Czy opłaca się automatyzować
procesy biznesowe?

Poznaj wyniki prestiżowego badania

The Total Economic Impact™


O

d lat systematycznie rośnie grono polskich firm, które w swojej strategii rozwoju umieszczają transformację cyfrową na szczycie listy priorytetów. Niebagatelny wpływ na tę tendencję miała w ostatnich miesiącach pandemia koronawirusa, która uzmysłowiła przedsiębiorcom, że wykorzystanie nowoczesnych technologii do digitalizacji i automatyzacji procesów ułatwia komunikację między pracownikami i zwiększa wydajność ich pracy, a w dłuższej perspektywie prowadzi do znaczącego obniżenia kosztów prowadzenia działalności biznesowej.

Według wiodących agencji badawczych, firmy, które wdrożą automatyzację procesów, pozostawią w tyle organizacje, które nie zdecydują się na ten krok.

Dlaczego więc warto postawić na automatyzację procesów biznesowych?

Wyniki najnowszego badania agencji Forrester, The Total Economic Impact™ of WEBCON BPS, nie pozostawiają wątpliwości. Analitycy sprawdzili, jak wdrożenie platformy do automatyzacji procesów wpłynęło na codzienne funkcjonowanie oraz wyniki finansowe firmy z branży usług finansowych, spółki-córki globalnej korporacji zatrudniającej ponad 300 000 osób na całym świecie.

 

 

 

Badanie wykazało, że w przeciągu 3 lat:

  • firmie udało się przyspieszyć realizację procesów o nawet 87%
  • pracownicy zaoszczędzili ponad 21 000 godzin, które mogli przeznaczyć na bardziej kreatywne i wartościowe z perspektywy organizacji działania
  • znacząco wzrosła wydajność pracowników i podniósł się poziom satysfakcji na poziomie Employee Experience
  • firma zaoszczędziła 2 265 473 zł w wyniku skrócenia czasu obsługi procesów
  • inwestycja zwróciła się z nawiązką, a ROI wyniósł 113%
  • znacząco skrócono czas wprowadzania nowych produktów i usług na rynek.

(Pełne badanie The Total Economic Impact™ wraz z omówieniem dostępne jest tutaj.)

Wdrożenie WEBCON BPS pozwoliło nam uniknąć kosztów na poziomie około 1,17 miliona dolarów, które czekałyby nas w sytuacji konieczności zakupu, wdrażania i utrzymywania alternatywnych, gotowych do użycia rozwiązań dostępnych na rynku do zautomatyzowania poszczególnych procesów.

Źródło: Dyrektor IT, Forrester Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Usprawnienie zarządzania procesami, wzrost wydajności pracowników i redukcja kosztów to jedynie wybrane spośród najbardziej odczuwalnych i wymiernych korzyści automatyzacji. Przyjrzyjmy się im dokładniej:

1. Wzrost produktywności

Automatyzacja procesów pozwala przyspieszyć i usprawnić powtarzalne, czasochłonne i często monotonne zadania, takie jak procesowanie wniosków urlopowych, akceptacja faktur kosztowych czy rozliczanie delegacji. Wzrasta dzięki temu wydajność pracowników, którzy mogą wykorzystać swój kreatywny potencjał do ambitniejszych działań, przynoszących większą wartość dodaną dla firmy.

Nie chodzi tu jednak tylko o większą wydajność realizacji zadań – automatyzacja i digitalizacja procesów zapewniają na bieżąco znacznie lepszy dostęp do ważnych i aktualnych informacji, dzięki czemu łatwiej jest szybko podejmować trafne decyzje, jak również skuteczniej identyfikować obszary do dalszej optymalizacji. Owocuje to więc bardziej długofalowym i przenikającym głębiej w struktury firmy wzrostem produktywności.

TEI of WEBCON BPS by Forrester statistics
Źródło: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

2. Oszczędność czasu i obniżenie kosztów procesów

Zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 87% szybciej. Ten wzrost wydajności pozwala zaoszczędzić czas pracowników, znacznie obniżając w ten sposób koszt każdego z procesów. Ich uproszczenie wpływa też na wyższe morale i zadowolenie wśród samych pracowników, którzy mogą poświęcić mniej czasu na pracę administracyjną, jak również doceniają wsparcie nowych technologii w realizowaniu swoich codziennych obowiązków.

