4 Tipps, die Sie bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse beachten sollten
Wenn Sie in die Welt der Geschäftsprozessautomatisierung eintauchen, sollten Sie die folgenden Tipps beachten. Es sind Best Practices, die wir bei unserer jahrelangen Arbeit mit hunderten von Unternehmen aus verschiedenen Branchen gesammelt haben, indem wir sie auf ihrer Reise in Richtung digitaler Wandel begleitet haben.
1. Groß denken, klein anfangen: Wählen Sie für Ihr erstes Automatisierungsprojekt einen einfachen Prozess. Wenn Sie sich gleich beim ersten Versuch einen großen, komplexen Prozess vornehmen, kann das leicht dazu führen, dass Deadlines versäumt werden, sich Frustration und das Gefühl des Scheiterns breitmachen. Fangen Sie dagegen klein an, können Sie einen Quick-Win erzielen, Erfahrung mit der Software sammeln und lernen, welche Stakeholder einbezogen werden müssen. Außerdem haben Ihre Mitarbeiter so Gelegenheit, sich mit den neuen Abläufen vertraut zu machen. Und nicht zuletzt entstehen dabei Ideen, welchen Prozess man als Nächstes in Angriff nehmen sollte.
2. Agil sein, nicht fragil: Versuchen Sie gar nicht erst, gleich beim ersten Mal alles perfekt zu machen. Die Automatisierung von Prozessen ist eben auch ein Prozess. Sie ist kein Projekt, dessen Umfang in Stein gemeißelt ist. Sie funktioniert dann am besten, wenn IT und Fachabteilungen Hand in Hand iterativ zusammenarbeiten, in einem permanenten Feedback-Loop zwischen den Anforderungen des operativen Geschäfts, den Erwartungen des Unternehmens und der Anwendungsentwicklung. Immer wieder stellt sich heraus, dass eine schnelle Lösung, die erst einmal nur „gut genug“ sein soll und dann regelmäßig verbessert wird, am Ende viel besser ist als der langwierige Versuch, alles auf einen Schlag perfekt zu machen.
3. Versuchen Sie nicht, das Chaos zu digitalisieren: Lehnen Sie sich einen Moment zurück, bevor Sie mit einer Automatisierung anfangen. Überlegen Sie sich, was passieren muss, was Ihre Ziele sind und wie sie erreicht werden sollen. Und ob Sie es gleich am Anfang tun oder später – einen Prozess teilweise oder gar komplett zu überdenken, ist unvermeidlich. Was wir eben zum Thema Agilität gesagt haben, haben wir wirklich so gemeint – aber zugleich sollten Sie vermeiden, einen Prozess zu automatisieren, der Ihnen eigentlich gar nicht gefällt. Es ist okay, wenn der erste von vielen Schritten darin besteht, etwas zu verbessern.
4. Überlegen Sie sich gut, mit welcher Software Sie Ihre Prozesse automatisieren. Mit einer umfassenden Plattform, die Ihnen dabei hilft, maßgeschneiderte und dennoch standardisierte Lösungen zu erstellen, die einfach an neue geschäftliche Anforderungen angepasst werden können, werden Sie am Ende glücklicher sein. (Erfahren Sie hier,warum es besser ist, alle Prozesse im Unternehmen mit einer einzelnen Lösung zu automatisieren, anstatt mehrere Plattformen für verschiedenen Prozesse zu unterhalten.)
