Czy automatyzacja procesów biznesowych się opłaca?

Poznaj wyniki prestiżowego badania The Total Economic Impact™

d lat systematycznie rośnie grono firm, które w swojej strategii rozwoju umieszczają transformację cyfrową na szczycie listy priorytetów. Wykorzystanie nowoczesnych technologii do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych ułatwia komunikację między pracownikami, zwiększa wydajność ich pracy, często przynosi poprawę jakości usług, a w dłuższej perspektywie prowadzi do znaczącego obniżenia kosztów prowadzenia działalności biznesowej.

Według wiodących agencji badawczych firmy, które wdrożą automatyzację procesów biznesowych, pozostawią w tyle organizacje, które nie zdecydują się na ten krok.

Dlaczego więc warto postawić na automatyzację procesów biznesowych?

Wyniki badania agencji Forrester, The Total Economic Impact™ of WEBCON BPS, nie pozostawiają wątpliwości. Analitycy sprawdzili, jak wdrożenie platformy do automatyzacji procesów biznesowych (Business Process Automation) wpłynęło na codzienne funkcjonowanie oraz wyniki finansowe firmy z branży usług finansowych, spółki-córki globalnej korporacji zatrudniającej ponad 300 000 osób na całym świecie.

Wdrożenie WEBCON BPS pozwoliło nam uniknąć kosztów na poziomie około 1,17 miliona dolarów, które czekałyby nas w sytuacji konieczności zakupu, wdrażania i utrzymywania alternatywnych, gotowych do użycia rozwiązań dostępnych na rynku do zautomatyzowania poszczególnych procesów.

Źródło: Dyrektor IT, Forrester Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS

Automatyzacja procesów biznesowych – najważniejsze korzyści

Usprawnienie zarządzania, wzrost wydajności pracowników, podniesienie jakości obsługi klienta, oszczędność czasu na powtarzalne zadania i redukcja kosztów to jedynie wybrane spośród najbardziej odczuwalnych i wymiernych korzyści automatyzacji procesów. Przyjrzyjmy się im dokładniej:

1. Wzrost produktywności

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala przyspieszyć i usprawnić powtarzalne, czasochłonne i często monotonne i rutynowe zadania, takie jak procesowanie wniosków urlopowych, akceptacja faktur kosztowych czy rozliczanie delegacji. Zastosowanie technologii wspierających podnosi wydajność pracowników, którzy zamiast realizacji powtarzalnych zadań, mogą dzięki rozwojowi automatyzacji wykorzystać swój kreatywny potencjał do ambitniejszych działań, przynoszących większą wartość dodaną dla firmy.

Nie chodzi tu jednak tylko o większą wydajność realizacji powtarzalnych zadań – automatyzacja procesów biznesowych zapewnia na bieżąco znacznie lepszy dostęp do ważnych i aktualnych informacji, dzięki czemu łatwiej jest śledzić przepływ pracy, szybko podejmować trafne decyzje na podstawie danych, jak również skuteczniej identyfikować obszary do dalszej optymalizacji. Owocuje to więc długofalowym i przenikającym głębiej w struktury firmy wzrostem produktywności.

Źródło: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

2. Oszczędność czasu i obniżenie kosztów procesów biznesowych

Zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 87% szybciej. Ten wzrost wydajności pozwala oszczędzić czas pracowników, znacznie obniżając w ten sposób koszt każdego z procesów. Uproszczenie procesów wpływa też na wyższe morale i zadowolenie wśród samych pracowników, którzy mogą poświęcić mniej czasu na pracę administracyjną, czy powtarzalne zadania, więc bardzo doceniają systemy automatyzacji i wsparcie nowych technologii w realizowaniu swoich codziennych obowiązków.

