Jak Cursor  z Grupy OEX zbudował warstwę procesową wokół systemu ERP i skrócił rozliczanie zaliczek o 70% 

Gdy skala działania i rozproszenie zespołu wykraczają poza możliwości ERP

Wraz z rozwojem Cursora rosła skala operacji. Dziś firma obsługuje dziesiątki tysięcy transakcji i dokumentów kosztowych rocznie, współpracując z siecią ponad 1500 pracowników terenowych. Procesy, które sprawdzały się przy mniejszej skali, z czasem przestały zapewniać potrzebną efektywność i tempo działania.

Rozwiązanie: elastyczna warstwa procesowa zamiast rozbudowy ERP

Cursor świadomie zrezygnował z modyfikacji systemu ERP. Organizacja uznała, że system odpowiedzialny za kluczowe operacje finansowe i transakcyjne nie jest właściwym miejscem do zarządzania złożonymi obiegami dokumentów, które angażują wiele działów i wymagają częstych zmian.

ERP pozostał więc fundamentem operacji, a procesy, akceptacje i przepływ dokumentów przeniesiono do dedykowanej warstwy procesowej. Dzięki temu można je rozwijać i modyfikować bez zwiększania złożoności kluczowych systemów oraz bez ingerencji w środowisko, które musi działać nieprzerwanie. 

Cursor rozwija platformę WEBCON od 2014 roku. To, co zaczęło się jako wsparcie jednego procesu, dziś obsługuje szereg kluczowych procesów przedsiębiorstwa, jak wystawianie faktur sprzedaży, akceptacja wydatków, obieg faktur kosztowych, czy obsługa projektów realizacyjnych. Każdy kolejny obszar trafia do tego samego środowiska, zachowując spójność procesów i danych.

Niezależność działania również w terenie

Jednym z procesów, w których papierowy obieg dokumentów był szczególnie uciążliwy, było rozliczanie zaliczek przez pracowników terenowych.  Przy ponad 1 500 współpracownikach terenowych pracujących w całej Polsce oznaczało to dodatkowe czynności i wydłużał czas rozliczania. 

Dziś cały proces odbywa się cyfrowo, bezpośrednio ze smartfonu – od zakupu, przez akceptację, aż po księgowanie. Bez papieru i konieczności powrotu do biura. Zmiana uprościła codzienną pracę zespołów terenowych, a czas rozliczania zaliczek skrócił się o 70%.

“Dziś działamy w zintegrowanym, cyfrowym środowisku. Procesy są przejrzyste i w dużej mierze zautomatyzowane. Trudno uwierzyć, że jeszcze kilka lat temu wiele z nich opierało się na papierowych dokumentach."

Marta Towpik, CFO, OEX Cursor S.A.