Von 1 Stunde auf 15 Minuten.
Wie Answear seine HR-Prozesse beschleunigt hat
Answear hat sein HR-Management transformiert, Prozesszeiten verkürzt und dem Team Zeit zurückgegeben. 8 Tage dauert die Verlängerung von Krankenversicherungspaketen jetzt – früher waren es 21. Neue Mitarbeitende füllen ihre Onboarding-Unterlagen in 15 Minuten aus, statt in einer Stunde. Bei einem Unternehmen mit 2.200 Beschäftigten summiert sich das schnell.
kürzere Bearbeitung bei Gesundheitspaketen
schnellere Erstellung von Mitarbeiterdokumenten
der Lösungen intern entwickelt
"Wir haben uns entschieden, unsere Lösungen auf der WEBCON-Plattform zu erweitern. Vor allem, weil wir das System und seine Möglichkeiten bereits kannten. Die Datensicherheit unserer Mitarbeitenden war uns ebenso wichtig, und wir wussten, dass die Plattform auch das leisten würde."
Karolina Wanat
BPM/RPA Application Lead bei Answear
Skalierung und spezifische Anforderungen
Answear führte 2016 die ersten Prozesse auf WEBCON ein und startete mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Plattform überzeugte, weshalb WEBCON 2022 auch bei der Einführung eines neuen HR-Systems die erste Wahl war. Das Ziel: die vollständige Digitalisierung der Prozesse.
Die Herausforderung
Answear ist ein komplexes Unternehmen. Der Bedarf an HR-Digitalisierung geht weit über das hinaus, was Standardlösungen leisten können.
WARUM WEBCON?
Answear kannte die Möglichkeiten der Plattform und vertraute darauf, dass sie den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und die Mitarbeiterdaten sicher hält.
Schnelle Ergebnisse ab dem ersten Einsatz
Der erste HR-Prozess, der live ging, war die Verlängerung von Krankenversicherungspaketen. Da über die Hälfte der Belegschaft in LuxMed-Paketen versichert ist, betrifft das mehr als 1.000 Personen. Die manuelle Datenerfassung, der Versand von Benachrichtigungen und die Eingabe in TETA nahmen zuvor 21 Tage in Anspruch. Nach der Automatisierung:
- Paketdaten werden automatisch importiert
- Benachrichtigungen und Erklärungen werden ohne HR-Beteiligung versendet
- Erfasste Daten fließen direkt in TETA ein
Ergebnis
Die Prozesszeit sank von 21 auf 8 Tage – eine Reduktion um 62 %.
Schnellere Einstellungen: Dokumente in 15 Minuten statt in einer Stunde erledigt
Das Vorzeigeprojekt war der Einstellungsprozess. Eine Rekrutierungsanfrage löst automatisch einen Einstellungs-Workflow aus, wobei die Daten der Kandidaten in die finale Bewerbung übernommen werden. Sobald ein neuer Mitarbeitender startet, erstellt das System automatisch dessen Konto in ADManager, sodass er sich bereits am ersten Tag anmelden und direkt seine Unterlagen ausfüllen kann. Diese fließen unmittelbar in TETA ein. Zuvor musste die HR-Abteilung alles manuell neu erfassen.
Rergebnisse:
- 52 weniger auszufüllende Felder im Rekrutierungsformular – von 72 auf nur noch 20
- Dokumentenerstellung verkürzt von 1 Stunde auf 15 Minuten (das sind 75 % weniger).
- Automatische Datenvalidierung und standardisierte Prozesse verbesserten die Datenqualität und setzten Zeit das HR-Team frei.
Heute ist die Einstellung mit einer Reihe weiterer HR-Prozesse verknüpft. Personalbedarfsplanung, Genehmigungen, Onboarding, Anfragen für Willkommenspakete und Arbeitskleidung für neue Mitarbeitende – alles automatisiert und im System erfasst. Integrationen mit TETA und ADManager sorgen für konsistente und aktuelle Daten in der gesamten IT-Umgebung.
Ein maßgeschneidertes, umfassendes System
Heute dient das Prozessnetzwerk bei Answear Mitarbeitenden, Führungskräften und der HR-Abteilung gleichermaßen. Neue Lösungen gehen täglich live. Durch die interne Entwicklung kann Answear neue Tools schnell einführen, auf geschäftliche Anforderungen zeitnah reagieren und das operative Risiko gering halten, während gleichzeitig mehr aus den internen Prozessen herausgeholt wird.
“Wir haben eine effiziente Arbeitsweise entwickelt, unser Team ist gewachsen und die Digitalisierung hat an Tempo gewonnen. Neue Anwendungen gehen heute täglich live"
Karolina Wanat, BPM/RPA Application Lead bei Answear
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Answear ist ein führender Multibrand-Onlineshop für Mode und in 12 europäischen Märkten vertreten. Das Unternehmen beschäftigt 2.200 Mitarbeitende, führt über 700 Marken und mehr als 200.000 Produkte und nutzt die WEBCON-Plattform seit 2016.
Branche
Einzelhandel / E-Commerce
Anwendungsfall
HR-Automatisierung
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