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Automatisierung von Geschäftsprozessen: So geht es richtig

Im Zeitalter des digitalen Wandels ist bereits viel über die Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen geschrieben worden. Obwohl jedes Unternehmen die Sache ein wenig anders angeht, gibt es eine Reihe allgemein gültiger Faktoren, die man im Hinterkopf haben sollte, wenn es darum geht, Verbesserungen schnell umzusetzen – und vor allem die intendierten Resultate und Ziele zu erreichen. Schließlich sollen die Digitalisierung und Automatisierung des Geschäftsbetriebs kein Selbstzweck sein oder der Versuch, einen gerade Trend mitzumachen, sondern den Alltag erleichtern und Wettbewerbsvorteile erzielen. Woran sollte man also bei der Planung von Digitalisierung auf jeden Fall denken? Welchen Prozessen sollte Priorität eingeräumt werden? Welche Implementierungsmethode funktioniert am besten?

 

 

Wählen Sie zukunftsfähige Tools für den Wandel

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Automatisierung ist die richtige Entscheidung, mit welcher Technologie die Verbesserungen vorgenommen werden sollen. Auf die immer beliebter werdenden Low-Code-Plattformen sollte man hier auf jeden Fall einen Blick werfen – sie bieten eine große Vielfalt an Optionen und liefern schnell „maßgeschneiderte“, voll funktionsfähige Lösungen, ohne dass man sich dafür von einem einzelnen Entwicklerteam abhängig machen muss.

Für welches Tool Sie sich letztlich auch entscheiden – es sollte Ihnen ermöglichen, sich voll und ganz auf die eigentliche Substanz des zu automatisierenden Prozesses zu konzentrieren, und gleichzeitig ein einfaches, wiederholbares Design für jede von Ihnen entwickelte Geschäftsanwendung bereitstellen. Eine einheitliche Benutzeroberfläche spart dem Implementierungsteam viel Zeit: Es kann die zuvor in anderen Konfigurationen verwendeten Elemente einfach wiederverwenden, ohne sich bei jedem neuen Projekt darüber den Kopf zu zerbrechen, welche Farben und Icons verwendet werden sollen. Zudem ist ein visuell kohärentes System für Benutzer aller Kompetenzstufen einfacher zu bedienen.

Wenn Sie eine IT-Lösung für Ihr Unternehmen auswählen, ist es immer eine gute Idee, genau zu prüfen, wie schnell es auf Veränderungen im Marktumfeld reagieren kann, die es z. B. erforderlich machen, Zugriffsrechte auf Anwendungen zu gewähren oder zu modifizieren, Workflow-Instanzen zu aktualisieren oder mit Vertretungen für abwesende Mitarbeiter umzugehen. Geschäftsführungen müssen heute unter schnelllebigen Bedingungen agieren; das bedeutet auch, dass der Lebenszyklus einiger Geschäftsanwendungen irgendwann beendet sein kann. Darum ist es wichtig, die Möglichkeit zu haben, eine solche Anwendung sicher zu archivieren, ohne Datenverlust oder operative Probleme befürchten zu müssen. Und es gibt noch eine Reihe weiterer beachtenswerter Aspekte, die sich unmittelbar und ganz praktisch auswirken – nicht nur darauf, wie Automatisierungslösungen entwickelt werden, sondern auch darauf, wie sie nach ihrer Implementierung gewartet und weiterentwickelt werden. Dazu gehören etwa:

  • die einfache Skalierbarkeit und Integration in andere Systeme,
  • das Berichtswesen,
  • die Option, Anhänge und Anleitungen für die Benutzer hinzuzufügen,
  • die Wiederverwendbarkeit von Mechanismen,
  • der Transfer zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung,
  • die automatische Dokumentation
  • die Einsichtnahme in bzw. das Audit von Changelogs. 

 

Betrachten Sie Prozesse aus der Vogel- und Froschperspektive

Ein Geschäftsprozess ist mehr als nur eine Anzahl von Anweisungen, wie bestimmte Vorgänge in einem Unternehmen auszuführen sind – er ist die Umsetzung der Unternehmenspolitik im betrieblichen Alltag. Macht man sich diese Definition bewusst, wird schnell klar: Die erste Aufgabe sollte immer sein, die zu optimierenden Prozesse von Grund auf zu verstehen und präzise in ein Diagramm zu übertragen. Das gilt ganz unabhängig davon, ob Sie gleich einen großen Bereich der Tätigkeit Ihres Unternehmens automatisieren wollen oder nur einen einzelnen Workflow. Auf jeden Fall sollten Sie die Prozesse von Anfang an aus einer umfassenden, ganzheitlichen Perspektive betrachten.

