Warum Integrationen den Erfolg der Prozessautomatisierung bestimmen

Wenn Sie ein mittelständisches oder großes Unternehmen führen, laufen Ihre Prozesse nicht innerhalb eines einzigen Systems ab. Unterschiedliche Geschäftsbereiche arbeiten mit unterschiedlichen Anwendungen. Ein Dokument kann beispielsweise im ERP-System entstehen, einen Genehmigungsworkflow durchlaufen und anschließend in einem anderen System archiviert werden. Fehlt die Verbindung zwischen diesen Systemen, verlangsamt das Abläufe, erhöht die Fehleranfälligkeit und erschwert den Überblick über den gesamten Prozess.

Die meisten Unternehmen benötigen kein weiteres Integrationstool. Sie benötigen eine Prozessebene, die mit den vorhandenen Systemen zusammenarbeitet, Daten dort nutzt, wo sie gespeichert sind, sie im Kontext eines Geschäftsprozesses verarbeitet und sie an der nächsten Stelle wieder zur Verfügung stellt. Ein gutes Beispiel ist die ERP-Erweiterung durch Prozessanwendungen. SAP oder Microsoft Dynamics übernehmen weiterhin Transaktionen und Stammdatenverwaltung. Genehmigungen, Ausnahmen, bereichsübergreifende Workflows oder dokumentenintensive Prozesse, für die ein ERP-System ursprünglich nicht ausgelegt wurde, laufen dagegen auf einer Prozessplattform, die Daten bei Bedarf aus dem ERP liest und wieder dorthin zurückschreibt. Die Daten bleiben dort, wo sie hingehören. Der Prozess läuft dort, wo er am sinnvollsten ist.

Das funktioniert jedoch nur, wenn die Integrationsschicht von Anfang an Bestandteil der Plattform ist und nicht nachträglich ergänzt wird.

Realität in der IT: Integrationen sind aufwendig zu entwickeln und noch aufwendiger zu warten

Nicht jedes System lässt sich einfach integrieren. Manche stellen moderne APIs bereit. Andere bieten einen SOAP-Service aus dem Jahr 2009 und überlassen Ihnen den Rest. Legacy-Systeme ermöglichen unter Umständen nur den Zugriff auf Datenbankebene. Und jede neue Integration, die Sie erstellen, muss langfristig gewartet werden.

Multiplizieren Sie das mit den Dutzenden Systemen, die in einem Unternehmen im Einsatz sind. Es entsteht ein Netzwerk aus Punkt-zu-Punkt-Integrationen. Jede wurde etwas anders entwickelt, jede wird von der Person betreut, die sie ursprünglich erstellt hat, und jede ist anfälliger, als den meisten lieb ist.

IT-Teams haben bereits heute genug zu tun. Sie brauchen einen Ansatz, der Integrationen beherrschbar macht, Governance unterstützt und so viel Self-Service wie möglich bietet, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren.

So integriert WEBCON andere Systeme

WEBCON ist eine Plattform für Business Process Automation, mit der Unternehmen Business Process Applications entwickeln und betreiben können. Da diese Anwendungen Daten aus anderen Systemen benötigen, verfügt die Plattform über eine native Integrationsschicht, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

In der Praxis funktioniert das so: Power User erstellen in WEBCON Datenmodelle, die definieren, wie Informationen zwischen Prozessanwendungen und externen Systemen ausgetauscht werden. Diese Datenmodelle bilden die Verbindung. Sie entwickeln beispielsweise eine Anwendung zur Genehmigung von Bestellungen, die Lieferantendaten aus Ihrem ERP-System bezieht. Oder einen Workflow für das Vertragsmanagement, der Kundendaten aus Ihrem CRM liest. Oder einen Onboarding-Prozess, der Benutzerkonten über Active Directory bereitstellt. Die Integration ist Bestandteil der Anwendung und kein separates Projekt.

Die Plattform ermöglicht die Low-Code-Konfiguration von Verbindungen zu einer Vielzahl von Datenquellen, darunter Microsoft SQL Server, Active Directory, REST- und SOAP-Webservices sowie SharePoint, ebenso wie zu Geschäftsanwendungen wie SAP, IFS, Microsoft Dynamics, enova365, Symfonia ERP, TETA Constellation und vielen weiteren - unabhängig davon, ob es sich um Standardlösungen oder individuell entwickelte Systeme handelt.

Power User können zusätzlich eigene Datenmodelle und Integrationen erstellen, die über die standardmäßig verfügbaren Möglichkeiten hinausgehen. Wenn Ihr System seine Daten über einen gängigen Standard bereitstellt, kann WEBCON damit arbeiten.

Eine Integrationsarchitektur, die Wiederholungen vermeidet

Die erste Verbindung zu erstellen ist das eine. Sie über verschiedene Umgebungen, Mandanten und Systemaktualisierungen hinweg zuverlässig zu betreiben, das andere. Genau hier spielt die Integrationsarchitektur von WEBCON ihre Stärken aus.

Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen

Wenn Sie eine Prozessanwendung entwickeln, die mit Ihrem ERP-System verbunden ist, soll Ihre Entwicklungsumgebung selbstverständlich nicht auf Produktivdaten zugreifen. WEBCON übernimmt diese Zuordnung automatisch. Wenn Sie eine Anwendung von der Entwicklungs- über die Test- bis in die Produktivumgebung übertragen, verbindet die Plattform die Datenquellen automatisch mit der jeweils passenden Umgebung. Ihre Entwicklungsanwendung greift auf die ERP-Testumgebung zu, Ihre Produktivanwendung auf das Live-System. Eine manuelle Neukonfiguration bei jeder Bereitstellung ist nicht erforderlich.

Änderungen werden in den entsprechenden Umgebungen umgesetzt

Mehrere Geschäftseinheiten

Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern oder Tochtergesellschaften tätig ist, arbeiten Sie wahrscheinlich mit mehreren Active Directory-Domänen und mehreren ERP-Instanzen. Die deutsche Niederlassung nutzt SAP, die Unternehmenszentrale Microsoft Dynamics und die britische Niederlassung ein anderes System. WEBCON unterstützt Active Directory-Forests und föderierte Domänen mit intelligentem Caching für schnelle Antwortzeiten. Noch wichtiger ist, dass Integrationsaufrufe anhand des Geschäftseinheitenkontexts des angemeldeten Benutzers weitergeleitet werden. Ruft ein Benutzer in der Unternehmenszentrale beispielsweise eine Lieferantenliste ab, greift WEBCON auf einen SAP-Webservice zu. Stammt dieselbe Anfrage aus einer Niederlassung, werden die Daten aus einer SQL-View von Dynamics AX abgerufen. Dieselbe Prozessanwendung, dieselbe Benutzererfahrung, unterschiedliche Backend-Systeme. Einmal konfiguriert, zentral verwaltet.

Die Plattform für externe Systeme öffnen

Mit Version 25 wurde die User Defined API (UDA) eingeführt. Sie ermöglicht es WEBCON-Beratern und Power Usern, Integrationsendpunkte direkt im Designer Studio zu erstellen. Keine komplexen JSON-Strukturen, keine OAuth-Herausforderungen und kein Engpass durch Entwickler. Sie vergeben einen Namen für den Endpunkt, definieren die eingehenden und ausgehenden Daten, und die Plattform erstellt die OpenAPI-Dokumentation automatisch. Externe Systeme nutzen den Endpunkt wie jede andere standardisierte REST-API. UDA unterstützt drei Betriebsarten: das Auslösen von Automatisierungen, die Arbeit mit Workflow-Instanzen und die Bereitstellung von Datenquellen.

Unternehmen mit erfolgreichen Prozessen haben zuerst ihre Integrationen richtig umgesetzt

GTX Service, ein Unternehmen, das Reparaturservices in acht Märkten verwaltet, stieß mit SAP an seine Grenzen. Jede Prozessänderung erforderte monatelange Dokumentation, brachte ein hohes Fehlerrisiko bei Aktualisierungen mit sich und verursachte Kosten, die das Unternehmen nicht mehr rechtfertigen konnte. Digitalisierungsinitiativen wurden immer wieder abgelehnt, weil das ERP-System mit den Anforderungen nicht Schritt halten konnte.

Das Unternehmen führte WEBCON als Prozessebene über dem bestehenden ERP-System ein. Heute verarbeitet GTX Service jährlich 100.000 Serviceaufträge über WEBCON. Prozessänderungen werden innerhalb weniger Tage statt erst nach Monaten bereitgestellt. Das ERP übernimmt weiterhin die Aufgaben, für die es ausgelegt ist: Transaktionen. WEBCON übernimmt alles andere - sämtliche Prozesse rund um diese Transaktionen - und verbindet die einzelnen Systeme miteinander.

Dieses Muster wiederholt sich immer wieder. Kunden beginnen mit einem Prozess, der an ein System angebunden ist. Anschließend verbinden sie einen zweiten Prozess mit demselben System und einen dritten mit einem weiteren. Da jede Anwendung auf WEBCON auf derselben modellgetriebenen Grundlage basiert, lässt sich jede neue Integration schneller umsetzen als die vorherige.

Eine Forrester Total Economic Impact-Studie ermittelte über einen Zeitraum von drei Jahren einen ROI von 113 % sowie eine Verbesserung der Prozessbearbeitungszeit um 87 % für Unternehmen, die diesen Ansatz nutzen. Diese Ergebnisse entstehen durch den kumulativen Effekt: Jede neue Anwendung und jede neue Integration macht die nächste schneller und kostengünstiger.

Schaffen Sie ein vernetztes IT-Ökosystem statt einer Sammlung einzelner Integrationen

Mehr als 1.000 Unternehmen in über 70 Ländern steuern ihre Prozesse mit WEBCON. Sie nutzen die Integrationsfunktionen der Plattform, um ihre bestehenden Systeme zu einem konsistenten, zentral gesteuerten Ökosystem zu verbinden, in dem Daten im Kontext realer Geschäftsprozesse fließen.

Wenn Sie vor Integrationsherausforderungen stehen, Ihr ERP erweitern, Legacy-Systeme anbinden oder Ihre Prozessanwendungen mit Ihrer übrigen IT-Landschaft verbinden möchten, sprechen Sie mit uns. Kontaktieren Sie uns, um Ihre individuelle Situation zu besprechen.