęściej obsługiwane przez firmy we własnym zakresie, w oparciu o narzędzia dostępne w platformie WEBCON Business Process Suite.
Szczególnie istotne cechy WEBCON Business Process Suite:
Szczególnie istotnymi cechami platformy WEBCON Business Process Suite, z punktu widzenia realizacji obiegu wniosków kadrowych są:
- Możliwość zamodelowania dowolnej liczby wniosków kadrowych we własnym zakresie - bez ponoszenia dodatkowych inwestycji w usługi zewnętrzne.
- Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
- Możliwość modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur biznesowych - w tym modyfikacji przez dział IT po stronie klienta.
- Pełny monitoring rejestrowanych i procesowanych zapotrzebowań, wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian. Raportowanie przebiegu procesów, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces akceptacji).
- Integracja z systemami kadrowymi przedsiębiorstwa oraz Microsoft Exchange.
- Obsługa dużych wolumenów danych i dużej ilości użytkowników systemu.
