Wdrożenie elektronicznego obiegu umów prawnych w WEBCON BPS pozwala usprawnić proces tworzenia, negocjacji, akceptacji i zbierania podpisów. Jednocześnie tworzy bezpieczne elektroniczne archiwum, pozwalając zredukować koszty magazynowania i przyspieszyć dostęp do dokumentów.
Powszechne oczekiwania w stosunku do obiegu umów prawnych koncentrują się na procesie elektronicznej akceptacji przygotowanych wcześniej dokumentów. Tymczasem właściwie wdrożone narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów, umożliwia wsparcie na każdym etapie cyklu życia umowy – od generacji umowy (w oparciu o właściwy i aktualny szablon), przez proces nanoszenia uzgodnionych z klientem zmian, aż po zbieranie podpisów – zarówno tych cyfrowych, jak i tych składanych w sposób tradycyjny.
Trafiająca do repozytorium elektroniczna wersja umowy nie tylko staje się łatwo dostępna dla uprawnionych użytkowników, ale może – dzięki integracji z systemami ERP – inicjować procesy wystawiania faktur oraz stanowić punkt odniesienia dla dekretacji kosztów wynikających z umowy (obieg faktur kosztowych).
Elektroniczny obieg umów w WEBCON BPS
Najczęstszym schematem obiegu umów wspieranego przez WEBCON BPS jest:
- Inicjacja pracy nad umową jest najczęściej podejmowana intencjonalnie przez pracownika firmy dysponującego odpowiednimi uprawnieniami. Niekiedy jednak, proces rozpoczyna się w wyniku działań podejmowanych w ramach procesów biznesowych realizowanych we właściwych im systemach informatycznych (np. w wyniku akceptacji przez klienta złożonej mu oferty, rezygnacji z umowy przesłanej za pośrednictwem BOK, czy intencji wyrażonej za pośrednictwem wykorzystywanej do kontaktu z klientami skrzynki pocztowej).
- Określenie rodzaju umowy oraz wprowadzenie za pośrednictwem formularza jej parametrów – w zależności od rodzaju umowy zbierane są inne informacje (np. dla umowy o poufności, zbierana jest informacja o wysokości kary umownej za incydent naruszenia; dla umowy kosztowej, wprowadzane są m.in. poszczególne etapy umowy i jej harmonogram płatności) – dane te będą następnie dostępne na potrzeby raportowania (np. pozwolą określić średnią wartość kontraktów czy kar umownych w ramach dokumentów danego typu).
- Generacja dokumentu umowy w oparciu o szablon obowiązujący w firmie w momencie generacji – w trakcie generowania system pobiera wartości z formularza i automatycznie wstawia je do umowy; możliwe jest przy tym warunkowe generowanie konkretnych klauzul i części umowy w zależności od zawartości formularza (np. komparycja uzupełniana jest danymi klienta pochodzącymi z CRM i/lub KRS) lub reguł biznesowych (np. ustępy dotyczące zachowania poufności generowane są jedynie w przypadku, gdy nie ma obowiązującej między stronami umowy tego typu).
- Negocjacje zawartości kontraktu realizowane z klientem i angażujące wewnętrzny dział prawny lub zewnętrzną kancelarię (w modelu BPO) – system stanowi repozytorium wymienianych plików, pozwala śledzić całość korespondencji pomiędzy uczestnikami procesu i automatycznie (lub ‘na żądanie’) generuje wersję ‘redline’ (porównującą zmiany wprowadzone od momentu wysłania dokumentu do klienta do momentu otrzymania dokumentu z powrotem - nawet te zmiany, które nie zostały wprowadzone w trybie zmian). System pozwala przy tym monitorować ilość czasu poświęcanego na pracę nad umową.
