Es ist gerade einmal 30 Jahr her, dass der Einsatz von ERP-Systemen für das Management von Unternehmen als innovativ galt. Heute ist der Einsatz von Technologie bei der Führung einer Organisation schlicht ein Muss; Systeme der ERP-Klasse sind für ein Unternehmen eine ebenso selbstverständliche Ressource geworden wie Dienstwagen für Außendienstler. Wenn aber der Einsatz von ERP heute Standard ist, wie können moderne Unternehmen ihre Konkurrenzfähigkeit sichern und auf dem Markt herausstechen?
Die ersten Versuche, Unternehmen mithilfe von IT-Lösungen zu managen, erschienen in den 1960er Jahren auf der Bildfläche. Prototypen von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) wurden hauptsächlich für die Lagerverwaltung, Produktionsplanung und Warenverteilung verwendet. Schnell stellten Unternehmen fest, dass der Einsatz von IT-Lösungen sie in die Lage versetzte, effizienter und effektiver zu arbeiten – was sich direkt in eine bessere Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt übersetzen ließ. In den folgenden Jahren wurden Systeme für das Unternehmensmanagement durch neue Module erweitert, die weitere Bereiche der Geschäftstätigkeit abdeckten, die aus unternehmerischer Sicht bedeutsam waren. Auch wurde der Integrationsgrad der einzelnen Module erhöht, wodurch eine heute als ERP bekannte, vereinheitlichte Managementumgebung geschaffen wurde.
Im Laufe der Jahre wurden ERP-Systeme so flächendeckend eingesetzt, dass sie keine Innovation mehr darstellten, mit der sich für das Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil erzielen ließ. Heute eignen sie sich perfekt als Kernsysteme – sie helfen dabei, Rohstoffe effizient zu allozieren, Lagerbestände und Nachbestellungen zu verwalten, ermöglichen die effiziente Durchführung von Geschäftsvorgängen und erfassen alle geschäftlichen Aktivitäten des Unternehmen gemäß den geltenden Bestimmungen. Im Sinne der Pace-Layered Application Strategy („Strategie von Anwendungschichten mit unterschiedlicher Geschwindigkeit“), die von dem weltweit führenden Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner vorgeschlagen wurde, ist ERP-Software ein klassisches Beispiel für so genannte Systems of Record.
Gartner weist ganz zu Recht darauf hin, dass jedes Unternehmen – zusätzlich zu den Fundamenten in Form von Systems of Record – auch in Software investieren muss, die Prozesse unterstützt, mit denen es sich wirklich von der Konkurrenz absetzt und die im Unternehmen implementierte Innovationen unterstützen, sagt Łukasz Wróbel, Leiter Unternehmensentwicklung und SVP bei WEBCON. IT-Leiter aus aller Welt, die von Gartner befragt wurden, haben angegeben, dass im Jahr 2020 bis zu 50 % des für Geschäftsanwendungen vorgesehenen Gesamtbudgets auf die zwei Kategorien ‚Systems of Differentiation‘ und ‚Systems of Innovation‘ entfallen werden, fügt er hinzu.
Das Ziel: eine gut gestaltete IT-Architektur
- Systems of Record – die Kerntechnologie des Unternehmens, die grundlegende IT-Infrastruktur, die eine stabile und effiziente Durchführung der entscheidenden Prozesse im Unternehmen gewährleistet. Ein sinnvoll geplanter Kern bildet die Basis – eine Art Rückgrat –, auf der die Implementierung von Innovationen aufbaut.
- Systems of Differentiation – Lösungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen, welche die charakteristischen Eigenschaften der Branche widerspiegeln, in der das Unternehmen tätig ist, und auch von Geschäftsprozessen, auf die sich das Unternehmen konzentriert, um den Wettbewerb leistungsmäßig zu übertreffen. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Unternehmen ein ähnlich strukturiertes technologisches Rückgrat haben, sollte man sich gerade auf diese Gruppe von IT-Lösungen konzentrieren, um im Wettbewerb mit anderen Unternehmen der Branche bestehen zu können.
