Workflow „Digitales Vertragsmanagement“

Das Entwickeln und Implementieren eines Workflows für das digitale Vertragsmanagement mit WEBCON BPS trägt viel dazu bei, das Management von Vertrags­lebens­zyklen (Contract Lifecycle Management, CLM) im Unternehmen zu verbessern, indem es den Prozess des Vertragsentwurfs, der Verhandlungen, der Genehmigung und des Sammelns von Unterschriften optimiert. Zugleich entsteht dabei ein sicheres digitales Archiv, mit dem sich Speicherkosten reduzieren und durch eine schnelle Suchfunktion ein schnellerer Zugriff auf die Dokumente realisieren lässt.

Der Workflow „Digitales Vertragsmanagement“ soll in erster Linie den Prozess der Genehmigung zuvor erstellter Dokumentenentwürfe verbessern. Währenddessen bietet eine richtig implementierte Anwendung für den Workflow zum digitalen Dokumentenmanagement Unterstützung in jeder Phase des Vertragslebenszyklus – vom ersten Entwurf einer rechtlich verbindlichen Vereinbarung (basierend auf einer korrekten und aktuellen Vorlage) über die Vornahme von Ergänzungen in Abstimmung mit dem Kunden bis hin zum Sammeln von Unterschriften in digitaler wie herkömmlicher Form.

Die elektronische Version eines Vertrags, die in dem Archiv gespeichert ist, ist für autorisierte Benutzer nicht nur leicht zugänglich – durch ihre Integration in ERP-Systeme kann sie auch den Rechnungsstellungsprozess anstoßen und kann auch als Bezugspunkt für die Kontierung der Kosten dienen (Workflow zur Kostenrechnung  / Rechnungsgenehmigung).

Workflow „Digitales Vertragsmanagement“ in WEBCON BPS

Das am häufigsten verwendete Schema für einen von WEBCON BPS unterstützten Workflow zum Vertragsmanagement umfasst die folgenden Schritte:

