Nie automatyzuj bałaganu: 5 lessons learned od praktyków cyfrowej transformacji

Zapytaliśmy praktyków o ich najważniejsze lekcje z cyfrowej transformacji. Spodziewaliśmy się rad o wybranych narzędziach, podejściach, architekturze rozwiązań. Jednak odpowiedzi były zupełnie inne.

Po pierwsze: ludzie

Możesz wdrożyć świetny system, ale jeśli nie zadbasz o to, by rzeczywiście pomagał ludziom w ich zadaniach, to nic się nie zmieni. Musisz rozumieć potrzeby biznesowe użytkowników, a oni muszą rozumieć, w jaki sposób nowe narzędzie im pomoże.

“Ludzie to piloci, technologia to tylko statek. Cyfrowa transformacja nie polega na pozbywaniu się ludzi, ale na zdejmowaniu z nich powtarzalnej pracy. Chodzi o to, by uwolnić ich czas na to, w czym maszyny wciąż są słabe, czyli: kreatywne myślenie, empatię i rozwiązywanie nieszablonowych problemów.”

Kilka osób napisało wprost o lęku i oporze przed zmianą. By tak skomplikowany projekt zakończył się sukcesem, trzeba dać zespołom przestrzeń na naukę – i na popełnianie błędów. Trzeba je włączyć w proces zmian, a nie postawić przed faktem dokonanym.

"Digitalizacja to w 20% technologia i w 80% zarządzanie zmianą."

Najpierw porządki, potem technologia

To zdecydowanie najczęstsza odpowiedź: technologia nie naprawi nieefektywnego procesu. Ona go tylko (i aż) przyspieszy.

“Automatyzacja nie rozwiązuje chaosu, tylko go potęguje. Najpierw trzeba uporządkować procesy, dopiero potem można je digitalizować”

Nie digitalizować chaosu – to też myśl często powtarzana przez naszych ekspertów na konferencjach branżowych czy webinarach.

Co ważne, w wielu przypadkach największą wartością usystematyzowania procesów było odkrycie niedoprecyzowanych kroków czy wyjątków. W wielu przypadkach okazywało się też, że wiedza o procesach spoczywała w rękach pojedynczych pracowników. Digitalizacja stworzyła warunki, w których uporządkowanie takich zadań stało się niezbędne.

Mała zmiana dziś buduje fundamenty na jutro

Kolejny wniosek, który pojawiał się w odpowiedziach wielokrotnie. Prosta automatyzacja, która już dziś przyspieszy fragment procesu, przyniesie firmie dużo więcej korzyści niż odkładanie wdrożenia na moment, w którym powstanie zaawansowane narzędzie.

“Często szukamy skomplikowanego narzędzia które znacząco zmieniłoby nasz proces, ostatecznie nie wprowadzając nic, zamiast wprowadzić coś małego co przez długi czas, pomimo małego wpływu, zrobiłoby dużo większą różnicę.”

Automatyzacja = przestrzeń na naukę

Jeden z uczestników opisał konkretny przypadek wdrożenia w branży meblarskiej. Jego zespół zautomatyzował wypełnianie formatek excelowych na podstawie danych z plikow PDF i warunków uzgodnionych z klientem. Automatyzacja przyspieszyła proces (z 3 godzin do 5 minut), ale co więcej – dała zespołowi przestrzeń na to, by ocenić efektywność całego procesu. Okazało się, że wykorzystywana platforma (marketplace) nie przynosiła oczekiwanych rezultatów.

“Bez automatyzacji dojście do tego samego wniosku zajęłoby około 7 miesięcy, co oznaczałoby dalsze funkcjonowanie z nadzieją, że podejmowane działania biznesowe są skuteczne. Projekt pokazał, że automatyzacja nie tylko zwiększa efektywność operacyjną, ale też pozwala szybciej wyciągnąć nieoczywiste wnioski jako efekt uboczny.”

Właściciel problemu musi być właścicielem rozwiązania

Bardzo ważny wątek, który wybrzmiewał w większości odpowiedzi: odpowiedzialność za wdrożenie.

"Właściciel problemu musi być właścicielem rozwiązania, a nie tylko zleceniodawcą."

Większość respondentów dochodziła do podobnego wniosku. Cyfrowa transformacja musi opierać się na zaangażowaniu dwóch stron: biznes musi brać udział we wdrożeniu, a IT musi odpowiadać za jakość i utrzymanie. Zmiany bez wkładu biznesowego będą pozbawione kluczowej perspektywy, a bez utrzymania IT prawdopodobnie będą użyteczne tylko przez chwilę.

“Biznes musi być zaangażowany we wdrożenie, a IT musi odpowiadać za jakość programu i jego utrzymanie. Program bez wkładu biznesowego będzie bezużyteczny, a bez utrzymania IT będzie użyteczny tylko przez chwilę.”