 

Geschäftsprozesse in Unternehmen lassen sich in zwei Gruppen unterteilen:

Kernprozesse, die für das Funktionieren des Unternehmens entscheidend sind

unterstützende Prozesse, deren Störung den Betrieb zwar beeinträchtigen, aber nicht zum Erliegen bringen würde.

 

Zu den Kernprozessen gehören meist all jene, die mit den nach außen gerichteten Aspekten der Unternehmensführung zusammenhängen, u. a. die Kundenbeziehungen. Zu der zweiten Gruppe von Prozessen gehören die Back-Office-Systeme, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter im Hintergrund unterstützen – z. B. indem sie Abwesenheiten, Dienstreisen oder das Onboarding managen.

Manchmal stellt sich auch heraus, dass die unterstützenden Prozesse in einem Unternehmen in einem anderen Unternehmen Kernprozesse sind; das kommt immer auf die konkrete Situation eines Unternehmens an. So können Büroprozesse, die in anderen Unternehmen bloß unterstützend wären, in einem Unternehmen, dessen Kerngeschäft darin besteht, Schreiben von Kunden innerhalb einer gesetzlich vorgesehenen Frist zu bearbeiten, zu Kernprozessen avancieren, erklärt Aleksandra Kudera, die Leiterin des Bereichs Implementierung und Beratung bei WEBCON.

Manche Unternehmen beginnen ihre Automatisierung, indem sie einen spezifischen Workflow verbessern, der gerade die meisten Probleme bereitet. Andere entscheiden sich, nicht Geschäftsbereiche als solche in Angriff zu nehmen, sondern ausgewählte Gruppen von Endanwendern, um deren Arbeitsalltag einfacher und effizienter zu machen. Wieder andere machen sich gleich daran, einen Kernprozess zu digitalisieren, setzen die Änderungen aber schrittweise um, sodass die Mitarbeiter sich an den bevorstehenden Wandel gewöhnen. Eines jedenfalls ist sicher: Für welche Variante Sie sich auch entscheiden – die Erfolgsaussichten sind am größten, wenn Sie mit kleinen Schritten anfangen, also zunächst nur einen einzelnen Geschäftsprozess automatisiert managen. Ist ein bestimmter Workflow erst einmal erfolgreich verbessert worden, entsteht meist Bedarf nach weiteren Optimierungen.

 

Wählen Sie die Einführungsmethode, die zur Art des Projekts passt

Nachdem Sie sich entschieden haben, welcher Geschäftsprozess verbessert werden soll, sollten Sie bedenken, welchen Anteil er an der gesamten Unternehmenstätigkeit hat, wie viele Abteilungen an seiner Ausführung beteiligt sind und welche Ergebnisse Sie von seiner Automatisierung erwarten. Je mehr genaue und vollständige Antworten Sie auf diese Frage haben, umso besser finden Sie die optimale Methode, um Software zu entwickeln und die Implementierung durchzuführen.

Das klassische Wasserfallmodell funktioniert gut für Projekte, bei denen Sie genau wissen, was benötigt wird und mit welcher Planung es erreicht werden soll. In der Analysephase erstellen Sie einen Anforderungskatalog für das Projekt, setzen einen Zeitrahmen und wählen, welche der vorhandenen Abläufe des Unternehmens im System modelliert werden sollen. Dann werden die üblichen Stufen des Wasserfallmodells durchlaufen, wobei die Arbeit an der nächsten Stufe nicht beginnen kann, solange die vorherige Stufe nicht abgeschlossen ist. Das Wasserfallmodell wird meist auf solche Prozesse eines Unternehmens angewandt, die mit Finanzen und Qualitätsmanagement zu tun haben, wie Rechnungen, Aufträge, Bedarfsanforderungen, Bilanzierungs- oder ISO-Verfahren.

