FORMULARE, NUR BESSER

WEBCON ist eine Plattform für die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows, für die Entwicklung von Anwendungen mit wenig oder ganz ohne Code (low-code/no-code) – und Formulare spielen dabei eine große Rolle. Bei allem, wo es am meisten darauf ankommt, tun unsere Formulare Dinge, die sich mit den meisten dedizierten Formular-Tools nur schwer oder überhaupt nicht erreichen lassen.

Hinter jedem Formular steckt ein Prozess

Formulare werden nicht ohne Grund ausgefüllt und eingereicht. Es geht dabei immer um einen Prozess. Er entscheidet auf jeden Fall, welche Aktion ausgeführt werden soll; aber er kann auch festlegen, wie mit weiteren Eingaben von anderen Personen umgegangen werden soll – wie bei dem Vermerk „nur für den internen Gebrauch“, die Sie vielleicht von Papierformularen kennen.

Manche Formular-Tools behandeln das Formular wie ein einfaches Dokument. Was Sie damit anfangen, müssen Sie selbst entscheiden. Ein solches Tool ist bestenfalls ein strukturierter Dokumenteneditor, aber keine Lösung, die den Namen verdient.

Andere Plattformen bieten ein Tool an, um einen Workflow zu entwerfen – und ein anderes, um die Formulare zu gestalten. Wenn beide zusammenarbeiten müssen, ist es eben Ihr Problem, dafür zu sorgen, dass sie das auch tun.

WEBCON ist anders: Ein Formular ist mit einem Workflow verbunden. Wenn Sie den Workflow verändern, passt sich das Formular sofort an. Der Workflow kann dem Formular sogar sagen, welche Felder es anzeigen, aktivieren und als Pflichtfelder behandeln soll.

Ein Formular das sich anpasst – ohne Skripte oder Formeln

Haben Sie jemals ein Formular gebraucht, das bestimmte Felder anzeigen/verbergen, aktivieren/deaktivieren oder als Pflichtfeld/Nicht-Pflichtfeld behandeln soll? Und mussten diese Vorgaben variieren, je nach dem, in welcher Phase des Workflows Sie sich gerade befanden? Haben Sie jemals ein mehrseitiges Formular, wie einen Assistenten, oder eine Befragung mit Verzweigungen benötigt?

In so gut wie jedem anderen Tool müssen Sie dazu in jedes Formular, jede Schaltfläche, jede Bildschirmseite, jedes Panel eine große Menge an Formeln und Skripten einbetten. Das wird schnell unübersichtlich – und unwartbar.

WEBCON ist anders. Um festzulegen, ob ein Feld in einem beliebigen Workflow-Schritt Pflichtfeld/aktiviert/sichtbar ist, müssen Sie nicht mehr tun, als eine Checkbox zu markieren. 90 % oder mehr der manuellen Verrenkungen mit angepassten Formularen, die bisher erforderlich waren, werden so überflüssig. Und Änderungen sind unglaublich schnell und einfach möglich.

Es gibt Regeln – und sie sind großartig

Vielleicht sind Sie nicht mit Regeln vertraut, da nicht jede Plattform sie anbietet. Es handelt sich einfach um wiederverwendbare Logiken. Sie können sie z. B. in Formularen verwenden, um zu entscheiden, ob ein Feld sichtbar (oder editierbar oder ein Pflichtfeld) sein soll. Oder um Felder automatisch mit Daten befüllen zu lassen. Oder um Bedingungen zu prüfen, anhand derer Sie entscheiden, welcher Workflow-Pfad als nächstes gewählt werden soll. Mit Regeln können Sie Logiken speichern und immer wieder aufs Neue verwenden.

Viele andere Produkte bieten für Regeln entweder eine einfache Sprache – oder aber Sie müssen gleich in JavaScript arbeiten, wenn Sie das Verhalten eines Formulars anpassen wollen. Aber da die lautesten Klagen über JavaScript von JavaScript-Entwicklern kommen, sind wir nicht sicher, ob das eine gute Idee ist…

WEBCONs Geschäftsregeln im Back-End und Formularregeln im Front-End sind einfach zu definieren, einfach zu lesen und mit jeder Menge Power vollgepackt. Wenn Sie sie einmal mit SQL-Abfragen, .NET-Code oder JavaScript optimieren wollen – nur zu. Aber das wird nicht oft nötig sein, wenn überhaupt.

Keine Angst, Ihren Einzelposten kann nichts geschehen

Ein Formular mit Master- und Detail-Daten in Spalten ist ein sehr verbreitetes Szenario. Aber die meisten Formular-Tools kommen nicht gut damit zurecht.

Falls die Detail-Spalten (anders gesagt: die Einzelposten) sich in einer separaten Liste oder Tabelle befinden, müssen Sie höllisch aufpassen, wenn Sie Feldwerte, Genehmigungen oder das Formularverhalten ändern – ganz zu schweigen vom Migrieren oder Archivieren von Inhalten.

