Durch die Implementierung von dem elektronischen Kostenrechnungs-Workflow in WEBCON BPS (für Microsoft Office 365, SharePoint & Azure) können Unternehmen Kosten senken, die Ausgabenkontrolle sowie ihre Leistung verbessern.
Ein korrekt implementiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Erfassung und Bearbeitung aller Arten von Einkaufsrechnungen. Außerdem können Anpassungen an Preisen und Mengen vorgenommen werden.
Workflow „Rechnungsgenehmigung“ für SharePoint
Der Workflow „Rechnung“ in der WEBCON Business Process Suite besteht meist aus den folgenden Schritten:
- Erfassung und Scannen eingehender Rechnungen,
- Auswahl des Dokumenteneigners innerhalb des Unternehmens,
- falls möglich, automatische oder manuelle Prüfung der Rechnung, um sicherzustellen, dass sie berechtigterweise ausgestellt wurde; anschließend Verknüpfung der Rechnung mit einem Anforderungs- oder Bestelldokument,
- Genehmigung der Rechnung gemäß dem Genehmigungspfad (einschließlich Obergrenzen für die Genehmigung),
- Finanz- und Buchhaltungs-Zuweisung der Rechnung (gemäß Kostenrahmenanalyse),
- Zuweisung der Rechnungskontrolle (aufgrund analytischer Messungen),
- Buchführung vor Eingabe der Rechnung in das Finanzbuchhaltungssystem.
Dieses Muster kann bei der Implementierung und Wartung des Systems beliebig ausgebaut und verändert werden, auch wenn Änderungen an den Workflow-Prozeduren vorgenommen werden.
Entscheidende Vorteile
Die entscheidenden Vorteile der Implementierung eines Workflows für elektronische Einkaufsrechnungen auf Basis der WEBCON Business Process Suite ergeben sich durch:
- Reduzierung des Zeitaufwands für die Bearbeitung von Einkaufsrechnungen durch einzelne Mitarbeiter,
- Optimierung der Dokumentenerfassung und Dokumentenlogistik im Unternehmen: Dokumente werden elektronisch geprüft, genehmigt und zugewiesen; sie müssen nicht mehr physisch bewegt werden.
- kontinuierliche Überwachung der Ausführung einzelner Workflow-Stufen, einschließlich automatischer Alarme oder Eskalationen (Weiterleitung von Aufgaben an den Vorgesetzten), falls Fristen überschritten werden,
- Erzwingen von Kostengenehmigungsverfahren, einschließlich der Implementierung bedingter Genehmigungen (z. B. wenn die eine Organisationseinheit zugewiesenen Obergrenzen oder Budgets für einen bestimmten Zeitraum überschritten werden),
- Erzwingen von Verfahren zur Zuweisung von Dokumenten (bei einer Zuweisung, die nicht den im Unternehmen verwendeten Standards entspricht, kann der Benutzer das Dokument nicht weiterbearbeiten), klare Regelung der Zuständigkeit in den aufeinander folgenden Schritten des Workflows und volle Transparenz des Genehmigungs- und Zuweisungsprozesses,
- Möglichkeit, die Leistung des Systems, einzelner Schritte und beteiligter Personen zu analysieren; dies ermöglicht die Beseitigung von Engpässen bei gleichzeitiger Verbesserung der Prozesseffizienz.
Integration in die Transaktionssysteme des Unternehmens
Die richtige Integration in die Transaktionssysteme des Unternehmens macht es möglich, dass die Prozesse zur Erfassung und Zuweisung von Rechnungen auf dieselben Datenkataloge zurückgreifen, die von diesen Systemen verwendet werden. So wird ein neu erfasstes Dokument automatisch mit einem Kunden aus der ERP- (oder CRM-) Datenbank verknüpft und analytische Messungen nutzen den Datenkatalog des Cost Centers oder ein anderes, das mit dem des Finanzbuchhaltungssystems identisch ist.
Im letzten Schritt des Workflows für Einkaufsrechnungen wird das Dokument ins ERP- oder ins Finanzbuchhaltungssystem eingegeben. Die WEBCON Business Process Suite ermöglicht die Integration in ein Transaktionssystem durch eine vom System bereitgestellte Programmierschnittstelle (API), z.B. als Web-Dienst.
Automatische Erfassung von Rechnungen
WEBCON hat die Erfahrung gemacht – die auch durch Studien über die Effektivität der Erfassung von Dokumenten bestätigt wird –, dass die manuelle Erfassung von Dokumenten, die physisch, d. h. auf Papier vorliegen, sehr oft am effektivsten ist. Erst im nächsten Schritt wird das Dokument gescannt und an seine elektronische Version angehängt, und kann so in den folgenden Schritten des Workflows „Rechnung“ eingesehen werden.
Unter bestimmten Umständen kann sich jedoch erweisen, dass es billiger und schneller ist, die Dokumente zuerst zu scannen und die Formularfelder dann automatisch (mithilfe von OCR) auszufüllen. Dies ist der Fall, wenn
- viele Dokumente zu monatlichen Stoßzeiten erfasst werden, aber nur sehr wenige regelmäßig erfasst werden müssen. In Buchführungsbüros wäre es z. B. unwirtschaftlich, eigens für die Erfassung zur Stoßzeit am Ende des Monats viele Mitarbeiter einzustellen.
- relative viele Dokumente von einem einzelnen Lieferanten erfasst werden. Um den Prozess zu optimieren, können Sie OCR-Vorlagen erstellen oder auf elektronischen Datenaustausch (EDI) umstellen, um keine Vorlagen pflegen zu müssen.
Wichtige Funktionen von WEBCON BPS
Zu den wichtigsten Funktionen von WEBCON Business Process Suite für die Bearbeitung von Rechnungs-Workflows gehören:
- Unterstützung für Strichcodes und Scanner (einschließlich OCR);
- Möglichkeit, jeden beliebigen Rechnungsworkflow zu modellieren, einschließlich mehrstufiger Zuweisungen, bei denen es um die Analyse des Kontenrahmens, analytische Beschreibungen (Messungen), CAPEX, OPEX usw. geht,
- Möglichkeit, jeden beliebigen Workflow zu modellieren, einschließlich eines bedingten mehrstufigen Workflows mit Berücksichtigung verschiedener Parameter für die Rechnungen (z. B. Mengenbegrenzungen, Kostenkategorien usw.),
- effektives Änderungsmanagement, einschließlich effizienter Unterstützung für vorübergehende Vertretungen und Aufgabendelegierung,
- Möglichkeit zur Änderung von bestehenden Workflows bei Änderungen in den Geschäftsanforderungen, einschließlich Änderungen durch die kundenseitige IT-Abteilung,
- vollständige Überwachung der erfassten und bearbeiteten Rechnungen, einschließlich der Historie der Genehmigungen und Änderungen,
- automatische Alarmierung bei demnächst fälligen Zahlungen,
- prozessbezogene Berichte, einschließlich Erkennung von Engpässen,
- Integration in die IT-Systeme des Unternehmens, um deren Datenkataloge (z. B. einen ERP-Katalog mit externen Lieferanten) voll nutzen zu können und Rechnungen im ERP-System zu erfassen,
- Umgang mit großen Datenbeständen und zahlreichen Mitarbeitern.
