In der Zeitschrift Puls Biznesu erschien ein interessanter Einblick von WEBCON- SVP Łukasz Wróbel in die Praxis von Innovationen in Großunternehmen. Innovationen konsequent umzusetzen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen.
Selbst der beste Verbesserungsvorschlag in einem Unternehmen ist zum Scheitern verurteilt, wenn wir ihn nicht umsetzen können. Benötigt werden Mechanismen, mit denen die Mitarbeiter eines Unternehmens neue Ideen in ihrer Arbeit anwenden können. Neue Verfahren schriftlich zu fixieren und im Intranet zu veröffentlichen ist oft nicht genug – es muss einen effektiveren Weg geben, die Idee Wirklichkeit werden zu lassen. Eine solche Methode ist die Einführung von Geschäftsanwendungen, die neue Verfahren effizient bei künftigen Benutzern propagieren und ihnen gar keine andere Wahl lassen, als sie zu befolgen.
Wie funktioniert das in der Praxis? Wir wissen z. B. alle, dass es am effektivsten ist, sofort auf eine eingehende Bewerbung zu reagieren – so lange der Kandidat mit den Gedanken noch bei einer Stelle in unserem Unternehmen ist. Besonders wichtig ist dies vor dem Hintergrund sinkender Arbeitslosigkeit und zunehmenden Problem mit der Rekrutierung von Arbeitskräften. Aber oft haben wir keine Ahnung, wie viele Bewerbungen gerade vorliegen, wie viele Kandidaten schon eine Antwort erhalten haben und wie lange dies gedauert hat, und wie viele noch auf Antwort warten. Mit einem geeigneten Mechanismus können wir alle eingehenden Dokumente erfassen und sie automatisch den Personen zuweisen, die dafür zuständig sind, sie zu prüfen und den Bewerber zu kontaktieren. Wir können solche Aktionen auch mit bestimmten, bevorzugten Zeitfenstern verknüpfen. Und falls nichts passiert, gibt es immer noch einen automatischen Eskalationsmechanismus.
Andere Prozesse können wir auf die gleiche Art automatisieren. Die Anwendung stellt sicher, dass ein Stellenangebot mit angemessenem Vorlauf erstellt, dem Bewerber im richtigen Format zugestellt wird und dass korrekt in angemessener Zeit kommuniziert wird. Aber damit nicht genug.
Nicht alle Prozesse, für welche die Personalabteilung zuständig ist, werden auch in dieser Abteilung selbst ausgeführt. Ein Beispiel ist das Onboarding, bei dem z. B. die Abteilungen Verwaltung, Einkauf oder IT beteiligt sein können. Wenn die Entscheidung getroffen wird, einen bestimmten Bewerber einzustellen, werden zahlreiche Aufgaben erstellt, die über die Zuständigkeit der Personalabteilung hinausgehen, aber dennoch von dieser koordiniert werden.
In dieser Phase stellt die Geschäftsanwendung sicher, dass alles korrekt abläuft – damit der neue Mitarbeiter schon ab dem ersten Tag im Job effektiv arbeiten kann. Das System plant einen Vertrag, der auf der richtigen Vorlage basiert, holt mit ausreichender Vorlaufzeit die erforderlichen Bestätigungen ein und erinnert die zuständigen Personen daran, dass der Arbeitsplatz für den neuen Kollegen eingerichtet werden muss. Es prüft automatisch, ob die Aufgaben erledigt sind, und startet das Eskalationsverfahren, wenn es Verzögerungen gibt.
Wichtig ist auch, Geschäftsanwendungen zu haben, die flexibel und modifizierbar sind. Das Wesen von Best Practices besteht in ihrer Evolution, ihrer Veränderung und kontinuierlichen Anpassung und Optimierung entsprechend der Bedürfnisse der Organisation. Soll eine Best Practice computergestützt implementiert werden, muss mehr berücksichtigt werden als nur ihr aktueller Status – wir müssen stets daran denken, dass sie sich ständig wandeln wird. Das System, für das wir uns entscheiden, damit es die Geschäftsanwendungen in unserem Unternehmen unterstützt, muss eine entsprechende Option enthalten und darf dabei keinen zusätzlichen Kosten- oder Zeitaufwand erforderlich machen.
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