Die agile Methode hingegen passt gut zu Projekten, von denen Sie bereits wissen, dass sich entscheidende Aspekte wahrscheinlich im Verlauf der Implementierung ändern werden. Zusammen mit dem Paretoprinzip, wonach 80 % der Ergebnisse mit 20 % der Arbeit erzielt werden können, zieht mit dem agilen Ansatz ein vollkommen neues Paradigma in die Bereitstellung von IT-Lösungen ein: Es wird nicht mehr an irgendeiner erst einmal in ferner Zukunft liegenden, endgültigen Version des Systems gearbeitet, sondern an einer „Version 1.0“ – also einer Version, die alle grundlegenden Funktionen besitzt und einsatzfertig ist. Ein gutes Beispiel dafür ist eine Anwendung für das Projektmanagement: Um diese in einer Produktionsumgebung starten zu können, brauchen Sie nur:

  • eine Liste der Projekte,
  • eine Liste der Mitarbeiter, die jeweils an einem Projekt arbeiten,
  • eine Liste der Aufgaben, die den einzelnen Personen zugewiesen werden sollen.

In den nachfolgenden Versionen können dann weitere Elemente hinzukommen, etwa:

  • Zeiterfassung,
  • die Überprüfung von Ausgaben
  • die finanzielle Vorausschau für das Projekt.

Wichtiger noch ist, dass die kontinuierliche Entwicklungsarbeit an einer bereits laufenden Anwendung nicht mit deren Alltagseinsatz kollidiert.

In der Zeit von „Industrie 4.0“ ist es völlig normal, dass kreative Fachabteilungen komplette Listen mit Ideen abliefern, wie IT-Lösungen ihr Unternehmen verbessern und ihm einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen können. Nicht alle dieser Ideen rechtfertigen es, vollständig in einer Produktionsumgebung implementiert zu werden. Bevor Sie entscheiden, eine neue Technologie zu implementieren, sollten Sie diese zuerst in einer kontrollierten Umgebung testen. Hier kommt der Proof-of-Concept-Ansatz ins Spiel, der auf den Methoden Rapid Prototyping und Failure-as-a-Service (FaaS) basiert. Es handelt sich um eine Art Probelauf, bei dem zunächst nur eine grobe Idee für eine Geschäftsanwendung vorhanden ist, aber sofort eine erste Version entwickelt und sofort in den Testbetrieb geht.

So können wir schnell und kostengünstig prüfen, ob der Bereich, den wir verbessern wollen, dies überhaupt braucht, ob die Mitarbeiter der betreffenden Abteilung für die Änderungen bereit sind und das neue Tool verwenden wollen, erklärt Aleksandra Kudera und fügt hinzu: Ergeben die Tests, dass die neue Technologie nicht vorteilhaft ist oder keinen praktischen Anwendungsfall besitzt, können wir ihre Weiterentwicklung immer verschieben oder ganz aufgeben, ohne das Gefühl zu haben, viel Zeit oder Geld verloren zu haben. Das ist das Prinzip von Fast Failure.

 

Analysieren Sie die technologische Umgebung des Unternehmens und die Abhängigkeiten zwischen den Systemen

Bevor Sie einen Geschäftsprozess automatisieren, indem Sie ein neues IT-Tool einführen, sollten Sie zunächst die vorhandene IT-Architektur Ihres Unternehmens unter die Lupe nehmen. Die weitaus meisten Unternehmen, insbesondere mittelständische und große, setzen routinemäßig auf eine ERP-Software als Kernsystem, das die üblichen Geschäftsvorgänge erfasst – und daneben auf verschiedene bereichsspezifische Systeme, die jeweils ihrer ganz eigenen Stellung auf dem Markt und ihrer Innovationsrichtung entsprechen. Wo aber bereits eine robuste Infrastruktur aus voneinander abhängigen Systemen vorhanden ist, kann die Einführung eines weiteren IT-Systems, ohne diese Abhängigkeiten genau zu bedenken, gerade das Gegenteil des Gewünschten bewirken: Anstatt die Arbeit einfacher zu machen, wird sie am Ende schwieriger und das IT-Ökosystem des Unternehmens noch unübersichtlicher. Um diesen Effekt zu vermeiden, gibt es moderne Tools wie Plattformen für das Geschäftsprozessmanagement (BPM). Sie funktionieren wie ein großes Dach: Ganz gleich, wie viele Middleware-Systeme bereits im Unternehmen laufen – eine BPM-Plattform kann sie alle abdecken, indem sie ihre Arbeit integriert, organisiert und optimiert.

