NEWSROOM

Jak przymus przekuć w korzyści?
O wyzwaniach, szansach
i sposobach na KSeF

Komentarz ekspercki – Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w Webcon
Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Możemy bezpiecznie założyć, że przedsiębiorcy otrzymali kilka dodatkowych miesięcy, podczas których mogą przygotować się do wdrożenia. Czy to jednak dużo? Nie dla wszystkich, biorąc pod uwagę wyzwania, jakie niesie za sobą reforma. Z drugiej edycji raportu WEBCON, polskiego dostawcy elektronicznego obiegu dokumentów „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”* wynika, że co trzecia firma nie wykonała jeszcze żadnego kroku w kierunku wdrożenia. Jakie wyzwania i szanse stoją przed przedsiębiorcami? I jak wdrożyć KSeF w firmie tak, by skorzystać na tej zmianie?
Stan przygotowania polskich firm na Krajowy System e-Faktur
Badania WEBCON pokazują, że tylko 20 proc. przedsiębiorstw w Polsce dysponuje systemem finansowo-księgowym gotowym na KSeF. Na drogę modernizacji weszło 25 proc. firm, które rozpoczęły przygotowania do integracji z rządowym rozwiązaniem. Z drugiej strony, aż 32 proc. organizacji nie wykonało jeszcze żadnych kroków w związku z reformą. Pozostali ankietowani (23 proc.) nie potrafią określić, czy ich firma rozpoczęła przygotowania do KSeF i na jakim jest ono etapie.
Biorąc pod uwagę wielkość firmy, teoretycznie to duże organizacje są na najlepszej drodze do KSeF. 49 proc. przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 pracowników i 55 proc. średniej wielkości przedsiębiorstw połączyło już swój system finansowo-księgowy z KSeF lub przygotowuje się do tego. Najwięcej do nadrobienia mają najmniejsi – firmy zatrudniające do 9 pracowników. Prawie połowa badanych mikroprzedsiębiorstw nie zrobiła nic w kierunku wdrożenia, a 20 proc. nie ma wiedzy w temacie reformy sposobu fakturowania.
Wyzwaniem technologia i koszty
Wyniki badania pokazują, że firmy widzą największe wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w podobny sposób, jak w 2022 roku, kiedy pytaliśmy o nie w pierwszej edycji raportu WEBCON. Przedstawiciele wielu branż – handlowej, usługowej, produkcji, budownictwa, logistyki i IT zgodnie wskazują, że największym wyzwaniem jest dla nich dostosowanie do nowych przepisów wewnętrznych procedur i narzędzi w zakresie fakturowania. Wskazało na to 44 proc. respondentów, o 2 p.p. więcej niż w 2022 roku. Co ciekawe, wielkość organizacji niekoniecznie ma znaczenie. Niezależnie od tego, czy firma zatrudnia do 9, czy ponad 250 pracowników, dostosowanie narzędzi i procedur do nowych regulacji wciąż pozostaje największą obawą. W dużych firmach wskazało tak 47 proc., w mikro 42 proc.
Na drugim miejscu badani obawiają się konieczności przeprowadzenia szkoleń dla pracowników związanych z reformą, a na trzecim – dodatkowych kosztów.
Druga strona medalu – mocne strony rządowego rozwiązania
Nie tylko wyzwania, ale i korzyści stoją przed polskimi przedsiębiorcami. Dzięki cyfryzacji obiegu faktur nie trzeba już będzie drukować ani przesyłać dokumentów kosztowych pocztą tradycyjną, a także ręcznie rejestrować faktur, co znacznie przyśpieszy ich przetwarzanie. Jednocześnie każda umieszczona w systemie faktura będzie musiała być w odpowiedni sposób ustandaryzowana. To całkiem sporo zalet, ale które z nich zdaniem przedsiębiorców są najistotniejsze?
Największe korzyści związane z KSeF zdaniem polskich firm to jednolity wzór faktur (32%) oraz automatyzacja i standaryzacja procesu fakturowania (31%). Coraz więcej przedsiębiorców zaczyna też doceniać nowe regulacje za ułatwienie codziennego procesu fakturowania i przyśpieszenie cyfryzacji (po 28%).

