Tage statt Wochen: 100 Anwendungen, die ECHO Investment verändert haben

Von verstreuten Daten…

Das Geschäftsmodell von ECHO Investment basiert auf einem langen Entwicklungszyklus: Vom Grundstückskauf bis zur Übergabe der Einheiten vergehen rund 5 Jahre. Der Gewährleistungsservice läuft danach bis zu 10 Jahre nach Inbetriebnahme des Gebäudes weiter.

Je länger die Projekte und je mehr Investitionen parallel liefen, desto wichtiger wurde die Effizienz der Organisation. Drei Hauptfaktoren standen dem im Weg:

• Verstreute Daten. Informationen kamen aus vielen Quellen: einer Vielzahl kleiner, lokaler IT-Lösungen und Hunderten von Excel-Tabellen.
• Keine Prozessstandards. Abläufe und Best Practices waren bestenfalls auf Papier dokumentiert.
• Silo-Denken. Die Organisation war in Silos aufgeteilt. Jedes wollte seine Daten auf eigene Weise verwalten, gleichzeitig kämpften alle mit der Kommunikation untereinander.

…zu einer stimmigen, digitalen Arbeitsumgebung

ECHO Investment begann 2017 mit der Digitalisierung seiner Prozesse, als die wachsende Größe der Investitionen die Grenzen verstreuter Daten offenlegte: Informationen waren uneinheitlich und schwer aktuell zu halten.

Der Durchbruch war die Entscheidung, eine integrierte Prozessumgebung aufzubauen und das Business in die Gestaltung der Lösungen einzubeziehen.

„Um Dutzende dedizierte Anwendungen zu bauen, die unsere spezifischen Prozesse abbilden, mussten wir eine Plattform finden, mit der wir Anwendungen in Serie produzieren, einfach verwalten und schnell ändern können, wann immer das Business es verlangt. WEBCON ermöglicht es uns, unsere Digitalisierungsstrategie genau nach diesen Vorgaben umzusetzen."

Paweł Hołdak, Partner & Digital Transformation Leader bei bpmRiders

4 Säulen der digitalen Transformation bei ECHO Investment

Der Umfang des Projekts erforderte eine klare Strategie. Das Unternehmen definierte vier Säulen der digitalen Transformation und wandte sie konsequent in jeder Phase der Arbeit an:

1. Alles muss digital sein — Daten, Praktiken, Wissen — alles.
2. Alles muss integriert sein — Man kann es sich nicht leisten, Daten manuell zu verschieben oder viele einzelne Lösungen zu pflegen. Es braucht eine integrierte Business-Process-Plattform mit einem einzigen Datenmodell.
3. Alles wird sich verändern — Was auf der Plattform gebaut wird, muss einfach zu korrigieren, anzupassen und weiterzuentwickeln sein.
4. Alles muss partizipativ sein — Wichtige Business- und IT-Anwender:innen sind in das Digitalisierungsprojekt eingebunden und arbeiten zusammen.

Business-Bedürfnisse im Zentrum der Transformation

Jede Organisation, die ihre Prozesse digitalisieren will, steht vor einer ähnlichen Entscheidung. Der erste Weg ist ein Standardsystem von der Stange. Der zweite ist der schrittweise Aufbau maßgeschneiderter Lösungen. ECHO Investment hat sich bewusst für den zweiten Weg entschieden.

„Systemreife ist etwas völlig anderes als organisatorische Reife. Ein Standardprodukt in einer Organisation auszurollen, die gerade erst mit technologischen Implementierungen beginnt und erst lernt, was Digitalisierung bedeutet, ist eine völlig andere Situation, als dies in einer Organisation zu tun, die in die nächste Stufe ihrer digitalen Transformation eintritt."

Agata Skowrońska-Domańska, Vizepräsidentin des Vorstands und CFO bei Archicom

Diese Entscheidung erforderte eine neue Arbeitsweise. Statt für jeden Bedarf separate Tools zu suchen, zu kaufen und einzuführen, musste sich das Unternehmen darauf vorbereiten, Anwendungen selbst zu bauen — durch das Zusammenspiel von Business und IT. Dafür griff es auf zwei Strategien zurück.

„Als uns klar wurde, wie viele Bereiche der Organisation wir unterstützen mussten, wie viele Anwendungen wir liefern und anschließend pflegen mussten, hat das unseren Ansatz komplett verändert. Statt einzelne Lösungen zu suchen, zu bewerten, zu kaufen und einzuführen, mussten wir die Organisation darauf vorbereiten, die benötigten Anwendungen durch das Zusammenspiel von Business und IT-Abteilung selbst zu bauen."

Paweł Hołdak, Partner & Digital Transformation Leader bei bpmRiders

Fusion Team: unterschiedliche Kompetenzen, ein gemeinsames Ziel

Die gewählte Strategie konnte nur unter einer Bedingung funktionieren: Das Business durfte nicht nur Empfänger fertiger Lösungen sein. Es musste sie mitgestalten. Dafür stellte die Organisation multidisziplinäre Teams zusammen, um einzelne Prozesse zu digitalisieren. Jedes Team brachte eine Fachperson aus dem Business, eine IT-Fachperson, einen WEBCON-Berater und eine Projektleitung zusammen. Das waren die Fusion Teams.

Citizen-Assisted Development: ein Rezept, um das Business einzubinden

Designer Desk und der Citizen-Assisted-Development-Ansatz machten es möglich, das Business direkt einzubeziehen. Das Unternehmen identifizierte seine Champions: Anwender:innen, die sich durch proaktives Verhalten auszeichnen, die Rolle der Plattform in der Digitalisierung verstehen und offen für Zusammenarbeit sind.

Nach nur einer 3-stündigen Schulung gestalteten diese Champions bereits Formulare in Designer Desk, beschrieben die Prozesslogik und definierten Workflows. Das Ergebnis war ein Anwendungsprototyp, den die IT-Abteilung anschließend weiterentwickelte. Jede auf diese Weise gebaute Anwendung ist in die Umgebung von ECHO integriert.

Das System — ein Nebenprodukt der Reife

Über 6 Jahre hat die Organisation mehr als 100 Anwendungen eingeführt, die verschiedene Geschäftsbereiche unterstützen. Darunter Anwendungen für die Verwaltung von Bauprojekten, Projektbudgets und Back-Office-Prozesse. Verändert hat sich dabei nicht nur die Geschwindigkeit, mit der Lösungen geliefert werden, sondern auch die Reife der Organisation.

„Am Anfang waren unsere Prozesse weniger organisiert und stützten sich auf manuelle Berichte. Heute haben wir ein deutlich besser integriertes und effizienteres System, das uns in jedem Aspekt unserer Tätigkeit unterstützt. Unser Ausschreibungsteam hat beispielsweise berechnet, dass sich durch den gesamten Ausschreibungsprozess in einer Anwendung die Produktivität um 20 % gesteigert hat."

Agata Skowrońska-Domańska, Vizepräsidentin des Vorstands und CFO bei Archicom

Binden Sie das Business in Ihre digitale Transformation ein

Beziehen Sie das Business in den Bau von Anwendungen ein und erleben Sie, wie sich Ihre Organisation dadurch verändert.

„Die IT versteht die geschäftliche Realität und die Ziele besser. Auch das Business versteht die technologischen Herausforderungen besser. Menschen haben angefangen, klüger zu arbeiten. Dadurch ist das Unternehmen insgesamt klüger geworden."

Agata Skowrońska-Domańska, Vizepräsidentin des Vorstands und CFO bei Archicom

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