Źródło: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

3. Lepsza jakość pracy, poprawa jakości usług i zmniejszenie ryzyka błędów

Mylić się rzecz ludzka. Błędy popełniane przez pracowników potrafią jednak słono kosztować – najczęściej czas i pieniądze, a w poważnych sytuacjach mogą nawet narazić na szwank reputację firmy. Automatyzacja procesów biznesowych minimalizuje ryzyko popełniania błędów, szczególnie tych tzw. ludzkich, o które tak łatwo przy powtarzających się codziennie prostych, rutynowych zadaniach. Tym samym pracownicy mogą nie tylko wykonać więcej w krótszym czasie, ale również dzięki automatyzacji jakość ich pracy i realizacji procesów jest znacznie wyższa.

4. Lepszy wgląd w procesy biznesowe

Ustandaryzowane i przejrzyste procesy biznesowe to kopalnia użytecznych i cennych informacji dla kadry zarządzającej. A wdrożenie automatyzacji to wiedza na temat postępu prac i przebiegu procesów zachodzących w firmie, która pozwala podejmować lepsze decyzje dotyczące dalszego rozwoju organizacji, jak również wyłapywać tak zwane „wąskie gardła”, które wymagają optymalizacji.

5. Skrócony czas wprowadzania nowych produktów i usług na rynek

Wprowadzenie na rynek nowego produktu lub usługi to złożony proces, angażujący wiele osób na różnych etapach projektu. Tu również sprawdzą się wybrane narzędzia do automatyzacji. Aby efektywnie zarządzić całym cyklem, warto mieć po swojej stronie aplikację, która zadba, aby każdy uczestnik projektu był poinformowany o przebiegu procesu, o tym kto jest odpowiedzialny za poszczególne jego etapy i czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z planem.

Kreatywne piony biznesowe na porządku dziennym dostarczają wręcz całe listy pomysłów na to, jak usprawnić i wyróżnić swoją firmę na tle konkurencji. Nie wszystkie z nich okażą się warte w pełni produkcyjnego wdrożenia w życie, ale przed podjęciem decyzji o zaimplementowaniu nowej technologii warto ją najpierw przetestować w warunkach kontrolowanych. Do tego służy podejście Proof-of-Concept bazujące na metodykach Rapid Prototyping oraz Failure-as-a-Service (FaaS). To pewnego rodzaju pilotaż, w ramach którego, mając jedynie zarys pomysłu, projektujemy pierwszą wersję produktu i od razu poddajemy ją testom. Takie podejście to dla firm liczne korzyści, m.in. znaczne ograniczenie kosztów związanych na przykład z wprowadzaniem zmian w już w docelowych, w pełni wdrożonych rozwiązaniach.

6. Podniesienie jakości obsługi klienta

Według badań American Express, 86% klientów jest skłonnych zapłacić więcej za lepsze doświadczenie zakupowe. Zadowoleni klienci to także lojalni klienci, silnie powiązani z produktami i usługami marki. Dzięki wdrożeniu systemu do automatyzacji, proces obsługi klientów przebiega szybciej, a ryzyko popełnienia błędów jest ograniczone do minimum. Sami pracownicy firmy zostają również odciążeni z powtarzalnych czynności i zyskują możliwość skupienia się na jeszcze szybszej odpowiedzi na zadawane pytania, a co za tym idzie – lepszej obsłudze klienta.

7. Usprawniona współpraca i komunikacja wewnętrzna

Maile, arkusze kalkulacyjne, telefony, czaty – nieustrukturyzowana komunikacja może powodować chaos informacyjny i utrudniać sprawne realizowanie projektów. Pracownicy nierzadko sami próbują znaleźć doraźne rozwiązania adresujące ich potrzeby w zakresie komunikacji i współpracy w zespole, co często kończy się jednoczesnym korzystaniem z kilku różnych kanałów komunikacyjnych.

Z pomocą przychodzą aplikacje biznesowe, które w jednym miejscu gromadzą wszystkie zadania danego użytkownika, automatycznie je przydzielają zgodnie z ustalonymi regułami i umożliwiają menedżerom bieżące monitorowanie prowadzonych projektów oraz szybsze reagowanie na ewentualne problemy.