- Systems of Innovation – Im Zeitalter des digitalen Wandels ist diese Säule das Sahnehäubchen, das zeigt, wie man mit erfolgreich in einer Geschäftswelt operiert, in der neue Technologien schnell entwickelt werden. Es handelt sich um Lösungen, die permanent weiter entwickelt und oft agil erstellt werden, um die sich ständig wandelnden Anforderungen von Geschäftsprozessen zu erfüllen. Allgemein geht es dabei etwa um den Umgang mit neuen Vertriebskanälen, das Navigieren und Durchsetzen von Änderungen an Verfahren, die sich aus der Einführung einer neuen Strategie ergeben, oder um die Anpassung an geänderte Regulierungsbestimmungen und äußere Bedingungen.
Immer mehr Unternehmen sind sich bewusst, dass sie sich auf die Entwicklung von Anwendungen konzentrieren müssen, welche Geschäftsprozesse unterstützen, mit denen sie auf dem Markt hervorstechen, um mit den Besten ihrer Branche mithalten zu können. Dies wird bestätigt durch die Prognose von Gartner, wonach 2020 nur die Hälfte der finanziellen Ressourcen eines Unternehmens für Systems of Record aufgewendet werden, während 35 % des Budgets in die Entwicklung von Systems of Differentiation und 15 % in Systems of Innovation fließen werden. Dies ist eine beträchtliche Veränderung im Vergleich zu 2010, als noch 90%, 9% bzw. 1% der Mittel auf die jeweiligen Kategorien entfielen.
Dilemma: Altes verbessern oder in Neues investieren?
Wie es aussieht, lautet die Frage heute nicht mehr, ob es sich lohnt, in Software zu investieren, die das Management des Unternehmens und die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen – sondern nur noch, wie man dies intelligent und effektiv tut.
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist stets eines der wichtigsten IT-Projekte in den Unternehmen, mit denen wir die Gelegenheit hatten, zusammenzuarbeiten, sagt Łukasz Wróbel. Es ist kein Wunder, dass Unternehmen sehr oft den Fehler machen, den Umfang eines solchen Implementierungsprojekts bis an seine Grenzen auszudehnen, weil sie versuchen, die spezifischen Geschäftsprozess des Unternehmens zu unterstützen, indem sie dedizierte Lösungen um das ERP-System herumbauen.
Dedizierte, vom Unternehmen selbst geschriebene Module, die das ERP-System als Reaktion auf Kundenanforderungen erweitern, die von den Standardfunktionalitäten dieser Software nicht mehr bedient werden können, scheinen eine gute, wenn auch teure Lösung zu sein – aber höchstens bis zu einem gewissen Punkt.
Es gehört zum Wesen jener Geschäftsprozesse, auf denen ein Wettbewerbsvorteil basiert, dass wir ständig versuchen, sie weiterzuentwickeln, sie ‚aufzupolieren‘ und an neue Marktbedingungen und neue Ideen anzupassen, merkt Łukasz Wróbel an, und fährt fort: Daher müssen wir sichergehen, dass die Entwicklung von Systems of Differentiation und die Vornahme von Änderungen daran einfach und schnell erfolgen können. Anderenfalls setzen diese Tools unserem Unternehmen womöglich neue Grenzen, anstatt ihm zu helfen.
Viele Unternehmen haben am eigenen Leib erfahren, dass proprietäre Module, die von Programmiererteams aus Implementierungsunternehmen entwickelt wurden, nicht nur daran gescheitert sind, ausreichende Flexibilität und die erwartete Reaktionsgeschwindigkeit bereitzustellen, sondern sogar dazu geführt haben, dass das Unternehmen risikoanfällig wurde und das ERP nur noch mühsam zu warten und sehr schwer auf neuere Versionen zu aktualisieren war.
Aber gibt es überhaupt eine tragfähige Alternative? Der Antwort lautet Ja. Sie besteht darin, externe IT-Lösungen zu bauen, die mit dem ERP-System kommunizieren, indem sie auf Integrationsmechanismen zurückgreifen, die von dessen Hersteller unterstützt werden, wie APIs oder webAPIs. Der entscheidende Vorzug solcher Lösungen ist, dass sie die erwartete Flexibilität bereitstellen können; und der einfachste Weg, diese zu erreichen, besteht darin, dass Sie sie selbst immer wieder neu konfigurieren können, sobald es notwendig wird – und zwar ohne manuelles Programmieren. Erreichen können Sie dies mit Low-Code-Plattformen für das Geschäftsprozessmanagement. Mit ihnen können Sie:
- Geschäftsanwendungen schnell per Drag and Drop erstellen, praktisch ohne Coden.