TEI of WEBCON BPS by Forrester statistics
Źródło: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

3. Lepsza jakość pracy i zmniejszenie ryzyka błędów

Mylić się rzecz ludzka. Błędy popełniane przez pracowników potrafią jednak słono kosztować – najczęściej czas i pieniądze, a w poważnych sytuacjach mogą nawet narazić na szwank reputację firmy. Automatyzacja minimalizuje ryzyko popełniania błędów, szczególnie tych tzw. ludzkich, o które tak łatwo przy powtarzających się codziennie prostych, rutynowych zadaniach. Tym samym pracownicy mogą nie tylko wykonać więcej w krótszym czasie, ale również jakość ich pracy i realizacji procesów jest znacznie wyższa.

4. Lepszy wgląd w procesy biznesowe

Ustandaryzowane i przejrzyste procesy biznesowe to kopalnia użytecznych i cennych informacji dla kadry zarządzającej. Wiedza na temat przebiegu procesów zachodzących w firmie pozwala im podejmować lepsze decyzje dotyczące dalszego rozwoju organizacji, jak również wyłapywać tak zwane „wąskie gardła”, które wymagają optymalizacji.

5. Skrócony czas wprowadzania nowych produktów i usług na rynek

Wprowadzenie na rynek nowego produktu lub usługi to złożony proces, angażujący wiele osób na różnych etapach projektu. Aby efektywnie nim zarządzić, warto mieć po swojej stronie aplikację, która zadba, aby każdy uczestnik projektu był poinformowany o przebiegu procesu, kto jest odpowiedzialny za poszczególne jego etapy i czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z planem.

Kretywne piony biznesowe na porządku dziennym dostarczają wręcz całe listy pomysłów na to, jak usprawnić i wyróżnić swoją firmę w gronie konkurencji. Nie wszystkie z nich okażą się warte w pełni produkcyjnego wdrożenia w życie, ale przed podjęciem decyzji o zaimplementowaniu nowej technologii warto ją najpierw przetestować w warunkach kontrolowanych. Do tego służy podejście Proof-of-Concept bazujące na metodykach Rapid Prototyping oraz Failure-as-a-Service (FaaS). To pewnego rodzaju pilotaż, w ramach którego, mając jedynie zarys pomysłu na aplikację biznesową, projektujemy jej pierwszą wersję i od razu poddajemy ją testom.

6. Podniesienie jakości obsługi klienta

Według badań American Express, 86% klientów jest skłonnych zapłacić więcej za lepsze doświadczenie zakupowe. Zadowoleni klienci to także lojalni klienci, silnie powiązani z produktami i usługami marki. Dzięki automatyzacji, proces ich obsługi przebiega szybciej a ryzyko popełnienia błędu jest ograniczone do minimum. Sami pracownicy firmy zostają również odciążeni i są w stanie odpowiedzieć na znacznie większą ilość zapytań ze strony klientów.

7. Usprawniona współpraca i komunikacja wewnętrzna

Maile, arkusze kalkulacyjne, telefony, czaty – nieustrukturyzowana komunikacja może powodować chaos informacyjny i utrudniać sprawne realizowanie projektów. Pracownicy nierzadko sami próbują znaleźć doraźne rozwiązania usprawniające współpracę w swoim zespole, co często kończy się jednoczesnym korzystaniem z kilku różnych kanałów komunikacyjnych.

Z pomocą przychodzą aplikacje biznesowe, które w jednym miejscu gromadzą wszystkie zadania danego użytkownika, automatycznie je przydzielają i umożliwiają menedżerom bieżące monitorowanie prowadzonych projektów. Dlaczego to ważne? Bo chyba każdy z nas ma tendencję do skupiania się na swoich zadaniach i gdy nasza część pracy zostaje zakończona – nie monitorujemy, czy inne osoby zaangażowane w proces sprawnie go kontynuują. Dlatego właśnie na straży efektywności warto postawić aplikacje biznesowe, które od początku do końca zadbają o sprawną realizację każdego procesu przez wszystkich jego uczestników.