Dlaczego to ważne? Bo chyba każdy z nas ma tendencję do skupiania się na swoich zadaniach i gdy nasza część pracy zostaje zakończona – nie monitorujemy, czy inne osoby zaangażowane w proces sprawnie go kontynuują. Dlatego właśnie na straży efektywności warto postawić wykorzystanie technologii. Praktycznie wszystkie procesy biznesowe mogą zostać zautomatyzowane, a aplikacje biznesowe od początku do końca zadbają o sprawną ich realizację przez wszystkich uczestników.

8. Ważny kapitał – dane

Jedną z większych korzyści związanych z automatyzacją procesów biznesowych jest możliwość zbierania i analizy danych z różnych źródeł. Bez względu na branżę i niezależnie od specyfiki firmy, zapewnienie przepływu danych pomiędzy aplikacjami oraz całymi systemami IT jest podstawą jej sprawnego funkcjonowania. Dzięki automatyzacji, organizacje mogą gromadzić dane w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji opartych na aktualnych i dokładnych informacjach. Automatyzacja procesów umożliwia również lepsze wykorzystanie danych historycznych do przewidywania przyszłych trendów i zachowań rynkowych. Precyzyjne decyzje mogą przynieść realne oszczędności i redukcję kosztów.

Przykładowo w firmie z sektora produkcyjnego, automatyzacja procesów może uwzględniać monitorowanie maszyn w czasie rzeczywistym. Dane przekazywane do aplikacji biznesowych z systemów kontroli (np. za pośrednictwem rozwiązań robotic process automation) mogą pomóc na przykład automatycznie zaplanować konserwację urządzeń, co minimalizuje przestoje i koszty napraw.

Inny przykład – z branży finansowej – pokazuje, że automatyzacja procesów takich, jak przetwarzanie wniosków kredytowych czy zarządzanie portfelem inwestycyjnym, pozwala na szybkie i dokładne analizowanie danych finansowych, co może pomóc w lepszym zarządzaniu ryzykiem oraz w optymalizacji strategii inwestycyjnych.

Total Economic Impact™ of WEBCON BPS

Przeczytaj niezależne badanie firmy Forrester i dowiedz się, jakie korzyści biznesowe może dać Twojej firmie automatyzacja procesów biznesowych z platformą WEBCON BPS!

4 wskazówki, o których warto pamiętać, planując wdrażanie automatyzacji procesów biznesowych

1. Myśl na wielką skalę, ale zacznij od małego sukcesu: planując wdrożenie automatyzacji, prawdopodobnie zastanawiasz się jaki projekt wybrać na początek. Postaw na coś prostego. Branie na pierwszy ogień dużego i skomplikowanego procesu może spowodować frustrację i ostudzenie zapału, jeśli projekt zacznie się przedłużać, a efekty nie będą widoczne gołym okiem. Automatyzacja prostego procesu pozwala zarówno zespołowi wdrożeniowemu, jak i użytkownikom końcowym, lepiej poznać platformę, zyskać cenne, praktyczne doświadczenie w budowaniu i rozwijaniu aplikacji, jak również wypracować dobre praktyki, które będą wręcz nieocenione w momencie automatyzacji procesów krytycznych z punktu widzenia biznesu.

2. Bądź elastyczny i działaj iteracyjnie: automatyzacja procesów biznesowych jest niczym innym, jak procesem, dlatego nie dąż do uruchamiania od razu doskonałych i posiadających 100% docelowej funkcjonalności aplikacji. Wręcz przeciwnie. Przygotuj się na ich ciągłe udoskonalanie i konieczność wprowadzania zmian, aby dotrzymać kroku ewoluującym potrzebom biznesowym i dynamice otoczenia firmy. Pewnych “zwrotów akcji” nikt nie jest w stanie zaplanować czy przewidzieć!

3. Nie digitalizuj bałaganu: zanim zautomatyzujesz proces, sprawdź, czy nie da się go skrócić, uprościć lub w inny sposób zoptymalizować. Zmiana procesów manualnych na cyfrowe 1:1 jest błędem, dlatego wykorzystaj ten moment i postaw na odpowiednie przygotowanie. Poświęć chwilę identyfikacji procesów i ich analizie, aby upewnić się, że nie digitalizujesz bałaganu.

