Krajowy System e-Faktur

Na początku warto przeprowadzić analizę wewnętrzną w organizacji. Sprawdź, czy w Twojej firmie funkcjonuje już system do obsługi faktur elektronicznych. Taki system powinien umożliwiać przyjmowanie, wystawianie, akceptację i opłacanie faktur. Jeśli tak, to czy da się go zintegrować z Krajowym Systemem e-Faktur?

Jeśli w Twojej firmie nie wdrożono jeszcze rozwiązania do obsługi faktur elektronicznych lub jeśli system, który jest już używany nie pozwala na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, to powinieneś rozpocząć poszukiwania takiego rozwiązania.

Zanim jednak wybierzesz odpowiednie rozwiązanie, powinieneś przeanalizować potrzeby Twojej organizacji.

Dowiedz się:

a) w jaki sposób Twoja firma otrzymuje faktury: czy to dokumenty papierowe, czy elektroniczne?

b) z jakich źródeł pochodzą otrzymywane faktury: czy to dokumenty od polskich, czy od zagranicznych firm? Czy otrzymujesz faktury od organów państwowych?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb Twojej firmy. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo otrzymuje nie tylko faktury elektroniczne, ale i papierowe (od kontrahentów z zagranicy) – wówczas będziesz potrzebował systemu OCR, który pozwoli Ci skanować papierowe dokumenty i przechowywać ich skany w elektronicznym repozytorium. Jeśli otrzymujesz faktury od organów państwowych, to system do obsługi faktur będzie musiał być również zintegrowany z PEF.

Analiza wewnętrzna i biznesowa organizacji to etap, który zwykle trwa najdłużej, jeśli jednak zostanie odpowiednio szczegółowo przeprowadzony, powinien wpłynąć na skrócenie wszystkich kolejnych kroków. Wyzwanie polega na celnym zdefiniowaniu potrzeb przedsiębiorstwa i odnalezieniu rozwiązana, które sprosta wszystkim wymaganiom. Niezależnie od tego, czy wystawiasz i/lub otrzymujesz zarówno faktury elektroniczne, jak i papierowe, Twoi kontrahenci działają na terenie Polski lub zagranicą, czy uczestniczysz w zamówieniach publicznych – WEBCON BPS będzie Cię wspierał w każdym z tych obszarów.

Po ukończeniu analizy potrzeb organizacji czas na wybór odpowiedniego narzędzia.

Pora na wdrożenie wybranego systemu pozwalającego na integrację ze wszystkimi systemami, które masz już w firmie i obsługę wszystkich scenariuszy biznesowych. Załóż także czas na przeprowadzenie testów.

Czas na przeszkolenie pracowników i ustalenie procedur wewnętrznych. Szukając odpowiedniego narzędzia, warto też zwrócić uwagę na to, czy dostawca zapewnia pomoc również na tym etapie wdrożenia – to bowiem świadczy o tym, czy będzie niezawodnym partnerem na drodze ku cyfryzacji. W WEBCON z przyjemnością pomagamy naszym klientom w stawianiu pierwszych kroków na naszej platformie.

Aktualizacje – to kluczowe, aby wybrany system szybko aktualizował procedury w przypadku zmiany wymogów ze strony Ministerstwa Finansów. W WEBCON gwarantujemy, że w ciągu 48 h przygotujemy aktualizację dostosowującą nasz KSeF Connector do takich zmian.