- Akceptacja treści umowy i odstępstw od szablonu jest realizowana zgodnie z matrycą akceptacji funkcjonującą w przedsiębiorstwie i może przyjąć zarówno formę prostej akceptacji menadżera, departamentu prawnego i zarządu, jak i uwzględnić w procesie konieczność zebrania akceptacji dla konspektu umowy - od np. menadżerów liniowych zaangażowanych w realizację zobowiązań umownych (często spotykane w przypadku umów usługowych realizowanych przez ‘nas’) lub kierowników centrów kosztowych (MPK, dla kontraktów zakupowych - takie rozwiązanie pozwala następnie zautomatyzować akceptację i dekretację kosztów dla faktur powiązanych z umową). Na tym etapie system może wygenerować ‘redline’ w stosunku do pierwotnej (tj. pochodzącej z szablonu) wersji umowy, aby umożliwić wychwycenie wszystkich uzgodnionych na etapie negocjacji odstępstw. Jednocześnie możliwe jest wprowadzenie rejestru ryzyk (natury prawnej i biznesowej) dla podpisywanej umowy oraz śledzenie czasu poświęconego na weryfikację dokumentów.
- Proces zbierania podpisów może być realizowany zarówno tradycyjną drogą podpisu odręcznego, poprzez wykorzystanie urządzeń mobilnych (podobnie jak w przypadku potwierdzania odbioru przesyłki u kuriera), jak i za pośrednictwem podpisów elektronicznych (w tym kwalifikowanych - realizowanych poprzez dedykowane narzędzia, takie jak DocuSign, Adobe Sign, Autenti, Skribble i innych). Niezależnie od wybranej metody zbierania podpisów system na bieżąco informuje właściwe osoby (np. asystentów zarządu) o konieczności podjęcia działań oraz w przejrzysty sposób prezentuje status umowy w podpisie.
- Uruchomienie działań wynikających z faktu zawarcia umowy może zostać częściowo lub w pełni zautomatyzowane. Jeśli w wyniku podpisania umowy konieczne jest podjęcie konkretnych kroków (np. konieczność poinformowania właściwych osób, organizacji spotkania w określonym gronie, utworzenia wpisu w systemie informatycznym itp.), system automatycznie wyśle notyfikacje e-mailowe, zlecając zadania, których realizację użytkownik będzie musiał potwierdzić lub – za pośrednictwem webservice – prześle informacje do właściwego systemu. Dzięki temu proces zawierania umów pozostaje w bezpośredniej relacji i sprzężeniu z faktycznymi procesami biznesowymi firmy, stanowiąc ich początek lub zwieńczenie.
- Digitalizacja archiwum umów. W wyjątkowych sytuacjach – i dla uprawnionych użytkowników - dostępne są szybkie ścieżki rejestracji umowy już podpisanej, w którym to przypadku pomijane są kroki tworzenia, negocjacji i podpisywania umowy a niekiedy również samej jej akceptacji (np. w sytuacji digitalizacji archiwum umów już zawartych). System obsługuje przy tym masowe skanowanie i OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) dokumentów, tak aby dokumenty trafiające do elektronicznego archiwum można było wyszukiwać poprzez wpisywanie słów i fraz występujących w treści umowy. Dla tak rejestrowanych umów możliwe jest również uzupełnienie metryki dokumentu (wprowadzenie metadanych opisujących ustalenia zawarte w umowie, zgodnie z obowiązującym dla danego typu umowy formularzem).
Elektroniczny obieg umów prawnych może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu - także w przypadku wprowadzania zmian w procedurach i strukturze organizacyjnej firmy, które wystąpią już po uruchomieniu produkcyjnym rozwiązania.
Najważniejsze korzyści biznesowe
Korzyści biznesowe związane z wdrożeniem w firmie elektronicznego obiegu umów prawnych w oparciu o WEBCON BPS związane są z:
- Natychmiastową dostępnością aktualnych szablonów umów – pracownicy nie tracą czasu na odnalezienie obowiązujących wzorów dokumentów a nieporozumienia i ryzyka wynikające z pracy na niewłaściwym szablonie są eliminowane.
- Automatyczną generacją umowy redukującą pracę manualną użytkownika – wzór umowy jest uzupełniany informacjami (takimi jak dane kontrahenta na potrzeby komparycji, parametry umowy, klauzule warunkowe) pochodzącymi z formularza lub zewnętrznych systemów informatycznych.