  • Beginn eines Vertragsentwurfs – dieser Schritt wird gewöhnlich aktiv von einem Mitarbeiter mit der entsprechenden Autorisierung angestoßen. Unter Umständen kann der Prozess jedoch auch automatisch starten, als Folge von Aufgaben, die im Rahmen eines Geschäftsprozesses in einem anderen IT-System ausgeführt werden (z. B. wenn ein Kunde ein Angebot angenommen hat, von einem über den Kundendienst gesendeten Vertrag zurücktritt, oder über einen Kanal, der zur Kontaktaufnahme mit Kunden genutzt wird, eine Absichtserklärung abgegeben wird.)
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  • Festlegen des Vertragstyps und Eingabe seiner Parameter in ein Formular – je nach Vertragstyp werden unterschiedliche Informationen extrahiert: Für Geheimhaltungsverträge ist dies z. B. die Vertragsstrafe bei Verstößen, für Kostenvereinbarungen Angaben zur Ratenzahlung. Die Daten werden dann für die Erstellung von Berichten verfügbar gemacht, werden z. B. verwendet, um den Durchschnittswert von Verträgen oder die Vertragsstrafen für einen bestimmten Dokumententyp zu ermitteln.
  • Automatisierte Erstellung von Verträgen (Dokumentengenerierung) auf Grundlage einer vorhandenen Vorlage des Unternehmens – das System extrahiert die Werte aus dem Formular und überträgt sie automatisch in den Vertrag. Bestimmte Klauseln und Teile des Vertrags können auch in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen generiert werden, etwa dem Formularinhalt (z. B. werden in den Kopf Kundendaten aus dem CRM und/oder aus dem Handelsregister eingetragen) oder den Geschäftsregeln (z. B. werden Vertraulichkeitsklauseln nur generiert, wenn zwischen den Parteien nicht bereits ein Geheimhaltungsvertrag gilt.)
  • Verhandlung des Vertragsinhalts mit dem Kunden unter Beteiligung der internen Rechtsabteilung oder einer externen Kanzlei (bei BPO) – das System bildet ein Archiv der ausgetauschten Dateien, überwacht die Korrespondenz zwischen den Prozessteilnehmern und generiert automatisch oder auf Anforderung eine „Rotstift-Version“, in der die Änderungen hervorgehoben sind, die zwischen der Übermittlung des Dokuments an den Kunden und der Rückgabe vorgenommen wurden. Dabei werden auch Änderungen berücksichtigt, die vorgenommen wurden, während die Funktion „Änderungen verfolgen“ deaktiviert war. Währenddessen können Sie mit dem System die Zeit erfassen, in der Sie mit der Bearbeitung des Vertragsentwurfs beschäftigt sind.
  • Genehmigen des Vertragsinhalts und eventueller Abweichungen von der Vorlage – dieser Schritt richtet sich nach der Genehmigungsmatrix des Unternehmens. Dabei kann es sich um eine einfache Genehmigung durch einen Manager, die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung handeln; der Prozess kann aber auch erfordern, eine Genehmigung für den Vertragsentwurf einzuholen, z. B. von den Leitern der Abteilungen, die an der Erfüllung der Vertragspflichten beteiligt sind, oder von den Managern der betroffenen Costcenter. Bei Kaufverträgen kann ein Costcenter die Kosten zudem automatisiert akzeptieren und die mit dem Vertrag verbundenen Rechnungen entsprechend kontieren. In dieser Phase kann das System eine „Rotstift-Version“ des ursprünglichen Vertrags (der Vertragsvorlage) erzeugen, um alle Abweichungen davon, die in der Verhandlungsphase vereinbart wurden, korrekt zu identifizieren. Zugleich kann ein Risikoregister erstellt werden, das die rechtlichen und kaufmännischen Risiken im Zusammenhang mit der Unterzeichnung des Vertrags erfasst (Vertragsrisiken identifizieren und bewerten). Schließlich kann auch der Zeitaufwand für die Prüfung der Dokumente überwacht werden.
  • Sammeln der Unterschriften – dieser Prozess kann sowohl mit herkömmlichen, handschriftlichen Unterschriften erfolgen als auch mit Mobilgeräten (wie beim Bestätigen einer Paketlieferung durch einen Boten) oder mit elektronischen Signaturen (einschließlich qualifizierter Signaturen mit dedizierten Tools wie DocuSign, Adobe Sign, Autenti, Skribble und vielen anderen). Unabhängig davon, welche Methode zum Einholen der Unterschriften gewählt wird, hält das System die relevanten Personen (z. B. die Assistenten der Geschäftsführung) über die erforderlichen Aktionen auf dem Laufenden und stellt den Status der Unterschriftensammlung übersichtlich dar.
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  • Das Anstoßen von Aufgaben, sowie die Überwachung der Aufgaben, Termine und Fristen, die aufgrund des Vertragsschlusses ausgeführt werden, kann ganz oder teilweise automatisiert werden. Wenn nach der Unterzeichnung eines Vertrags bestimmte Schritte ausgeführt werden müssen (etwa Unterrichtung der zuständigen Personen, Besprechung mit einer bestimmten Gruppe, Protokollierung im IT-System usw.), sendet das System automatisch entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail, weist die auszuführenden Aufgaben zu und fordert eine Bestätigung durch den zuständigen Benutzer an oder übermittelt die Information über einen Webservice an das entsprechende System. Somit bleibt der Prozess des Vertragsschlusses immer unmittelbar mit den eigentlichen Geschäftsprozessen des Unternehmens gekoppelt, indem er diese initiiert oder finalisiert.
  • Vertragsarchivierung (digitale Archivierung des Dokuments) – in besonderen Fällen stehen für autorisierte Benutzer „Fast Tracks“ zur Verfügung, um bereits unterzeichnete Verträge zu erfassen und dabei die Schritte Erstellung, Verhandlung, Unterzeichnung und manchmal sogar Genehmigung zu überspringen (z. B. bei der digitalen Archivierung von Verträgen, die bereits abgeschlossen wurden.) Das System unterstützt das massenweise Scannen von Dokumenten und das Einlesen mit OCR (optische Zeichenerkennung). So lassen sich die digitalen Archive leicht nach Stichwörtern und Wortkombinationen durchsuchen, die im Vertragstext auftauchen. Für auf diese Weise erfasste Verträge können auch die Metriken des Dokuments vervollständigt werden – dabei handelt es sich um Metadaten, die die Konditionen des Vertrags anhand der Vorlage für einen bestimmten Vertragstyp beschreiben.

Der Workflow „Digitales Vertragsmanagement“ kann bei der Implementierung und Wartung des Systems leicht modifiziert und weiterentwickelt werden, etwa wenn das Unternehmen Änderungen an den Verfahren und der Organisationsstruktur vornimmt – auch wenn die Lösung bereits im Produktivbetrieb läuft.

