Z 1 godziny do 15 minut. Jak Answear przyspieszył procesy HR

Duża skala, indywidualne wymagania

W 2016 roku Answear uruchomił pierwsze procesy na WEBCON (m.in. obsługę faktury kosztowej). System się sprawdził, więc gdy w 2022 roku firma miała wybrać nowy system kadrowy, wybór znów padł na tę platformę. Cel: pełna digitalizacja procesów.

Szybkie rezultaty pierwszego wdrożenia

Pierwszym procesem HR zautomatyzowanym na platformie była waloryzacja pakietów Lux Med. Przy ponad połowie pracowników korzystających z pakietów (ponad 1000 osób), ręczne zbieranie danych, wysyłanie powiadomień i wprowadzanie informacji do systemu TETA zajmowało 21 dni. Dzięki automatyzacji:

• Dane o pakietach są importowane automatycznie
• Powiadomienia i oświadczenia wysyłane są bez udziału HR
• Zebrane dane trafiają od razu do TETA

Zatrudnienie w nowym tempie: wypełnianie dokumentów przyspieszone z 1 godziny do 15 minut

Flagowym projektem tej transformacji był proces zatrudnienia. Wniosek rekrutacyjny automatycznie inicjuje proces zatrudnienia, a część danych z rekrutacji przenoszona jest do wniosku końcowego. Rozwiązanie automatycznie tworzy konto w ADManager, gdy w wyniku rekrutacji do zespołu dołącza nowy pracownik – dzięki temu już pierwszego dnia może zalogować się do systemu i wypełnić dokumenty. Te automatycznie trafiają do TETA. Wcześniej dane były przepisywane ręcznie przez dział kadr.

Efekty wdrożenia:

• Liczba pól do wypełnienia spadła z 72 do 20
• Czas wypełniania dokumentów skrócił się z 1 godziny do 15 minut (czyli o 75%)
• Automatyczna walidacja danych i standaryzacja procesu zwiększyły dokładność i uwolniły czas działu kadrowego

Dziś zadania związane z zatrudnieniem zintegrowane są z szeregiem innych procesów HR. Budżetowanie wakatów, pełnomocnictwa, onboarding, wnioski o welcome pack czy odzież roboczą dla nowych pracowników – wszystkie procesy są zautomatyzowane i monitorowane w systemie. Integracja z systemami TETA czy ADManager zapewnia spójność i aktualność danych w całej infrastrukturze IT.

Kompleksowy, szyty na miarę system

Dziś sieć procesów w Answear spełnia potrzeby pracowników, managerów i działów kadr. Nowe rozwiązania powstają codziennie. Dzięki zaprojektowanym przez siebie rozwiązaniom Answear może szybko wdrażać nowe narzędzia, odpowiadając na potrzeby biznesu, a jednocześnie minimalizować ryzyko operacyjne i maksymalizować efektywność procesów wewnętrznych.

"Udało nam się wypracować skuteczny schemat działania, nasz zespół się powiększył i digitalizacja nabrała tempa. Nowe aplikacje powstają codziennie."

Karolina Wanat, BPM/RPA Application Lead w Answear

Zautomatyzuj procesy HR w swojej firmie i przekonaj się, jak bardzo przyspieszysz i usprawnisz realizację zadań. Skontaktuj się z naszym ekspertem i zobacz, jakie możliwości stoją przed Twoją firmą.