- Zachowaniem w systemie pełnej historii prac nad umową – każda zmiana umowy realizowana w imieniu kontrahenta lub po ‘naszej’ stronie jest zapisywana w historii i dostępna na potrzeby audytu (tzw. audytowalność).
- Automatyzacją procesu generacji wersji redline – użytkownicy nie tracą czasu na porównywanie kolejnych wersji umowy i łatwiej znajdują i identyfikują wprowadzone przez kontrahentów zmiany, redukując ryzyko po stronie firmy.
- Automatyzacją procesu akceptacji treści i konspektu umowy w zgodzie z obowiązującą w firmie procedurą – użytkownicy nie muszą mieć świadomości „kto następny”, wszelkie akceptacje są realizowane elektronicznie, zarówno poprzez przeglądarkę jak i urządzenia mobilne.
- Wykorzystaniem sztucznej inteligencji, która pozwala wychwycić występujące w procesie pracy nad umową anomalie – znaczne odchylenia od wartości standardowych dla danego typu umowy, jak również sytuacje, które nie powinny wystąpić – np. zmiany kontrahenta umowy na etapie akceptacji.
- Kontrolą i automatyzacją procesu podpisywania umów – prowadzącymi do znacznego przyspieszenia tego etapu i jednocześnie pomagającymi utrzymać porządek i transparentność.
- Dostępnością elektronicznego archiwum (repozytorium) umów – za pomocą przeglądarki internetowej lub urządzenia mobilnego, realizowaną w sposób bezpieczny i w ramach przydzielonych użytkownikowi uprawnień.
- Ewidencją czasu pracy nad umową na jej poszczególnych etapach – otwierającą drogę do optymalizacji procesu i lepszego wykorzystania zasobów.
- Ewidencją ryzyk natury prawnej i biznesowej – pozwalają zachować transparentność procesu i jednoznaczną odpowiedzialność za podejmowane na etapach negocjacji ustalenia i decyzje biznesowe.
Szczególnie istotne cechy i funkcjonalności WEBCON BPS:
Bardzo istotnymi z praktycznego punktu widzenia cechami i funkcjami platformy WEBCON BPS w kontekście realizacji elektronicznego obiegu dokumentów, a w tym workflow umów są:
- Obsługa kodów kreskowych dla wsparcia procesu skanowania (w tym skanowania wsadowego).
- Możliwość zamodelowania dowolnego obiegu akceptacji umowy, w tym akceptacji wielopoziomowej warunkowej, uwzględniającej specyfikę danego typu umowy i strukturę organizacyjną firmy.
- Dostęp do systemu i możliwość realizacji procesu tworzenia i akceptacji umów przez przeglądarkę internetową lub dedykowane aplikacje mobilne (Android, iOS), jak również w obrębie portalu Microsoft SharePoint Online, Microsoft SharePoint Server, Microsoft Office 365, Microsoft Teams oraz bezpośrednio w Microsoft Outlook.
- Sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań.
- Możliwość łatwej modyfikacji istniejącego obiegu w przypadku zmiany procedur akceptacji – dzięki autorskiej technologii InstantChange™.
- Przejrzyste raportowanie rejestrowanych i procesowanych umów wraz z historią akceptacji i wprowadzanych zmian.
- Raportowanie przebiegu procesu pracy nad umową, w tym identyfikacja wąskich gardeł (kroków i osób wstrzymujących proces przygotowania, negocjacji, akceptacji i zbierania podpisów).
- Integracja z systemami informatycznymi firmy zarówno w celu wykorzystania słowników (np. słownik dostawców zewnętrznych z systemu ERP), jak i wprowadzenia parametrów umowy.
- Wbudowana skalowalność, która pozwala na obsługę dużych wolumenów danych i dużej ilości pracowników (również powyżej kilkunastu tysięcy osób).
- Możliwość rozszerzenia elektronicznego obiegu umów o obsługę procesów powiązanych, takich jak rejestracja i walidacja kontrahentów, obsługa płatności wynikających z umowy, polecenia fakturowania, w tym fakturowania cyklicznego, akceptacja faktur kosztowych etc.
