Prozessautomatisierung und Prozessmanagement für Finanzdienstleistungen

Dokumente, ob auf Papier oder elektronisch, sind ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens. Aber große Mengen von Dokumenten physisch zu verwalten, kann ein mühsamer, zeitaufwendiger Prozess sein, der zudem anfällig für menschliche Fehler ist. Unsere Kunden aus dem Finanzsektor benötigten eine Lösung, die ihnen dabei hilft, Dokumente sicher digital abzulegen, zu verfolgen und zu managen – in einem sicheren, gemeinsamen digitalen Archiv. Mit einer dedizierten DMS-Anwendung können sie nun von überall in der Welt auf ihre Dokumente zugreifen und sie mithilfe einer intelligenten Suchmaschine schnell abrufen; zudem können sie den Dokumenten-Workflow zwischen den verschiedenen Beteiligten verbessern.

Audit-Trails und Genehmigungshistorie garantieren eine bessere Sichtbarkeit der Dokumente und Kontrolle über sie. Die Dokumente selbst sind hervorragend nachverfolgbar, der Zugriff auf sie ist nur mit entsprechender Autorisierung möglich.

Um die Arbeit mit Dokumenten für Unternehmen noch komfortabler zu machen, besitzt WEBCON BPS umfassende OCR-Fähigkeiten (Optische Zeichenerkennung). Damit lassen sich die Dokumente effizient indizieren und die Informationserkennung automatisieren. Erfahren Sie mehr über die Dokumentenmanagement.

Unsere Kunden wollten endlich Schluss machen mit dem Durchforsten von tonnenweise Papierdokumenten, Berichten und verschiedenen Datenbanken, um die Informationen über ihre Kunden zu finden, die sie gerade benötigten. Sie wollten, dass alles an einem einzelnen Ort zusammengetragen wird. Mithilfe einer mit WEBCON BPS erstellten, workflow-basierten Geschäftsanwendung können sie sämtliche Daten über vorhandene oder potenzielle Kunden in einer einzigen, intuitiven Umgebung elektronisch speichern. Diese Informationssammlung wird dann zum Ausgangspunkt für weitere Prozesse – Kreditscoring (Kreditvergabe), Risikobewertung (Risikominimierung), Vertragsvorbereitung usw. Die Anwendung macht es möglich, dass Daten stets gut organisiert und somit einfacher zu analysieren sind. Sie vereinfacht den Zugang auf die Informationen und stellt Compliance sicher, da die Berechtigungen zum Datenzugriff selektiv für einzelne Mitarbeiter vergeben werden können.

Mit intelligenteren Kreditentscheidungen können Sie Ihr Unternehmen schützen. Unsere Kunden aus der Finanzbranche benötigten eine mächtige Lösung, die den Risikobewertungsprozess automatisiert. Damit können Risiken besser gemessen und gemanagt werden; außerdem können Portfolios überwacht und so Probleme frühzeitiger erkannt werden. Da unsere Plattform in praktisch jedes andere System integriert werden kann (sowohl in interne Datenbanken wie ERP oder CRM als auch in externe), können Kunden Daten aus verschiedenen Quellen leicht einsehen und analysieren – und Transaktionsrisiken bei der Bewertung einer potenziellen Investition korrekt bewerten. Automatisiert kann der Risiko­bewertungs­prozess deutlich schneller ablaufen und ermöglicht so eine bessere Kundenerfahrung. Das System erlaubte unseren Kunden auch, viele ihrer Analysten von der manuellen Prüfung von Kredit­anträgen zu entlasten. So können Parameter für die Kreditanalyse definiert werden, bei deren Erfüllung automatisch eine positive Kreditentscheidung getroffen wird. Fällt die Entscheidung negativ aus, kann der Antrag entweder abgelehnt oder zur weiteren Prüfung weitergeleitet werden.

Sind Kreditscoring und Kreditentscheidung vollständig automatisiert – vom Eingang eines Kreditantrags bis hin zum Vertragsabschluss mit einer elektronischen Signatur – wird der ganze Prozess deutlich effizienter und verbessert Kundenbeziehung und Kundenbindung stark. Erfahren Sie mehr darüber, wie Siemens Finance die Vorteile der Automatisierung nutzt und mit seinem In-house-IT-Team eine Scoring-Engine entwickelte .

KYC steht für eine vorgeschriebene Feststellung und Prüfung der Identität eines Kunden, die bei der Eröffnung eines Kontos und darüber hinaus in regelmäßigen Abständen erfolgen muss. Dieser Prozess ist besonders für die Bank- und Finanzbranche wichtig, wo Unternehmen bei der Aufnahme einer Geschäfts­beziehung mit einem neuen Kunden diverse Risiken eingehen.

WEBCON BPS geht ganzheitlich an diesen Prozess heran: Es automatisiert das Sammeln von Dokumenten, sowie das Bewerten, Überwachen und Berichten von Daten – alles innerhalb einer einzelnen Plattform. Mit der automatischen Kundensegmentierung aufgrund von Risikofaktoren und vorab definierten Geschäftsregeln können Unternehmen ihre Einnahmen maximieren und ihre Verluste minimieren.

Unsere Kunden analysieren jeden Kunden mithilfe einer dedizierten Erhebung kontinuierlich, um sein Interesse und seine wirtschaftliche Bedeutung zu bestimmen – und sicherzugehen, dass keine Alarmzeichen übersehen werden, die sie ihre Existenz kosten könnten.