„Na te zalety wskazywały szczególnie duże firmy i takie, które procesują największą liczbę faktur miesięcznie. To dobry znak, który świadczy o tym, że firmy zaczynają rozumieć zalety cyfrowej transformacji procesów biznesowych. Mimo odwołania obowiązku KSeF w 2024 roku wiele organizacji założyło już w budżecie na ten rok pracę nad elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD) i rozpocznie jego wdrożenie. W efekcie do czasu wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF firmy zdążą się już dobrze do niego przygotować i dostrzegać pozytywne efekty zmian ” – komentuje Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON.

Jak rozgryźć KSeF, czyli czym kierować się przy wyborze platformy EOD
Poza 20 procentami przygotowanych firm, przed potrzebą dostosowania procedur stoją zarówno organizacje, które jeszcze nie wdrożyły narzędzia do elektronicznego obiegu faktur, jak i po części te, które już korzystają z takich systemów. W pierwszym przypadku firmy będą musiały zaopatrzyć się w odpowiednią platformę, wdrożyć ją i przeszkolić z jej obsługi swoich pracowników. Wybrane narzędzie będzie musiało oczywiście posiadać możliwość integracji z samym rządowym systemem e-faktur, ale też z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie. Organizacje, które już korzystają z narzędzi do elektronicznego obiegu faktur, muszą z kolei upewnić się, że ich system jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie będzie on kompatybilny, staną przed koniecznością odnalezienia „warstwy pośredniej”, czyli narzędzia, które połączy ich system finansowo-księgowy z rządową platformą.

„Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur to dla przedsiębiorstw okazja do analizy procesów i ich reorganizacji, a w efekcie do usprawnienia i zwiększenia efektywności. Wybierając EOD warto postawić na rozwiązanie, które wesprze te działania. Platforma powinna być przede wszystkim na tyle elastyczna, aby dopasować się do specyficznych dla danej branży i firmy procesów, ale też kolejnych, nowych regulacji, czy rynkowych zmian bez generowania dodatkowych kosztów. Kluczowym aspektem dla myślących o kompleksowej transformacji cyfrowej będzie również uniwersalność platformy. Jeśli za jej pomocą można zoptymalizować nie tylko obieg faktur, ale też inne, kluczowe dla działania firmy procesy, takie narzędzie staje się inwestycją w rozwój” – dodaje Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON.

Wzięcie pod uwagę powyższych aspektów to pewność, że firma otrzyma rozwiązanie, które jako realne wsparcie, przyniesie wartość dla organizacji na lata, nie tylko w kontekście obowiązku KSeF.
*W badaniu ankietowanych zostało 331 osób zarządzających przedsiębiorstwami lub zajmujących się księgowością i finansami. Badanie miało zasięg ogólnopolski. Struktura została dobrana według uśrednionego udziału w zatrudnieniu i PKB. Dane zebrano metodą CAWI w dniach 16-21 listopada 2023 roku. Pełne wyniki badania dostępne pod adresem: https://webcon.com/pl/raport-czy-polskie-firmy-sa-gotowe-na-ksef/

Skontaktuj się z nami

Czy chcesz dowiedzieć się jak wspieramy naszych klientów?

 

Umów się na indywidualne demo platformy lub opowiedz nam o swoich potrzebach biznesowych, a my powiemy Ci, jak możemy je zaadresować.

 

Poznaj opinie naszych klientów i dowiedz się, dlaczego wybrali właśnie WEBCON BPS

WEBCON jest producentem WEBCON BPS – platformy low-code klasy BPM (Business Process Management). To idealne rozwiązanie zwłaszcza dla dużych firm i korporacji, szukających systemu workflow do elektronicznego obiegu dokumentów czy digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. WEBCON BPS umożliwia szybkie budowanie aplikacji biznesowych bez kodowania. Pozwala również na – elastyczne i z natychmiastowym efektem – dostosowywanie ich do zmieniających się potrzeb.

Kontakt

Napisz do nas
Nasze biura:

© WEBCON 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone | Polityka prywatności

top