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WORKFLOW, NUR BESSER

Klar, das ist ziemlich unbescheiden formuliert. Aber es stimmt nun einmal, und wir können es beweisen. Dazu müssen wir tiefes technisches Verständnis mit dem Erzeugen von geschäftlichem Mehrwert kombinieren, aber das macht Ihnen sicher nichts aus…

Ändern Sie Ihre Meinung, ändern Sie Ihre Flugroute – selbst mitten im Flug

So gut wie alle starten Workflows wie altmodische Raketen. Man kann sie mit Befehlen füttern, aber wenn sie einmal abgefeuert sind, war’s das. Man kann sie verfolgen, aber nicht mehr kontrollieren.

In WEBCON BPS ähnelt der Umgang mit Workflows eher der Steuerung einer modernen Drohne. Sie bleiben in Kontakt mit ihr. Sie hat Befehle, mit denen sie automatisiert fliegen kann, aber Sie können sie jederzeit ändern, auch mitten im Flug.

Das ist Teil der InstantChange™-Technologie, die wir entwickelt und als Marke geschützt haben. Die Menschen lieben sie einfach!

Sehen Sie die InstantChange™-Technologie in Aktion!

Konzentrieren Sie sich auf den Wald, nicht auf den einzelnen Baum

Haben Sie schon einmal die Diagramme gesehen, wie viele Workflow-Tools sie ausgeben? Waren sie mit so vielen Schritten und Aktivitäten vollgestopft, dass kaum noch zu erkennen war, was die Anwendung eigentlich erreichen sollte?

Hat der Autor versucht, das auszugleichen, indem er mit einem anderen Tool (z. B. Visio) von Hand ein einfacheres „Meta“-Diagramm gezeichnet hat, damit Stakeholder und andere Designer einigermaßen nachvollziehen konnten, was los ist?

Oder haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, ein separates Tool für die Prozessvisualisierung zu verwenden, weil ihr eigentlicher Workflow-Designer schlecht darin war, Prozesse zu kommunizieren, modellieren und kuratieren?

WEBCON ist anders. Unsere Workflow-Diagramme sehen überraschend einfach aus. Das liegt daran, dass wir mit dem oben erwähnten Meta-Diagramm anfangen, das ihnen die einzelnen Schritte und die Wege dazwischen zeigt.

Die Aktivitäten, die während oder zwischen den einzelnen Schritten stattfinden, sind nur einen Klick entfernt und übersichtlich angeordnet. Sie können Ihren Prozess mit einem einzelnen interaktiven Diagramm gestalten und erklären. Sie müssen Ihre Arbeit nie mehr doppelt machen.

Um eine Workflow-Lösung zu bauen, starten Sie einfach… mit dem Workflow!

Es ist wirklich seltsam, dass die meisten Workflow-Plattformen mit den Daten anfangen. Es wird erwartet, dass Sie ein Datenschema gestalten, noch bevor sie den Prozess gestalten, dem es dienen soll. Meistens jedoch sind die Daten nicht einmal Teil Ihrer Lösung – sie befinden sich ganz woanders.

Wenn Sie eine so entwickelte Anwendung aus der Entwicklungs- und die Produktionsumgebung migrieren, sind sie darauf angewiesen, dass eine passende Datenquelle dort wartet. Und wahrscheinlich müssen sie die Verbindungen zu ihr danach noch manuell neu konfigurieren.

In WEBCON BPS ist der Geschäftsprozess der Star der Show, nicht ein Nebendarsteller. Sie können zuerst Ihren Workflow entwerfen, die Logik testen – erst dann entscheiden Sie, welche Daten Sie brauchen, um den Prozess zu unterstützen. Der Prozess ist verantwortlich für die Daten, die UX und alles andere.

Der Prozess ist für die Benutzererfahrung verantwortlich

Möchten Sie, dass die Benutzer zu verschiedenen Zeitpunkten in einem Prozess verschiedene Dinge in ihren Formularen sehen?

Die meisten Plattformen, die es gibt, haben einen Formular-Designer, der aber eng an die Daten gekoppelt ist – nicht an den Prozess. Der Formular-Designer kann sogar völlig von Ihrem Workflow getrennt sein. Wie Sie die beiden dazu bringen, zusammenzuarbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Andere Plattformen erstellen separate Formulare für jede einzelne Aufgabe eines Benutzers. In der Theorie ist das großartig (die Formulare sind einfacher), aber in der Praxis ist die Wartung ein Alptraum (zehn Aufgaben = zehn Formulare).

WEBCON ist anders. Normalerweise gestalten Sie ein einziges Formular. Wenn den Benutzern Workflow-Aufgaben zugewiesen werden, öffnen sie dieses Formular – aber es passt sich dynamisch an ihre jeweilige Rolle und die zugewiesene Aufgabe ab. Der Workflow hat dem Formular gesagt, was es anzeigen und wie es sich verhalten soll. Die Konfiguration kommt meist ohne Skripte aus und geht blitzschnell.