Falls die Detail-Spalten in die Formulardaten selbst eingebettet sind (z. B. als Block von XML- oder JSON-Code) kommen Sie an die Detail-Spalten für einen ganzen Satz von Formularen nur heran, indem sie ein Formular nach dem anderen öffnen und die Werte aus jeder Spalte herauskopieren. Das ist sehr mühsam.

WEBCON ist anders. Wir speichern Daten intelligent – falls erforderlich verhalten sich Datensätze wie ein strukturiertes Dokument (für Vorgänge wie Genehmigungen, Kopieren, Archivieren, Migrieren, Bearbeiten), aber sie können sich auch wie ein Satz miteinander verknüpfter Tabellen verhalten, falls Sie das brauchen (für Abfragen, Berichte). So bekommen Sie das Beste von beiden Welten.

Sie müssen eine Kopie der beschafften externen Daten aufbewahren (z. B. zu Auditierungszwecken)? Kein Problem. Sie wollen externe Daten einfach nur abfragen/anzeigen/entsorgen? Auch kein Problem.

Formulare sind „Fallakten“

Die meisten Formulare beziehen ihre Daten von vielen verschiedenen Stellen: Master-Daten, Detail-Daten, Kommentare, Anhänge, externe Diagramme und Berichte sowie ein Audit-Trail werden getrennt voneinander aufbewahrt. Das Formular bringt sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammen – das ist alles.

WEBCON ist anders. Unsere Formulare bestehen nicht nur aus einer Master-Spalte mit sich möglicherweise wiederholenden Detail-Spalten. Sie können (anzeigbare und editierbare) Dokumenten-Anhänge enthalten. Oder E-Mail-Anhänge. Kommentare. Diagramme. Einen kompletten Audit-Trail. Schaltflächen, die den Fall innerhalb eines Geschäftsprozesses in verschiedene Richtungen bewegen.

Sie haben richtig gelesen: „den Fall“. In WEBCON BPS sind Formulare wie Akten, die sich auf einzelne Fälle beziehen. Sie sind leichtgewichtige Arbeitsbereiche. Sie sind wie langlebige, archivierbare Behälter. Mit einem Wort: Sie sind besser.

Wiederverwenden, nicht neu bauen

Viele Formular-Tools lassen das Formular die ganze Arbeit machen. Das hört sich zunächst vernünftig an – aber was passiert, wenn Sie dasselbe Feld in zwei verschiedenen Formularen benutzen wollen? Falls Sie die Validierung individuell angepasst, die Formatierung von Bedingungen abhängig gemacht haben o. ä., müssen Sie die ganze Arbeit noch einmal machen.

WEBCON BPS ist anders. Jede Anwendung hat einen Katalog mit Feldern; dazu gehören Datentypen, Regeln, Formatierungsanweisungen, Genehmigungen und alles andere. Jedes Feld kann in mehreren Formularen verwendet werden – ohne, dass Arbeit neu gemacht werden muss.

Formulare sind in sich konsistent und einfach auszufüllen

Es macht sich bezahlt, wenn ein Anwender sich nur einmal in den Umgang mit einer Anwendung einarbeiten muss. Unser Formulardesign bietet viel Raum für Branding und kreative Freiheit – aber nicht so viel, dass das Ausrollen von zwei verschiedenen Anwendungen eine Verdoppelung der Trainingskosten bedeutet. Unser Prinzip heißt Konsistenz, und die macht sich umso mehr bezahlt, je mehr Sie WEBCON BPS benutzen.

Diese Konsistenz gilt für Desktop- und mobile Browser, Apps für Smartphones und Tablets, Vorkommen in anderen Softwarepaketen und Arbeitsbereichen und mehr. So müssen Sie keine disparaten Entwicklungsstränge auditieren, um zu gewährleisten, dass Standards eingehalten werden.

Selbstverständlich sind unsere Formulare responsiv: Sie funktionieren in Desktop- und mobilen Browsern, mobilen Apps, Outlook-Add-ins, SharePoint-Webparts, Teams-Arbeitsbereichen und mehr. Sie passen sich an verschiedene Browser-Engines an. Und man kann Sie ausdrucken.

Sie können Felder in Bereiche und Tabs gruppieren. Felder können als Standard-Datentypen, extern bezogene Daten, Berichte, Diagramme, Karten, kaskadierende Dropdown-Felder und vieles mehr definiert sein.

Sie können ein bestimmtes Formular direkt über eine bestimmte URL erreichen, ohne sich durch verschachtelte Navigationsmenüs zu hangeln.

All das ist gut. Wirklich gut. Wir hoffen, dass Sie das von einem spezialisierten Formular-Tool auch nicht anders erwarten.

Ja, es lohnt sich, WEBCON BPS zu wählen

Wenn Sie einfach nur wollen, dass ein Formular Daten sammelt und sie in einer eigenständigen PDF-Datei in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek abspeichert, gibt es wahrscheinlich einfachere Optionen. Aber eigentlich können wir auch das.

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