Document management

Dokumentenmanagement

Verabschieden Sie sich vom Papier und optimieren Sie die Verarbeitung von Dokumenten aller Art

Korrespondenz, Verträge, Bestellungen… Ob am Anfang oder am Ende eines Prozesses, Dokumente sind fester Bestandteil jedes Geschäftsprozesses in einem Unternehmen. Und werden oft noch immer auf Papier hin- und hergereicht.

WEBCON BPS bietet zahlreiche Integrationsfunktionen, mit denen zu allen Prozessen physische oder digitale Dokumente hinzugefügt werden können – damit der Traum vom papierlosen Büro endlich Wirklichkeit wird.

Automatische Erfassung von Dokumenten

Manuell oder automatisch – die Entscheidung für die Art der Dokumentenerfassung richtet sich ganz nach den individuellen Präferenzen des Kunden und der Anzahl der täglich zu erfassenden Dokumente.

Dokumente können auf zwei Arten automatisch erfasst werden, je nach Anforderungen der Tätigkeit und den Präferenzen der Benutzer.
Bei der ersten Methode wird eine von einem Scanner bereitgestellte Datei in einem Netzwerkordner abgelegt. WEBCON BPS überwacht diesen Ordner mit dem HotFolder-Feature und startet neue Workflows anhand der eingehenden Dateien. Die zweite Methode besteht darin, ein oder mehrere Exchange-Konten mit dem HotMailbox-Feature zu überwachen. Dabei werden neue Workflows anhand von E-Mails und deren Anhängen gestartet.

WEBCON BPS bietet ein klares und benutzerfreundliches Microsoft-SharePoint-Interface, in dem die erkannten Dokumente überprüft und weiter bearbeitet werden können.

Barcode scanning

Strichcodes

Um eine reibungslose und effektive Erfassung und Digitalisierung von Dokumenten auf Papier zu gewährleisten, bietet WEBCON BPS ein Strichcode-Framework. Das System kann für jedes erfasste Dokument Strichcodes erzeugen und drucken – so das unterstützt es auch das Scannen großer Mengen von Dokumenten. Dazu muss einfach nur der Strichcode auf die erste Seite eines mehrseitigen Dokuments geklebt und dann der ganze Stapel zum Scanner gebracht werden.

Der Strichcode verknüpft den Scan eines Dokuments mit dem richtigen Workflow im System und dient außerdem als Trennsymbol zwischen den gescannten Dokumenten.

In WEBCON BPS sorgen Strichcodes dafür, dass der Prozess zur Erfassung großer Mengen eingehender Dokumente störungs- und unterbrechungsfrei abläuft; sie optimieren den Scan- und OCR-Prozess und unterstützen so ganz allgemein den Übergang von der analogen in die digitale Sphäre.

OCR und intelligente Inhaltserkennung

WEBCON BPS bietet umfassende OCR-Fähigkeiten (optische Zeichenerkennung), um das effiziente Indizieren und die automatisierte Erkennung von Informationen zu unterstützen.

Die Kernfunktion von OCR besteht darin, gescannte Dokumente mit einer Textebene zu versehen und in durchsuchbare PDF-Dateien zu verwanden. So können Sie sowohl den Inhalt als die Metadaten von Dokumenten durchsuchen und relevante Inhalte schnell und sehr einfach auffinden.

Darüber hinaus bietet WEBCON BPS die Möglichkeit, relevante Informationen mit proprietären neuronalen Netzen zu identifizieren und als Metadaten zu verwenden. Diese neuronalen Netzwerke können für viele Arten von Dokumenten eingesetzt werden – so können Daten wie Zahlungs- und Fälligkeitstermine, Brutto- und Nettobeträge, Bankverbindungen, Umsatzsteueridentifikations- und Steuernummern, Firmennamen usw. automatisch gefunden werden.

Und damit nicht genug: Die neuronalen Netzwerke können auch leicht darauf trainiert werden, Daten anhand von Dokumentvorlagen zu erkennen. IT-Wissen ist dazu nicht erforderlich.

Nach dem OCR-Prozess kann der Benutzer die Ergebnisse leicht in einer Vergleichsansicht prüfen und falls erforderlich, direkt in SharePoint korrigieren.

Dokumente erstellen

Mit WEBCON BPS können Benutzer Dokumente in einer Vielzahl von Formaten erstellen (Word, Excel, PDF) – je nachdem, mit welchen Workflows und Daten sie arbeiten.

Mit unserem Add-in für Word können sie per Drag & Drop Dokumentenvorlagen, die Platzhalter für Inhalte enthalten, direkt in der vertrauten Oberfläche von Microsoft Word erstellen. Nachdem das Dokument erzeugt wurde, werden die Platzhalter mit den Metadaten aus einem Formular ersetzt. So einfach ist das!

Zudem können Sie sich mit dem Word-Add-in eine Änderungshistorie anzeigen lassen und verschiedene Versionen eines Dokuments vergleichen, um Unterschiede zu erkennen – selbst wenn der Modus „Änderungen verfolgen“ deaktiviert ist oder war.

Digitale Signaturen

Mit der digitalen Signatur bietet WEBCON BPS eine einfache und intuitiv gestaltete Sicherheitsebene für den internen oder externen Austausch von Dateien.

Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität, Integrität und Unanfechtbarkeit von PDF- und Word-Dokumenten mit Zertifikaten aus dem Central Certificate Store von Windows; werden komplexere Anforderungen an das digitale Signieren gestellt, integriert sich das System in DocuSign.

Zusätzlich kann ein Dokument mit einem Zeitstempel versehen werden, um den exakten Zeitpunkt zu kennzeichnen, zu dem es signiert wurde.

WIE SIE EINE GESCHÄFTSANWENDUNG IN 45 MINUTEN ERSTELLEN

ERFOLGSGESCHICHTEN UNSERER KUNDEN

STARTEN SIE MIT EINER KOSTENLOSEN DEMO

ERFAHREN SIE MEHR ÜBER WECON BPS

top