Punerea în funcțiune a unui sistem de management al proceselor de afaceri poate fi un efort dificil de realizat pentru orice companie. Configurarea unui sistem BPM necesită mult timp și efort și nu trebuie făcută niciodată în grabă, indiferent cât de repede ar dori o companie ca aceste noi sisteme și modificări să fie puse în aplicare. Mai jos, vom discuta exact ce este managementul proceselor de afaceri, cum afectează o afacere și de ce înseamnă că lumea trebuie să aibă un plan clar și concret înainte de a introduce aceste noi procese și îmbunătățiri.
Ce este implementarea BPM?
În cea mai simplă formă, implementarea sistemului BPM se referă la integrarea proceselor care acționează ca „ADN” al afacerii sau companiei tale. Aceasta poate include lucrurile pe care le face afacerea ta, cum le face, dar și identificarea zonelor de îmbunătățire sau schimbare. Găsirea acestor îmbunătățiri într-o structură de lucru existentă permite companiilor să maximizeze valoarea generată de implementarea noii tehnologii. În plus, BPM se referă atât la disciplina despre modul în care gestionăm diferite procese de workflow, cât și la soluțiile IT utilizate pentru realizarea acestor procese.
Deoarece aici sunt atât de multe în joc, este important să înțelegi clar care procese necesită îmbunătățiri înainte de a face orice implementare. Companiile trebuie să se obișnuiască cu ideea de a se gândi mai întâi la ceea ce se întâmplă și abia apoi pot evalua ce date și servicii ar putea fi implicate pentru a obține aceste rezultate dorite. Astfel, o platformă sau un sistem BPM ajută semnificativ atât în planificarea, cât și în implementarea acestor noi procese.
Ce este un software BPM?
Software-ul de management al proceselor de business poate fi definit ca o soluție la diferite probleme și provocări cu care se confruntă întreprinderile de astăzi, mai ales că sistemele IT noi continuă să apară în fiecare zi. Aceste sisteme software ajută la gestionarea proceselor de afaceri și oferă o oportunitate de a automatiza sarcinile de zi cu zi și logica proceselor. Software-ul BPM permite cu ușurință unei afaceri să proiecteze, să modeleze, să execute, să automatizeze și să își îmbunătățească sarcinile de zi cu zi.
Iată câteva dintre beneficiile unui sistem BPM care va aduce plus valoare organizației tale:
- Eficiență - Software-ul BPM îți oferă o imagine clară a workflow-urilor, astfel încât să-ți poți direcționa mai bine resursele, să identifici redundanțele sau deficiențele și, în general, să ai operațiuni mai eficiente, cu o productivitate crescută.
- Managementul proceselor - Având o imagine de ansamblu detaliată a workflow-urilor tale vei putea folosi sistemul BPM pentru a lua decizii informate despre cum să gestionezi și să delegi sarcini, ceea ce îți oferă o vizibilitate și un control îmbunătățit asupra afacerii tale.
- Competitivitate - Sistemul tău îți va permite să ajustezi strategic workflow-urile și să crești agilitatea operațională generală, sporindu-ți astfel avantajul competitiv și pregătindu-te să te adaptezi la schimbările pieței.
Checklist pentru planul de Business Process Management
Un plan de management al proceselor de business poate face minuni atunci când implementează noi procese și tehnologii, deoarece oferă o bază de extindere și ajută la clasificarea coerentă a fiecărui proces nou. Iată o listă de verificare care poate ajuta la elaborarea oricăror planuri pentru un sistem BPM, astfel încât să poți găsi software-ul perfect pentru întreprinderea ta și să aduci aceste modificări fără întreruperi sau pierderi de venituri:
- Alege cu atenție o nouă platformă BPM - Cu atât de multe sisteme BPM diferite, este nevoie de timp pentru a afla care platformă se potrivește cel mai bine nevoilor tale. De asemenea, este important să reții că nu toate platformele oferă aceeași flexibilitate, iar unele nu permit modificarea aplicațiilor atunci când este necesar. Folosește acest lucru în avantajul tău, derulează cercetări amănunțite și decide asupra unei platforme care este atât ușor de utilizat, cât și ușor de implementat, pentru a te scuti de problemele operaționale și timpii de nefuncționare suplimentari.
- Alege un Process Owner - Identificarea unui nou Process Owner este crucială pentru orice implementare de succes a managementului procesului de afaceri. Alege pe cineva care este responsabil și pe care să te poți baza pentru a gestiona în mod corespunzător toate procesele și datele noi. În acest fel, poți aduce în mod eficient aceste schimbări printr-o singură sursă de renume, fără a complica operațiunile altor angajați sau membri ai echipei.
- Identificați prioritățile workflow-urilor - La fel ca atunci când testezi un proces preliminar, este important să ai un obiectiv clar înainte de a declanșa workflow-urile. Identifică prioritățile și vino cu un obiectiv specific pe care vrei să-l atingi înainte de a încerca să îți îndeplinești toate obiectivele de implementare. În acest fel, poți înțelege datele din procesele anterioare și poți înțelege cât timp te poți aștepta să dureze fiecare workflow.
- Înțelege istoricul proceselor - Nu presupune niciodată nimic atunci când creezi worfklow-uri într-un sistem BPM. În schimb, înțelege istoria acestor procese și modul în care au fost gestionate înainte de această nouă implementare. În acest fel, Process Owner-ul poate decide ce poate fi automatizat pentru a evita dificultățile pe care le creează procesele manuale. Ia în considerare diagramarea workflow-ului pentru a realiza această sarcină.
- Digitalizează primul proces - Nu este niciodată recomandat să implementezi un sistem BPM dintr-o singură mișcare. În schimb, alege un singur proces pentru a începe. Este greu și consuma mult timp să creezi imediat soluția „perfectă”. În schimb, concentrează-te pe crearea MVP (Produs minim viabil), rulează-l, lasă utilizatorii să-l testeze și apoi intră în faza de îmbunătățire continuă.
- Antrenează utilizatorii - Ia în considerare efectuarea unui test pilot pentru a înțelege modul în care un sistem BPM va afecta procesul tău de business și utilizează-l pentru a instrui toți utilizatorii cu diferitele modificări. Deoarece fiecare participant este responsabil în timpul acestui proces de implementare, acordă acest timp pentru a-ți instrui personalul, a organiza ateliere și a evalua la ce se poate aștepta fiecare persoană pe parcurs.
- Evaluează rezultatele și ajustează în consecință - Acum că sistemul tău BPM este în funcțiune, privește înapoi la modul în care a fost realizat planul de management al procesului de business și evaluează rentabilitatea investiției pe care o cauți. Fie că este vorba de utilizarea KPI-urilor pentru a defalca datele sau pur și simplu de a observa dacă anumite obiective au fost sau nu îndeplinite, nu-ți fie teamă să modifici procesele până când simți că acest nou sistem BPM este cât se poate de perfect.
La WEBCON, oferim o platformă de automatizare a proceselor de afaceri low-code ca soluție BPM eficientă. Această platformă permite companiilor să creeze aplicații, să eficientizeze procesele și să accelereze transformarea digitală prin fiecare pas de implementarea BPM. Pentru mai multe informații despre serviciile noastre, contactează-ne astăzi.
