NEWSROOM

Rewolucja cyfrowa nie omija HR

Komentarz ekspercki: Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON
W erze powszechnej cyfrowej transformacji żaden obszar organizacji nie pozostaje nietknięty. Nie inaczej jest w przypadku zagadnień HR, które stają się podatnym gruntem dla innowacji i zmian. Wszystko po to, by wykorzystać technologię do automatyzacji powtarzalnych czynności, gromadzenia dokumentów czy weryfikacji danych, dając ludziom możliwość zajęcia się tym, co unikalne, ale też najbardziej korzystne dla działania firm.
Cyfryzacja HR z korzyścią dla… wszystkich
Digitalizacja procesów HR przynosi szereg istotnych korzyści. Z punktu widzenia pracownika intuicyjne rozwiązanie IT to m.in. szybsze procesowanie wniosków HR, łatwy dostęp do aktualnych danych osobowych, szkoleń oraz procedur wewnętrznych. Dla managera dobry system powinien z kolei stanowić źródło podstawowych informacji o pracownikach (dane z umów, nieobecności, delegacje) oraz przewodnik po tym, jak efektywnie wspierać zespół w rozwoju (szkolenia, cykliczny feedback). Beneficjentem jest też, a może przede wszystkim, sam zespół HR, który korzystając z systemu ma pod kontrolą zarówno dane dotyczące pracowników, ich rozwoju oraz repozytorium dokumentów, jak i same procesy czy komunikację z nimi związaną.
Na takim rozwiązaniu skorzysta właściwie cała firma. Dzięki automatyzacji zmniejsza się ryzyko ludzkich błędów, a rośnie efektywność i buduje silna marka nowoczesnego, idącego z duchem czasu pracodawcy. Wreszcie – czas to pieniądz. Wyobraźmy sobie, że dziesięciu specjalistów, których praca jest wyceniana na 250 PLN za godzinę, wypełnia przez 60 minut papierowe druki kadrowe. Łatwo policzyć koszt dla przedsiębiorstwa, a dziś takie dane w sposób automatyczny uzupełnić mogłaby cyfrowa aplikacja biznesowa. Szybsza komunikacja i niższe koszty związane z realizacją zadań z zakresu HR to realne oszczędności dla całej firmy.
Cyfrowa odpowiedź na wyzwania HR
Z każdą szansą wiążą się również wyzwania. Te w obszarze HR dotyczą np. stosunkowo nowego na gruncie polskim, hybrydowego modelu pracy. Od zespołów HR często oczekuje się wsparcia w ewidencjonowaniu pracy zdalnej, zachowaniu równowagi pomiędzy pracą z domu a tą w biurze, w utrzymaniu komunikacji i zaangażowania zespołu, zarządzaniu czasem pracy, wynikami i rozwojem oraz w zapewnieniu odpowiednich narzędzi i wsparcia dla pracowników zdalnych. Dziś działy HR muszą też umiejętnie zarządzać zmianami organizacyjnymi poprzez odpowiednie komunikowanie się z pracownikami, budowanie zaufania i zaangażowania, tworzenie planów ewaluacji, szkoleń i rozwoju oraz dostosowywanie procesów HR do nowych potrzeb i oczekiwań pracowników.
Cyfrowy świat oferuje szeroki wachlarz rozwiązań odpowiadających na te potrzeby. Istnieją systemy, które ewidencjonują czas pracy i usprawniają raportowanie wykonanych zadań, a także automatyczne przydzielanie tych nowych pomiędzy członków zespołu. Są też programy do dystrybucji dokumentów firmowych, które pozwalają sprawdzić, czy dany plik został zaakceptowany. Jeszcze inne wspierają procesy związane z całym tzw. twardym HR-em, takie jak np. proces rekrutacji, onboarding i offboarding, przetwarzanie i archiwizacja dokumentów, czy administracja tzw. e-teczki pracownika.
Niektóre firmy decydują się na wdrożenie wielu systemów IT, które adresują takie wyzwania. Z punktu widzenia rozwoju i późniejszego utrzymania, warto jednak rozważyć wybór jednej platformy do automatyzacji, która umożliwi budowę dedykowanych aplikacji pod każdy proces. Co jeszcze trzeba wziąć pod uwagę?
Nie ma dwóch takich samych procesów HR
W wielu firmach każdy proces jest jak osobna historia. Różnice występują na każdym poziomie – spółek i oddziałów zlokalizowanych często w różnych krajach, departamentów, a nawet stanowisk. Niuanse mogą dotyczyć liczby dodatkowych dni urlopowych, kwestii prawnych, przysługujących benefitów czy sposobu segregacji dokumentów (jak np. części A, B, C i D w e-teczce pracownika w Polsce). Możliwość pełnego dostosowania aplikacji, formularzy, struktury i notyfikacji jest w tym przypadku absolutną koniecznością. Dlatego tak kluczowe jest, aby wybrana do automatyzacji platforma była na tyle elastyczna, aby dopasować się do specyficznych dla danej branży i firmy procesów.
W dzisiejszym, zmiennym środowisku biznesowym aspektem kluczowym przy zarządzaniu zmianą i przygotowywaniu firmy na nowe, są perspektywy rozwoju narzędzia. Istotne, by platforma pozwalała na wprowadzanie zmian “na żywo”, w już uruchomionych i działających aplikacjach. I nie chodzi tu tylko o szybką zmianę uprawnień czy sposobu autoryzacji, ale przede wszystkim o szansę na rozbudowę procesu lub całkowitą jego modyfikację.
Należy też wspomnieć o możliwości integracji rozwiązania z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak np. ERP, systemy finansowo-ksiegowe, platformy szkoleniowe czy rozwiązania obsługujące rekrutacje. Włączenie platformy w spójny ekosystem IT pozwoli na automatyczną wymianę danych pomiędzy systemami i zapewni firmie płynność operacyjną.
I w końcu – wprowadzenie nowoczesnych technologii i praktyk wymaga holistycznego podejścia oraz zaangażowania całej organizacji. Obszar HR powinien być traktowany jako jeden z priorytetów w drodze do transformacji cyfrowej i otrzymać odpowiednie zasoby w tym zakresie. Na szczęście dobrze dobrane technologie już teraz z powodzeniem wspierają dialog pomiędzy biznesem i specjalistami IT. Pozwalają też na szybkie dostarczenie aplikacji biznesowych które, początkowo może nie są idealne, ale natychmiastowo adresują potrzeby pracowników. A ci mogą je testować w swojej codziennej pracy, zgłaszać propozycje zmian i dzięki temu stale rozwijać.
Wzięcie pod uwagę powyższych aspektów to pewność, że firma otrzyma rozwiązanie, które nadąży za jej rozwojem i, jako realne wsparcie, przyniesie wartość dla organizacji na długie lata.

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

 

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

 

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb.

Kontakt

Napisz do nas
Nasze biura:

© WEBCON 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone | Polityka prywatności

top