- sie sowohl während als des Entwicklungsprozesses als auch nach schnell Änderungen vornehmen können .
- die Anwendung zu erweitern, wenn die Anforderungen des Unternehmens wachsen.
- Und auch wenn die Plattform eng in das ERP integriert ist, bleibt sie als Produkt doch unabhängig von ihm und steht einer Aktualisierung des ERP somit nicht im Weg.
Ein gutes Beispiel für eine Situation, in der es besser ist, externe Lösungen einzusetzen, als dem ERP-System neue Lösungen hinzuzufügen, ist das interne Dokumentenmanagement des Unternehmens, erklärt Łukasz Grotowski, ein Berater bei XPLUS, einem Dienstleister, der sich auf die Implementierung von ERP-Systemen, Microsoft Dynamics 365 und die Low-Code-Plattform WEBCON BPS in Unternehmen der Branchen Bau, Produktion und Handel spezialisiert. In dieser Hinsicht sind Low-Code-Lösungen eine perfekte Ergänzung für ERP-Systeme. Indem man den Dokumentendurchlauf aus dem ERP-System auslagert, lassen sich auch Workflows erstellen, die keine Integration benötigen; der Anwender erhält eine einzige, kohärente digitale Umgebung, die Zugriff auf alle im Unternehmen implementierte Anwendungen bietet. Dank der Low-Code-Plattform ist die Implementierung eines elektronischen Dokumentendurchlaufs schneller und die Lösung selbst flexibler. Zudem ist das Tool benutzerfreundlich und erlaubt die komfortable Eingabe von Daten, die dann in das ERP-System importiert werden, in dem bereits alle buchhalterischen Operationen stattfinden, fügt Grotowski hinzu.
Auch Standardisierung ist ein Vorteil, wenn man sich für eine Low-Code-Plattform entscheidet. Geschäftsanwendungen werden konfiguriert, nicht von Programmierern geschrieben, sodass sie alle gleich aussehen und sich auch gleich verhalten. Diese Lösung ist für das Unternehmen auch ein Sicherheitspolster bei Personalfluktuation in der IT-Abteilung: Ein neues Teammitglied kann die Logik einer Anwendung, die sein Vorgänger entwickelt hat, problemlos nachvollziehen und ist besser in der Lage, sie zu warten und weiterzuentwickeln, ohne laufende Prozesse zu gefährden.
ERP oder BPM?
"Entweder oder“ ist hier nicht die richtige Frage. Vielmehr sollte man sich zuerst fragen „wozu?“ Eine gut gewählte und vernünftig implementierte ERP-Software bietet als typisches Beispiel für ein System of Record eine solide IT-Basis, die ein stabiles Funktionieren des Unternehmens ermöglicht, egal wie groß es ist. Allerdings sollten ERP-Systeme nicht als Lösung für alles betrachtet werden; dedizierte, maßgeschneiderte Anwendungen sind ein integraler Bestandteil der IT-Architektur moderner Unternehmen. Wegen der Art der Prozesse, die sie unterstützen, müssen sie heute jedoch anders entwickelt werden als früher – um Sicherheit angesichts von Personalfluktuation (ob im Unternehmen selbst oder bei dessen IT-Dienstleister) zu bieten ebenso wie um Änderungen einfach und schnell vornehmen zu können; sie müssen ERP-Systeme ergänzen, ohne deren Betrieb zu stören. Will man die Digitalisierung umfassend angehen, lohnt sich daher die Suche nach IT-Tools, auf deren Grundlage sich eine Pace-Layered Application Strategy realisieren lässt und die eine umsichtige Verbesserung der Geschäftsprozesse ermöglichen, die für jedes Unternehmen spezifisch sind. So erreicht man im Zeitalter von „Industrie 4.0“ einen Wettbewerbsvorteil.
