Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen ist einer der vielen personalbezogenen Workflows, die mit der WEBCON Business Process Suite automatisiert werden können.
An der Einreichung und Bestätigung eines Urlaubsantrags sind der Antragsteller, dessen unmittelbarer Vorgesetzte und die Personalabteilung beteiligt. Dies erscheint zunächst sehr kompliziert. In der Praxis umfasst die Bearbeitung eines Urlaubsantrags folgende Schritte:
- automatische Überprüfung der Anzahl der Urlaubstage, auf die der Antragsteller Anspruch hat,
- Überprüfung der Daten anhand der innerhalb der Abteilung gestellten Urlaubsanträge, um Abwesenheiten zu koordinieren,
- Senden des Antrags an den Vorgesetzten, um dessen Genehmigung zu erhalten,
- Benachrichtigung der Personalabteilung über den genehmigten Urlaubsantrag, gefolgt von der Eingabe des Urlaubs in das Personalsystem,
- automatische Eintragung der Abwesenheit des Mitarbeiters in einen Microsoft-Exchange-Kalender,
- automatische Eintragung einer Vertretung in die Workflow-Prozesse, die der beurlaubten Person zugewiesen sind und Zuweisung der Prozesse an die Vertretung.
Ein wichtiges Feature der Plattform WEBCON BPS ist die Möglichkeit, mit jedem Schritt des obigen Prozesses zusätzliche Aktionen zu verknüpfen. Dies kann z. B. eine E-Mail an den Vorgesetzten beim Stellen des Antrags oder eine E-Mail an die Vertretung bei der Genehmigung sein, die Eingabe der Genehmigung in das Personalsystem, die Benachrichtigung der Kunden, die dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesen sind, usw.
Wichtige Funktionen der WEBCON BPS für personalbezogene Workflows:
- Möglichkeit, beliebig viele personalbezogene Workflows modellieren, ohne zusätzliche Gebühren für externe Dienstleistungen,
- effektives Änderungsmanagement, einschließlich effizienter Unterstützung für vorübergehende Vertretungen und die Delegierung von Aufgaben,
- Möglichkeit zur Änderung des bestehenden Workflows bei Änderungen in den internen Verfahren, einschließlich Änderungen durch die kundenseitige IT-Abteilung,
- komplette Überwachung der erfassten und bearbeiteten Anträge, einschließlich einer Historie der Genehmigungen und vorgenommenen Änderungen,
- prozessbezogene Berichte, einschließlich Erkennung von Engpässen,
- Integration in die Personalsysteme des Unternehmens und in Microsoft Exchange,
- Unterstützung für große Datenbestände und eine große Zahl von Systembenutzern.
Beispiele für andere personalbezogene Workflows, die mit der WEBCON BPS bearbeitet werden können:
- Erfassung aller Arten von Reisekostenerstattungen und Vorschüssen,
- Erfassung und Genehmigung von Anfragen auf Gehaltserhöhungen, Versetzungen oder Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses,
- Bearbeitung von Neueinstellungen, einschließlich Einrichtung eines Arbeitsplatzes,
- Bearbeitung von Kündigungen, einschließlich Unterstützung von Laufzetteln;
- Abrechnung der Nutzung von Firmenfahrzeugen.