Typische CRM-Systeme lassen sich nicht einfach modifizieren und an die Besonderheiten der Finanzbranche anpassen. Für viele Unternehmen dieser Branche kann man eigentlich gar nicht von „Industriestandards“ sprechen, da sie oft innovative Produkte und Services anbieten, die eine individuelle Herangehensweise voraussetzen. Darum tendieren unsere Kunden aus der Finanzbranche dazu, gleich ein maßgeschneidertes CRM-System auf der Plattform WEBCON BPS zu erstellen. Dieses lässt sich dann leicht mit anderen von WEBCON BPS unterstützten Prozessen verknüpfen, wie Risikobewertung, Angebotserstellung, Vertragsmanagement usw.

Mit den verfügbaren Vorlagen können Account Manager schneller Angebote erstellen, ohne auf das Backoffice zurückgreifen zu müssen. WEBCON BPS kann die Vorgaben für Margen und Provisionen im Blick halten und Alarm schlagen, wenn die Werte zu gering sind. So wird das Risiko unprofitabler Transaktionen vermieden.

Und falls einige potenzielle Kunden noch nicht ganz überzeugt sind, können Sie mit dem Workflow „Blitzangebot“ schnell und mit minimalem Aufwand ein einfaches erstes Angebot erstellen. Dazu müssen Sie nur einige grundlegende Angaben in ein Formular eintragen und das System exportiert die Entwurfsversion eines einfachen Angebots, das auf einer Reihe vorkonfigurierter Geschäftsregeln basiert. Wenn der potenzielle Kunde die Konditionen akzeptiert, kann das vollständige Angebot erstellt und der Vertrag vorbereitet werden.

Beim Ausscheiden eines Vertriebsmitarbeiters, der für viele Kunden verantwortlich ist, müssen Sie sicherstellen, dass alle Kunden neuen Account Managern zugewiesen werden – und dass das für die Kunden nicht zu einer unangenehmen Erfahrung wird. Mit einer dedizierten Anwendung können Sie diesen Prozess problemlos managen und sichergehen, dass kein Kunde übersehen wird, ganz gleich ob Sie zehn oder hundert von ihnen transferieren müssen. Alles wird gut dokumentiert, läuft transparent und schnell ab. In dem Prozess kann auch der Zugriff auf die Netzwerk- und Kundendaten des Unternehmens entzogen werden.

Unsere Kunden benötigen eine Lösung, die den Workflow des Vertragsmanagements optimiert und seine Kosten reduziert – vom Entwurf und Unterzeichnung bis hin zur Überwachung und Archivierung. Dokumente per E-Mail hin- und herzusenden, war ineffizient, zeitaufwendig und machte es sehr schwer, den Fortschritt des Prozesses zu verfolgen, Compliance sicherzustellen und Fehler zu vermeiden. Mit einer dedizierten Anwendung haben unsere Kunden jetzt jederzeit den Überblick über alle Verträge. Sie können deren Status problemlos überwachen und fertige Vorlagen verwenden, um den Prozess des Vertragsabschlusses zu beschleunigen. Sie werden rechtzeitig benachrichtigt, damit Fristen besser eingehalten werden können, z. B. für Vertragsverlängerungen. WEBCON BPS bietet eine einheitliche Umgebung, in der Aufgaben zugewiesen, Vertragsverhandlungen geführt werden können und die gesamte Zusammenarbeit aller Beteiligten unter sicheren Bedingungen stattfinden kann. Den Benutzern können verschiedene Sicherheitsstufen zugewiesen werden. Dank umfangreicher Audit-Trails wird der Prozess transparent.

Schlechtes Management des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs kann dazu führen, dass verzögert auf Anfragen reagiert wird, Bußgelder wegen verzögerter Bearbeitung anfallen, Dokumente verloren gehen, Prozesse teurer werden, da sie manuell bearbeitet werden müssen, und Dokumente schwer zu finden sind. Einige unserer Kunden versenden über 1000 Nachrichten pro Tag – ein effizienter Korrespondenz-Workflow ist somit ein Muss.

WEBCON BPS hilft Ihnen dabei, die Korrespondenz des Unternehmens unter Kontrolle zu bringen: Sie können die Dokumente registrieren, scannen, Daten automatisch erkennen und an die Mitarbeiter verteilen, die gemäß dem zugewiesenen Workflow-Pfad zuständig sind. Automatisierung erhöht die Effizienz von Prozessen erheblich, sorgt für die erforderliche Sicherheit und macht es den Mitarbeitern leichter, auf Informationen zuzugreifen.

Erfahren Sie mehr über Korrespondenzmanagement.

Durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurden Unternehmen vor ganz neue Herausforderungen beim Umgang mit Kundendaten gestellt. WEBCON BPS ermöglicht es, das Löschen personenbezogener Daten End-to-End zu automatisieren, und hilft unseren Kunden dabei, den Prozess unter Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen zu managen.

Durch die Automatisierung des Inkassos wird der Prozess schneller und effizienter. Sie können jeden Schritt des Inkasso-Workflows mit präzisen Daten verfolgen, den Massenversand von Zahlungserinnerungen automatisieren, um die Erfolgsquote zu erhöhen, und Ihre Mitarbeiter von zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Prozess entlasten, wie Berichten und Analysen. Sie können problemlos überwachen, ob Zahlungen pünktlich geleistet werden und Mahngebühren für überfällige Zahlungen erheben.

Behalten Sie Gerichtsverfahren, Fristen, Anwaltskosten und beteiligte Mitarbeiter im Blick und managen Sie sie mit einem dedizierten Workflow. Dank der intelligenten Berichtsfunktion sind Sie jederzeit darüber im Bild, wie viel die Zusammenarbeit mit bestimmten Kunden wirklich kostet.