Workflow „Korrespondenz“

Verwenden Sie WEBCON BPS, um Papier aus dem Büro zu verbannen und die Kosten für den Umgang mit Korrespondenz zu senken.

 

Eingehende Korrespondenz bearbeiten

Der Prozess zur Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz mit der WEBCON Business Process Suite umfasst mehrere Stufen: Klassifizierung und Erfassung (d. h. Eingabe der grundlegenden Informationen zu einem Dokument, wie die Steuernummer des Kunden, die externe Nummer des Dokuments, das Eingangsdatum usw.), Zuweisung des Dokuments zu einem Eigner, d. h. die Person, die das Dokument im nächsten Schritt bestätigen muss oder die über dessen Vorliegen informiert werden muss.

In der letzten Stufe des Erfassungsprozesses wird ein Aufkleber ausgedruckt, auf dem sich die generierte Nummer des Dokuments befindet – in Form eines Strichcodes oder eines der zunehmend verbreiteten 2D-Codes, die mehr Informationen speichern können. Anschließend wird das Dokument mit diesem Aufkleber zum Scannen weitergeleitet.

Da WEBCON BPS Dokumente asynchron scannt, kann dies stapelweise erfolgen; mit Hochleistungsscanner erfassen bis zu 60 Minuten pro Minute in OCR-geeigneter Qualität. Mit dem optional verfügbaren WEBCON OCR Framework kann der komplette Dokumenteninhalt indiziert und durchsucht werden (Verträge, eingehende Briefe usw.).

Der OCR-Prozess ermöglicht die Scan-basierte Erfassung von Dokumenten mit automatischer Datenerkennung (ID-Nummern, Werte, Daten usw.). Dies kommt z. B. in der Buchführung zum Einsatz, wo am Monatsanfang in kurzer Zeit große Mengen von Dokumenten erfasst werden, die meist eine spezifische Struktur aufweisen (in der Regel handelt es sich um Rechnungen).

Ein korrekt erfasstes Dokument wird innerhalb des Systems anhand des zugewiesenen Workflows weitergeleitet; so wird eine Rechnung anders behandelt als ein Vertrag oder das Schreiben eines Kunden.

 

Ausgehende Korrespondenz bearbeiten

Die ausgehende Korrespondenz wird erfasst, um jedes einzelne Dokument, welches da Unternehmen verlässt, exakt nachverfolgen zu können. Im primären Workflow wird jedes gesendete Element im System erfasst, einschließlich der Angabe des verwendeten Kommunikationskanals. Häufig werden dabei auch automatisch Listen der ausgehenden Korrespondenz generiert, auch in elektronischer Form wie der von der Polnischen Post verwendete Elektronische Zugangskanal. Dies dient dazu, die gesendeten Elemente eindeutig identifizieren und nachvollziehen zu können, was mit einem bestimmten Element geschehen ist, z. B. um zu prüfen, dass es im Unternehmen auf den Weg an sein Ziel gebracht wurde, wann dies geschehen ist usw.

Um den Umgang mit ausgehender Korrespondenz leichter zu machen, ermöglicht die WEBCON Business Process Suite die Verwendung von Dokumentenvorlagen, die Ihre Kunden in Microsoft Office Word 2007 oder 2010 erstellen können. Wenn das ausgehende Dokument erfasst wurde, werden diese automatisch mit den Daten des Kunden, der Fallnummer oder einem Strichcode versehen. Vor dem Versand können Sie das Dokument weiter bearbeiten; anstatt es in physischer Form zu versenden (z. B. über einen Kurierdienst), können Sie es auch in elektronischer Form (meist als PDF) an die E-Mail-Adresse Ihres Kunden senden.

 

Korrespondenz katalogisieren

Oft katalogisieren unsere Kunden die ein- und ausgehende Post, indem Sie Papierversionen der Dokumente in entsprechend markierten Ordner ablegen. Jedes Dokument wird im System erfasst und mit einer geeigneten Beschreibung seines Inhalts sowie dem Strichcode des Ordners versehen. Jedem am Front Desk erfassten Dokumententyp ist ein Standardordner oder ein Ordnertyp zugewiesen. Auf beiden Seiten des Systems wird eine Verknüpfung zwischen dem Dokument und dem Ordner angezeigt. Beim Aufrufen des Dokuments können Sie die Informationen zu dem Ordner sehen, dem es zugewiesen ist, und umgekehrt – beim Aufrufen des Ordners werden Informationen zu allen darin enthaltenen Dokumenten angezeigt. Sie können solche Aufrufe ausführen, indem Sie die Strichcodes von Dokumenten oder Ordnern scannen.

 

Korrespondenz verknüpfen

Jedes Dokument, das in das Unternehmen gelangt oder dieses verlässt, kann mit anderen Dokumenten verknüpft werden, die bereits dort erfasst sind. Außerdem kann es Kunden, Kategorien, Prozessen, Themen usw. zugewiesen werden.

 

In Korrespondenz suchen

Das von WEBCON BPS bereitgestellte Dokumentenmanagementsystem umfasst ein effektives Tool zur Suche in der Korrespondenz, das gestartet wird, indem die Katalognummer eines Dokuments manuell eingegeben oder gescannt wird. Dokumente können auch anhand anderer Attribute (z. B. Kunde, Eingangsdatum, zuständige Personen usw.) und – bei mit OCR erfassten Dokumenten – anhand der Anlagen gesucht werden. Jedes elektronische Dokument wird im Laufe seines Workflows im Unternehmen versioniert; d. h. das jedes gefundene Dokument eine vollständige, detaillierte Historie seiner Änderungen enthält, die seit seiner Erfassung erfolgt sind.

 

Wichtigste Funktionen der WEBCON BPS

Die WEBCON Business Process Suite unterstützt Workflows für ein- und ausgehende Korrespondenz durch:

  • Unterstützung von 1D- und 2D-Codes zur Identifizierung von und zur Suche nach Dokumenten,
  • asynchrones Scannen von Dokumenten im Hintergrund,
  • OCR von Dokumenten zur Suche nach Anlagen und zur automatischen, scan-basierten Erfassung von Dokumenten,
  • Starten von Unterworkflows, sodass die am Front Desk erfasste Korrespondenz automatisch in den Workflow verschoben werden kann, der dem jeweiligen Dokumententyp zugewiesen ist,
  • Möglichkeit zur Änderung des bestehenden Workflows bei Änderungen in den internen Verfahren, einschließlich Änderungen durch die kundenseitige IT-Abteilung,
  • vollständige Überwachung der erfassten und bearbeiteten Dokumente, einschließlich der Historie der vorgenommenen Änderungen,
  • Melden der passierten Erfassungsstellen,
  • Unterstützung für große Daten- und Personalbestände.

 

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