4 wskazówki, o których warto pamiętać, planując projekty wdrażania automatyzacji

1. Myśl na wielką skalę, ale zacznij od małego sukcesu: wybierając pierwszy projekt automatyzacji, postaw na coś prostego. Branie na pierwszy ogień dużego i skomplikowanego procesu może spowodować frustrację i ostudzenie zapału, jeśli projekt zacznie się przedłużać a efekty nie będą widoczne gołym okiem. Wybranie prostego procesu pozwala zarówno zespołowi wdrożeniowemu jak i użytkownikom końcowym, lepiej poznać platformę, zyskać cenne, praktyczne doświadczenie w budowaniu i rozwijaniu aplikacji, jak również wypracować dobre praktyki, które będą wręcz nieocenione w momencie automatyzowania krytycznych biznesowo procesów.

2. Bądź elastyczny i działaj iteracyjnie: automatyzacja procesów jest niczym innym, jak procesem, dlatego nie dąż do uruchamiania od razu doskonałych i posiadających 100% docelowej funkcjonalności aplikacji. Wręcz przeciwnie. Przygotuj się na ich ciągłe udoskonalanie i konieczność wprowadzania zmian, aby dotrzymać kroku ewoluującym potrzebom biznesowym i dynamice otoczenia firmy. Pewnych “zwrotów akcji” nikt nie jest w stanie zaplanować czy przewidzieć!

3. Nie digitalizuj bałaganu: zanim zautomatyzujesz proces, sprawdź, czy nie da się go skrócić, uprościć lub w inny sposób zoptymalizować. Zmiana procesów manualnych na cyfrowe 1:1 jest błędem, dlatego wykorzystaj ten moment, aby upewnić się, że nie digitalizujesz bałaganu.

4. Wybierz odpowiednie narzędzie: wybór odpowiedniej platformy do automatyzowania i zarządzania procesami jest niezwykle istotnym elementem układanki, jaką jest cyfrowa transformacja. Upewnij się, że jest stabilna, skalowalna i umożliwia nie tylko szybkie dostarczanie aplikacji, ale również bezproblemowe wprowadzanie w nich zmian oraz łatwe utrzymanie. Tylko z takim narzędziem w swoim arsenale, IT będzie mogło wspierać biznes i dostarczać rozwiązania usprawniające procesy biznesowe w organizacji. (Dowiedz się, dlaczego lepiej jest mieć jedno rozwiązanie do automatyzacji wszystkich procesów w organizacji, zamiast utrzymywać wiele platform dla różnych procesów).

Powiedz nam, jakie są Twoje potrzeby w zakresie automatyzacji procesów a my pomożemy Ci je zrealizować!

Zakładamy, że kwestia tego, czy warto automatyzować procesy, została rozstrzygnięta. Teraz pora zadać pytanie, jak zrobić to dobrze?

W ciągu ostatniej dekady nasza platforma do automatyzacji procesów, WEBCON BPS, pomogła ponad 450 firmom na całym świecie z sukcesem realizować strategię cyfrowej transformacji.

Nasi klienci tworzą nowoczesne miejsca pracy i z pomocą aplikacji biznesowych wspierają pracowników w realizowaniu ich obowiązków, stale podnoszą wydajność operacyjną i pomagają kadrze zarządzającej obrać właściwy kurs, pozwalający budować przewagę konkurencyjną na rynku.

A jakie korzyści biznesowe WEBCON BPS może przynieść Twojej firmie?

  • Szukasz systemu do zautomatyzowania obiegu dokumentów, wniosków urlopowych, korespondencji przychodzącej czy jakiegokolwiek innego procesu biznesowego?
  • Chcesz umówić się na indywidualne demo online, podczas którego skupimy się na indywidualnych i specyficznych potrzebach Twojej firmy?
  • Potrzebujesz kompleksowej, elastycznej i intuicyjnej platformy do zarządzania, automatyzowania i ciągłego optymalizowania swoich procesów – bez kodowania?
  • Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej polityce licencyjnej?

lub masz jakiekolwiek pytanie do naszych ekspertów – koniecznie napisz do nas!

Nasi Klienci

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on reddit
Share on email
top