4. Wybierz odpowiednie narzędzie: wybór odpowiedniej platformy do automatyzacji i zarządzania procesami jest niezwykle istotnym elementem układanki, jaką jest cyfrowa transformacja. Na rynku istnieją różnorodne systemy do zarządzania i automatyzacji (Business Process Management System). Przed podjęciem decyzji, upewnij się, że brana przez Ciebie pod uwagę platforma jest stabilna, skalowalna i umożliwia nie tylko szybkie dostarczanie aplikacji, ale również bezproblemowe wprowadzanie w nich zmian oraz łatwe utrzymanie. Tylko z takim narzędziem w swoim arsenale, IT będzie mogło wspierać biznes i dostarczać rozwiązania usprawniające procesy biznesowe w organizacji. Pamiętaj też, że wdrożenie systemu do automatyzacji to jeszcze nie wszystko. Sprawdź jakość usług dostawcy, przeanalizuj, czy ma w swojej ofercie szkolenia pracowników z obsługi narzędzia oraz czy zapewnia niezbędne wsparcie w aktualizacjach i utrzymaniu.

Dowiedz się, dlaczego lepiej jest mieć jedno rozwiązanie do automatyzacji wszystkich procesów w organizacji, zamiast utrzymywać wiele platform dla różnych procesów.

Powiedz nam, jakie są Twoje potrzeby w zakresie automatyzacji procesów, a my pomożemy Ci je zrealizować w podstawowych i strategicznych aspektach pracy przedsiębiorstwa.

Zakładamy, że kwestia tego, czy warto automatyzować procesy, została rozstrzygnięta. Teraz pora zadać następujące pytanie – jak zrobić to dobrze?

Nasza platforma do automatyzacji procesów biznesowych, WEBCON BPS, pomogła ponad 1000 firmom na całym świecie z sukcesem realizować strategię cyfrowej transformacji.

Nasi klienci tworzą nowoczesne miejsca pracy i z pomocą aplikacji biznesowych skutecznie zarządzają zasobami ludzkimi, wspierają zespoły w realizowaniu ich obowiązków, stale podnoszą wydajność operacyjną i pomagają kadrze zarządzającej obrać właściwy kurs, pozwalający budować przewagę konkurencyjną na rynku.

Nasi Klienci

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS

Wyrażam zgodę na gromadzenie i przetwarzanie moich danych osobowych przez Administratora, firmę WEBCON Sp. z o.o., NIP: 676-241-40-97, w celu kontaktu i odpowiedzi na moje zapytanie. Szczegółowe informacje o celach i rodzaju przetwarzanych danych jakie gromadzimy znajdują się w polityce prywatności*.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie materiałów szkoleniowych, instruktażowych, oraz informacji o charakterze handlowym i marketingowym poprzez e-mail oraz kontakt telefoniczny. Przyjmuję do wiadomości, że zgodę mogę cofnąć w każdej chwili.

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania – dla Microsoft SharePoint, Office 365 i Azure. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb. Tworzenie rozwiązań usprawniających procesy – od wspierających po krytyczne – z WEBCON BPS odbywa się w sposób zwinny i iteracyjny. W dobie cyfrowej transformacji zdecydowanie ułatwia to organizacjom zdobycie przewagi konkurencyjnej i utrzymanie pozycji lidera rynku. Unikalna technologia InstantChange™ zastosowana w WEBCON BPS umożliwia działom IT dostarczanie rozwiązań dla biznesu zgodnie z metodyką DevOps. Pozwala to na znaczące skrócenie czasu budowania i modyfikacji aplikacji, uniknięcie długu technologicznego i zmniejszenie ryzyka projektowego do minimum.

Czy automatyzacja procesów biznesowych się opłaca?

Źródło: Dyrektor IT, Forrester Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS