Welchen Mehrwert bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Die neuesten Zahlen und Fakten

aus der Total Economic Impact Studie™ von


G

anz egal, wie die Frage lautet – für die meisten lautet die Antwort in der heutigen disruptiven Wirtschaft immer „digitaler Wandel“. Aufgrund der Pandemie lassen Unternehmen weltweit sich immer schneller auf neue technische Lösungen ein, um die Kontinuität der Betriebsabläufe und den Kontakt mit den Mitarbeitern zu gewährleisten. Angesichts der gewaltigen wirtschaftlichen Auswirkungen der aktuellen globalen Ereignisse ist zu beobachten, dass ganze Branchen neue Prioritäten setzen. In Zeiten der Unsicherheit stehen die grundlegenden Dinge an erster Stelle.

Heute wird wieder einmal deutlich, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen von entscheidender Bedeutung dafür ist, die Betriebskontinuität zu sichern, Kosten zu senken, Margen zu steigern sowie Fehler und Risiken zu reduzieren. Und sollten Sie bis jetzt immer noch nicht davon überzeugt sein – wir haben zusätzliche Beweise dafür.

Forrester Consulting, eines der führenden globalen Analyse- und Beratungsunternehmen, ist überzeugt, dass Unternehmen, welche die Automatisierung meistern, andere Unternehmen hinter sich lassen werden, in denen die meisten Aufgaben immer noch manuell erledigt werden. Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen sind erheblich. Schon punktuelle Verbesserungen in diesem Bereich führen in der Summe unternehmensweit zu besseren Ergebnissen.

Im Juni 2020 erstellte Forrester eine Studie, welche die Vorteile und finanziellen Auswirkungen der Prozessautomatisierung mit einer Low-Code-Plattform für die Geschäftsprozessautomatisierung (BPM) dokumentiert: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS.

Forrester untersuchte die Vorteile und finanziellen Auswirkungen der Prozessautomatisierung anhand eines Unternehmens im Finanzdienstleistungssektor, einer Tochtergesellschaft eines globalen Mischkonzerns mit mehr als 300.000 Mitarbeitern weltweit. In der Studie geht es um mehr als nur nackte Zahlen. Sie umfasst Beobachtungen aus der Branche, identifiziert Bewertungskriterien und greift auf eigene Erfahrungen und Einsichten in frühere, aktuelle und zukünftige Bedingungen zurück.

Hier einige Highlights aus der Studie:

  • 113 % Return on Investment (ROI)
  • 605.230 $ Einsparungen durch Verkürzung der Bearbeitungszeit von Prozessen
  • Über 21.000 Stunden eingesparte Arbeitszeit
  • Prozesse werden bis zu 87 % schneller abgeschlossen
  • Verbesserte Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Signifikante Senkung der Zeit bis zur Marktreife für neue Produkte und Leistungen

(Eine vollständige Liste der Vorteile aus der Forrester-Studie finden Sie hier.)

Lohnt es sich also, Geschäftsprozesse zu automatisieren? Schauen wir uns dazu die wichtigsten Vorteile an, die Ihr Unternehmen aufgrund der Ergebnisse der Forrester-Studie dadurch haben könnte.

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

 „Durch den Einsatz von WEBCON BPS konnten wir Ausgaben von 1,7 Mio. Dollar für die Anschaffung, Implementierung und Wartung von alternativen Speziallösungen, die es auf dem Markt gibt, vermeiden.

Quelle: CIO, Studie Forrester Total Economic Impact™ of WEBCON BPS

Forrester hat aus Kundeninterviews und Beobachtungen eine Reihe von Einsichten gewonnen, die gut mit den Entwicklungen übereinstimmen, die wir selbst in zahllosen anderen Unternehmen gesehen haben. Hier eine ausführliche Beschreibung der Vorteile, die Unternehmen durch die Implementierung einer Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erzielen:


1. Höhere Arbeitsproduktivität, bessere Ressourcenallokation

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen beschleunigt sich wiederholende und oft mühsame Aufgaben, wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Rechnungsfreigaben, Reisekosten- und Spesenerstattungen usw. Wenn sie weniger Zeit für Routineaufgaben wie diese aufwenden müssen, können die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen.

Aber es geht nicht allein darum, Aufgaben zu beschleunigen und effizienter zu machen. Automatisierung liefert Informationen – und Informationen bieten Verbesserungspotenzial. Viele Unternehmen, die zunächst nur auf Automatisierung setzen, werden über kurz oder lang auch innovativer.

TEI of WEBCON BPS by Forrester statistics
Quelle: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

2. Gesparte Zeit, gespartes Geld

Die Automatisierung eines Geschäftsprozesse bedeutet fast immer, dass er weniger Zeit benötigt, da die einzelnen Aufgaben, aus denen er besteht, vereinfacht werden. Oft können manche Aufgaben dabei auch komplett automatisiert werden – wenn sie nicht sogar ganz überflüssig werden. Das bedeutet Quantensprünge hinsichtlich der Prozess-Effizienz.

Und diese Effizienz macht sich gleich zweimal bezahlt: einerseits durch Zeit- und Kostenersparnis, andererseits dadurch, dass durch die gewonnene Zeit und Ressourcen andere Aufgaben erledigt werden können.

TEI of WEBCON BPS by Forrester statistics
Quelle: The Total Economic Study Impact™ of WEBCON BPS by Forrester

3. Bessere Arbeitsqualität, weniger menschliche Fehler

Menschen machen nun einmal Fehler – vor allem bei Dingen, die sie als „lästigen Kleinkram“ empfinden. Im besten Fall kostet das nur Zeit und Geld; im schlimmsten Fall kann es den Ruf eines Unternehmens ruinieren. Prozesse zu managen und zu automatisieren kann sich auf drei Arten bezahlt machen: (1) Aufgaben werden vollständig automatisiert. (2) Bisher manuell erledigte Aufgaben werden durch Automatisierung unterstützt und werden automatisch verteilt bzw. überwacht. (3) Wenn Mitarbeiter nicht von Routinearbeiten abgelenkt werden, machen sie bei nicht-automatisierten Aufgaben weniger Fehler.

4. Tiefere Einblicke in die Abläufe im Unternehmen

Was sich automatisieren oder zumindest automatisch steuern lässt, lässt auch gemessen werden – manchmal überhaupt erst dadurch. Die Automatisierung macht Abläufe transparenter, nachvollziehbarer und ermöglicht neue Einsichten. So können alle, vom Abteilungsleiter bis hinauf zum Vorstand, sehen, was vor sich geht und die richtigen Entscheidungen treffen.

5. Neue Produkte schneller zur Marktreife bringen

So unterschiedlich die einzelnen Fälle auch sind, eines gilt immer: Wer Innovation will, braucht einen gewissen Freiraum für unstrukturierte Kreativität. Aber Kreativität muss durch strukturierte Prozesse unterstützt werden, damit sie auf dem richtigen Kurs bleibt.

Oft werden für den Start neuer Produkte dedizierte Anwendungen gebraucht, um die dazugehörigen Geschäftsprozesse zu unterstützen. Viele Unternehmen halten sich mit Investitionen in Softwareprojekte zurück, bis sie sicher sind, dass sich das Produkt bezahlt macht und die entsprechenden Prozesse sich stabilisiert haben. Doch dieser Ansatz kann leicht dazu führen, dass Marktchancen verpasst werden.

Mit Rapid Application Prototyping lassen Anwendungen sich jetzt schnell und kostengünstig bereitstellen. Und was noch wichtiger ist: Sie lassen sich auch einfach weiterentwickeln und an neue geschäftliche Anforderungen anpassen. So können Sie schnell und einfach neue Anwendungen entwickeln, die neue, innovative Prozesse unterstützen. Mit dieser Art von Unterstützung können die Fachabteilungen effektiver neue Produkte einführen und neue Marktchancen nutzen.

6. Bessere Kundenerfahrung

Aus zahlreichen Studien geht hervor, dass Kunden bereit sind , für eine bessere Einkaufs-Erfahrung mehr Geld auszugeben. Glückliche Kunden sind auch loyalere Kunden, die zu den Produkten und Leistungen einer Marke eine engere Bindung aufbauen. „Just showing up is half the battle“, soll Woody Allen einmal gesagt haben. Das gilt zwar auch, wenn es darum geht, Kunden glücklich zu machen – aber am Ende muss man nicht einfach nur da sein, sondern auch das gewünschte Ergebnis liefern, und das schnell und fehlerfrei. Und das geschieht eben nicht von ungefähr.

7. Optimierte vernetzte Zusammenarbeit und interne Kommunikation

E-Mails, Excel-Tabellen, Anrufe, Chats – unstrukturierte Kommunikation kann dazu führen, dass vieles verloren geht, sich verzögert, am falschen Ort landet oder missverstanden wird. Spontane Versuche, die organisatorischen Abläufe irgendwie zu verbessern, können dazu führen, dass verschiedene Kommunikationskanäle verschieden verwendet werden, dass verschiedene Benutzererfahrungen entstehen und dergleichen. Zahlreiche unterschiedliche Aufgabenlisten in verschiedenen Anwendungen im Blick halten zu müssen, ist keine besonders attraktive Vorstellung; viel besser ist es, wenn jeder Mitarbeiter an einer Stelle erfahren kann, was von ihm erwartet wird, was er anstoßen kann und was er im Auge behalten muss.

Wir alle neigen dazu, uns nur auf unsere Aufgaben zu konzentrieren – und wenn sie erledigt sind, sind sie eben erledigt. Aber damit ein Unternehmen effektiv arbeiten kann, müssen Aufgaben orchestriert werden. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt hat, müssen vielleicht mehrere neue erstellt und an Kollegen delegiert werden. Durch die Ende-zu-Ende-Automatisierung von Geschäftsprozessen wird sichergestellt, dass Aufgaben anhand vorgegebener Prozeduren und Best Practices zugewiesen werden, Mitarbeiter benachrichtigt werden und Manager jederzeit den Arbeitsfortschritt nachverfolgen können.

4 Tipps, die Sie bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse beachten sollten

Wenn Sie in die Welt der Geschäftsprozessautomatisierung eintauchen, sollten Sie die folgenden Tipps beachten. Es sind Best Practices, die wir bei unserer jahrelangen Arbeit mit hunderten von Unternehmen aus verschiedenen Branchen gesammelt haben, indem wir sie auf ihrer Reise in Richtung digitaler Wandel begleitet haben.

1. Groß denken, klein anfangen: Wählen Sie für Ihr erstes Automatisierungsprojekt einen einfachen Prozess. Wenn Sie sich gleich beim ersten Versuch einen großen, komplexen Prozess vornehmen, kann das leicht dazu führen, dass Deadlines versäumt werden, sich Frustration und das Gefühl des Scheiterns breitmachen. Fangen Sie dagegen klein an, können Sie einen Quick-Win erzielen, Erfahrung mit der Software sammeln und lernen, welche Stakeholder einbezogen werden müssen. Außerdem haben Ihre Mitarbeiter so Gelegenheit, sich mit den neuen Abläufen vertraut zu machen. Und nicht zuletzt entstehen dabei Ideen, welchen Prozess man als Nächstes in Angriff nehmen sollte.

2. Agil sein, nicht fragil: Versuchen Sie gar nicht erst, gleich beim ersten Mal alles perfekt zu machen. Die Automatisierung von Prozessen ist eben auch ein Prozess. Sie ist kein Projekt, dessen Umfang in Stein gemeißelt ist. Sie funktioniert dann am besten, wenn IT und Fachabteilungen Hand in Hand iterativ zusammenarbeiten, in einem permanenten Feedback-Loop zwischen den Anforderungen des operativen Geschäfts, den Erwartungen des Unternehmens und der Anwendungsentwicklung. Immer wieder stellt sich heraus, dass eine schnelle Lösung, die erst einmal nur „gut genug“ sein soll und dann regelmäßig verbessert wird, am Ende viel besser ist als der langwierige Versuch, alles auf einen Schlag perfekt zu machen.

3. Versuchen Sie nicht, das Chaos zu digitalisieren: Lehnen Sie sich einen Moment zurück, bevor Sie mit einer Automatisierung anfangen. Überlegen Sie sich, was passieren muss, was Ihre Ziele sind und wie sie erreicht werden sollen. Und ob Sie es gleich am Anfang tun oder später – einen Prozess teilweise oder gar komplett zu überdenken, ist unvermeidlich. Was wir eben zum Thema Agilität gesagt haben, haben wir wirklich so gemeint – aber zugleich sollten Sie vermeiden, einen Prozess zu automatisieren, der Ihnen eigentlich gar nicht gefällt. Es ist okay, wenn der erste von vielen Schritten darin besteht, etwas zu verbessern.

4. Überlegen Sie sich gut, mit welcher Software Sie Ihre Prozesse automatisieren. Mit einer umfassenden Plattform, die Ihnen dabei hilft, maßgeschneiderte und dennoch standardisierte Lösungen zu erstellen, die einfach an neue geschäftliche Anforderungen angepasst werden können, werden Sie am Ende glücklicher sein.  (Erfahren Sie hier,warum es besser ist, alle Prozesse im Unternehmen mit einer einzelnen Lösung zu automatisieren, anstatt mehrere Plattformen für verschiedenen Prozesse zu unterhalten.)

WEBCON ist hier, um zu helfen

Die Frage, ob man Prozesse automatisieren sollte, ist damit wahrscheinlich geklärt. Nun geht es darum, wie man es richtig macht.

In den letzten zehn Jahren hat WEBCON BPS, unsere Low-Code-Plattform für die Prozessautomatisierung, schon über 450 Unternehmen weltweit geholfen, den digitalen Wandel zu meistern.

Wir wollen Unternehmen dabei unterstützen, ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Menschen besser arbeiten und leichter neue Erkenntnisse gewinnen und das dabei hilft, in Zeiten des permanenten Wandels strategisch richtige Entscheidungen zu treffen.

Ganz gleich, ob Sie einen einzelnen Prozess automatisieren wollen oder hunderte davon – mit unserer Hilfe wird Ihr Automatisierungsprojekt zum Erfolg. Dazu liefern wir eine für den Einsatz in Großunternehmen geeignete Plattform und Support durch passionierte Experten mit umfangreicher Erfahrung darin, Lösungen für Marktführer zu liefern.

 

Berichten Sie uns von Ihren Geschäftsszenarien und welche Prozesse Sie automatisieren möchten –

wir helfen Ihnen gerne.

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