Wichtigste Vorteile für Unternehmen

Ein mit WEBCON BPS erstellter Workflow für das digitale Vertragsmanagement bietet Unternehmen u. a. folgende Vorteile:

  • Vertragsvorlagen auf dem neuesten Stand stehen sofort zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mit der Suche nach vorhandenen Dokumentenvorlagen. Risiken durch Fehler wie die irrtümliche Verwendung der falschen Vorlage werden vermieden.
  • Die automatische Erzeugung von Verträgen spart Ihren Mitarbeitern Zeit: Die Vertragsvorlage wird mit Angaben vervollständigt, die aus dem Formular oder aus externen IT-Systemen extrahiert werden (z. B. Daten der Gegenpartei, Vertragsbestimmungen und -bedingungen).
  • Die ausgeführten Aufgaben werden vollständig dokumentiert – jede Änderung am Vertrag wird im System gespeichert und kann auditiert werden (Stichwort Auditierbarkeit).
  • Versionsmanagement von Verträgen und Dokumentvergleich. Eine „Rotstift-Version“, in der Änderungen gekennzeichnet sind, wird automatisch erzeugt. Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, aufeinanderfolgende Versionen des Vertrags zu vergleichen, und sehen Änderungen durch die Gegenparteien auf den ersten Blick; so wird die Risikoexposition des Unternehmens reduziert.
  • Der Prozess der Vertragsgenehmigung wird beschleunigt; zudem wird gewährleistet, dass die Standards und Verfahren des Unternehmens dabei eingehalten werden. Die Mitarbeiter müssen nicht wissen, wer „als Nächstes dran ist“, da alle Genehmigungen elektronisch verarbeitet werden, ob im Browser oder auf Mobilgeräten.
  • Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz können jegliche Anomalien während der Vertragsverarbeitung leichter erkannt werden – wie erhebliche Abweichungen von den Standardwerten für den jeweiligen Vertragstyp oder Situationen, die nicht auftreten sollten, etwa ein Austausch der Gegenpartei in der Genehmigungsphase.
  • Ein automatisierter und gut gemanagter Unterzeichnungsprozess ist viel schneller, als wenn dieser manuell erfolgen würde – und zugleich transparenter und sicherer.
  • Ein digitales Vertragsarchiv – d. h. ein sicheres Dokumentenarchiv, auf das nur mit den entsprechenden Autorisierungen zugegriffen werden kann – steht im Browser oder auf Mobilgeräten zur Verfügung.
  • Die Erfassung des Zeitaufwands für die Arbeit an den verschiedenen Phasen eines Vertrags bietet Möglichkeiten, den Prozess zu optimieren und Ressourcen besser zu nutzen.
  • Der Prozess bleibt transparent, da die rechtlichen und kaufmännischen Risiken systematisch erfasst werden. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wer für geschäftliche Vereinbarungen und Entscheidungen in der Verhandlungsphase verantwortlich ist.

Wichtigste Features und Funktionen von WEBCON BPS

Die folgenden Features und Funktionalitäten der Low-Code-Plattform WEBCON BPS sind entscheidend für die Implementierung des Workflows „elektronisches Dokumentenmanagement“, einschließlich des Workflows „Vertragsmanagement“:

  • Zur Unterstützung des Scannens der Dokumente (einschließlich Stapelscannen) kann mit Strichcodes gearbeitet werden.
  • Jegliche Workflows zur Vertragsgenehmigung können modelliert werden, einschließlich mehrerer Ebenen von Bedingungen. Dabei werden die Besonderheiten eines Vertragstyps und der Organisationsstruktur des Unternehmens berücksichtigt.
  • Es ist möglich, über Browser oder dedizierte mobile Apps (Android, iOS) auf das System zuzugreifen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vertragsgenehmigungsprozess auszuführen. Außerdem kann in Microsoft SharePoint Online, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365, Microsoft Teams und direkt in Microsoft Outlook gearbeitet werden.
  • Vorübergehende Vertretungen und die Delegation von Aufgaben werden effektiv gemanagt.
  • Mit unserer proprietären InstantChange™-Technologie können vorhandene Workflows jederzeit einfach und schnell modifiziert werden, wenn die Verfahren zur Vertragsgenehmigung sich ändern.
  • Es werden transparente Berichte über die erfassten und verarbeiteten Verträge erstellt, einschließlich Protokollen über die Genehmigungen und Änderungen.
  • Umfassende Berichte helfen dabei, Engpässe und ineffiziente Stellen im Prozess der Vertragsgenehmigung zu identifizieren. So wird es einfacher, diesen durch entsprechende Änderungen zu verbessern.
  • Eine Integration in die IT-Systeme des Unternehmens ist möglich, sodass zur Vervollständigung der Vertragsdaten auf vorhandene Wörterbücher (z. B. das ERP-Wörterbuch mit Drittanbietern) zurückgegriffen werden kann.
  • Das System ist skalierbar ausgelegt, sodass große Datenmengen und Personal­bestände selbst mit mehreren tausend Personen verwaltet werden können.
  • Der Workflow für das digitale Vertragsmanagement kann weiterentwickelt werden, indem verwandte Prozesse hinzugefügt werden, z. B. die Erfassung und Validierung der Gegenparteien, Bearbeitung von Zahlungen, Abrechnung von Bestellungen, einschließlich der Bestätigung wiederkehrender Rechnungen über laufende Kosten usw.
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