Der Audit-Trail ist viel mehr als eine Spalte in einer Datentabelle

Manche Workflow-Systeme löschen die Workflow-Historie einfach, wenn sie zu „abgestanden“ ist. Andere Plattformen behalten Daten für lange Zeit, aber dabei geht es um einfache Telemetrie. Mit wieder anderen können Sie zwar bestimmte Ereignisse erfassen und später über sie berichten, aber diese Daten zu erzeugen, warten und verwenden, bedeutet zusätzliche Arbeit für Sie.

WEBCON ist anders. Wir erfassen Workflow-Statistiken automatisch. Wir pflegen eine detaillierte, auditierbare Historie mit allen Angaben: Was ist passiert, wann ist es passiert und wer hat es getan. Wir pflegen die Versionen der Formulare bei jedem Schritt, einschließlich Anhänge.

Sie können diese Metriken in den Formularen, im Prozess-Designer und in dedizierten Berichten einsehen.

Und wenn Sie einen Prozess archivieren oder migrieren, zieht der Audit-Trail mit allem anderen um.

Keine unerwünschten Ausfälle, keine unerwünschte Leistungsminderung

Manche Workflow-Systeme „machen sich Sorgen“ oder geben sogar Fehlermeldungen aus, wenn ein Prozess „zu lange“ dauert. Laufende Workflows verbrauchen Ressourcen. Andere Systeme können nicht besonders elegant mit zu vielen gleichzeitigen Aktivitäten umgehen. Und bei manchen hängen Menge und Geschwindigkeit der geleisteten Arbeit davon ab, wie viel sie zahlen.

WEBCON ist anders. Eine laufende Prozessinstanz befindet sich standardmäßig im Ruhezustand; abgesehen vom Speicherplatz für die Datenbank verbraucht sie keinerlei Ressourcen. Falls gewünscht, läuft sie jahrelang im Hintergrund. „Aufgeweckt“ wird sie durch Mausklicks, Timer-Ereignisse, Webdienst-Aufrufe, eingehende E-Mails und andere Ereignisse – aber sie verbraucht eben keine Ressourcen, während sie „wartet“.

Das bedeutet, dass Sie viele Workflows gleichzeitig laufen lassen können. Und zwar wirklich viele.

Bewegen Sie sich vor, zurück, seitwärts – ganz wie sie wollen

Die meisten Plattformen sind von ihrer Anlage her linear oder sequentiell. Vielleicht gibt es ein paar Schleifen, Verzweigungen und Sprünge hier oder dorthin – aber letztendlich startet ein Workflow an einem Ort und endet an einem anderen.

WEBCON ist anders. Workflows können in jede beliebige Richtung gehen und auf so viele verschiedene Arten enden, wie Sie möchten.

Und „beendet“ muss dabei nicht „endgültig beendet“ heißen. Falls erforderlich können Sie beendete Workflow-Instanzen wiederbeleben und in einen aktiven Status versetzen. Sie dachten, Sie wären fertig, aber das sind sie nicht. So etwas kommt eben vor und ist kein Problem.

Ändern Sie, was Sie wollen – und wann Sie es wollen

Wir hatten schon darüber gesprochen, dass der Weg, den ein Workflow nimmt, „im Flug“ geändert werden kann – aber das ist erst der Anfang. Die Änderungen, die Sie vornehmen können und die sofort wirksam werden, können sich auch auf das Datenschema beziehen. Auf Formular-Layouts. Auf Geschäftsregeln. Wirklich auf alles.

Wir bei WEBCON haben schon viele Anwendungen erstellt, und wir wissen, dass sich die Anforderungen der Benutzer ändern, und das tiefgreifend und häufig. Zuweilen geschieht das aus einer Laune heraus – öfter aber, weil sich neue Umstände ergeben haben und die Anwendung sich anpassen muss.

WEBCON BPS ist von Grund auf darauf ausgelegt, dass Ihre Anwendung regelmäßig angepasst werden muss. Darum sind die Diagramme einfach zu lesen – damit die Benutzer nachvollziehen können, wonach sie fragen müssen. Darum können wir Ihnen mit einem Klick zeigen, welche Anwendungen wie von einer Änderung betroffen wären. Und darum kann jede Änderung, die Sie an einem Workflow, Formular, Schema oder Dashboard vornehmen sofort wirksam werden, ohne dass alle laufenden Arbeiten neu gestartet werden müssen.

Ja, es lohnt sich, WEBCON BPS zu wählen

Für einfache Automatisierungen der Art „wenn dies, tu das“ bedeutet der Einsatz von WEBCON BPS vielleicht, mit Kanonen auf Spatzen zu schießen – aber ehrlich gesagt nutzen wir es selbst dafür. Ein Produkt kann für alles verwendet werden, von kleinen Automatisierungen bis hin zu wesentlichen, unternehmensweiten Geschäftsprozessen.

Vor über zehn Jahren entwickelte unser Team WEBCON BPS rund um ein Konzept aus der theoretischen Informatik – das Konzept der „Zustandsmaschine“. Darum befindet es sich zwischen den einzelnen Schritten im Ruhezustand. Darum können wir alles „im Flug“ ändern. Darum können wir einen Workflow sagen lassen, wie sich ein Formular verhalten soll. Es war eine einzige kleine Design-Entscheidung, die seither Jahr für Jahr große Dividenden abgeworfen hat.

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