Durch den Einsatz von externen Technologien, die in die ERP-Software integriert sind, aber weiterhin autonom funktionieren können, müssen sich Unternehmen nicht mehr mit steigenden Wartungskosten für die vorhandenen Systeme und mit Problemen bei deren Aktualisierung oder Anpassung auseinandersetzen, versichert Aleksandra Kudera. So können Unternehmen sich mehr Flexibilität leisten – und die IT-Mitarbeiter werden in den Augen ihrer Kollegen aus den Fachabteilungen zu richtigen Superhelden.

 

Legen Sie fest, wie komplex die zu implementierende Geschäftsanwendung ist

Wenn man sich entscheidet, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, lohnt es sich darüber nachzudenken, wie komplex die Geschäftsanwendungen sind, die letztlich erstellt werden sollen. Intuitiv könnte man annehmen, dass ein komplizierterer Geschäftsprozess auch eine komplexere Anwendung erfordert – das sollte jedoch nicht von vornherein angenommen werden: Zuweilen erweist sich eine Anwendung, die in einem Unternehmen recht simpel ist (etwa das Management von Urlaubsanträgen) in einem anderen als sehr komplex.

Zu den einfachen und leicht zu implementierenden Geschäftsanwendungen (also ein Prozess, der aus zwei oder drei Schritten und mehreren Formularfeldern besteht), die Unternehmen oft als Ausgangspunkt für die Digitalisierung nutzen, gehören etwa:

  • die Arbeitszeitüberwachung,
  • die Archivierung von Verträgen,
  • die Identifizierung von Ausstattungsbedarf,
  • das Helpdesk-Management
  • die Anmietung von Fahrzeugen für Dienstreisen.

Schnelle Erfolge, geringe Risiken, Entwicklungspotenzial und eine niedrige Einstiegshürde für Endanwender – das sind besonders gute Voraussetzungen für alle, die ihre ersten Schritte auf dem Weg Richtung digitaler Wandel gehen.

Komplexe Anwendungen hingegen sind oft unkonventionelle Systeme mit vielen Modulen, robusten Formen und mehrstufigen Genehmigungsprozessen.

Eines der interessanteren Beispiele für derartige komplizierte Lösungen in unserem Portfolio ist ein komplexes Tool für den Umgang mit Wärmelieferungen, das für den Marktführer des Wärmesektors in der Region Pommern entwickelt wurde. Es kombiniert ungefähr ein Dutzend Geschäftsprozesse – vom Vertragsabschluss über die Betreuung einzelner Einrichtungen, die Kommunikation mit Teams und der Steuerung von Heizkörpern bis hin zum Umgang mit Notfällen und zur Reklamationsbearbeitung, so Aleksandra Kudera.

Bei anderen komplexen Anwendungen kann es etwa um Prozesse wie:

  • die Überwachung von Leasing- und Kreditverträgen,
  • das Management von Produktionsphasen
  • die Erfassung der Mitarbeiteranwesenheit in einem internationalen Unternehmen mit Niederlassungen in verschiedenen Zeitzonen gehen.

Die komplexesten und kompliziertesten Lösungen, die unsere Kunden implementiert haben, bestehen aus vielen verschiedenen Anwendungen, wobei jede davon 5, 10 oder sogar 30 Prozesse umfasst, mit robusten Formularen, mehrstufigen Genehmigungsprozessen und Beteiligung großer Teams, fügt Kudera hinzu.

In all diesen Fällen hilft der Einsatz von qualitativ hochwertigen Low-Code-Plattformen dabei, ein flexibles und innovatives Ökosystem aus einheitlichen Geschäftsanwendungen zu kreieren, das für den Bedarf des jeweiligen Unternehmens maßgeschneidert ist.

Im Durchschnitt haben unsere Kunden ungefähr 20 Workflows. Das Spektrum reicht von Unternehmen mit nur einer einzigen laufenden Anwendung bis hin zu solchen, die es auf 300 Anwendungen bringen, die unterschiedlich komplex und wichtig für die Organisation sind. Manche Unternehmen haben erst einmal zwei oder drei Prozesse implementiert und es für eine Weile dabei belassen, bis sie zwei oder drei Jahre später erneut aktiv geworden sind, nachdem sie neue Ideen entwickelt hatten, fasst Kudera das Bild zusammen.

 

About the Author

 

Aleksandra Kudera – Director of Implementation and Consulting at WEBCON. Working in the IT industry for over 10 years. She gained professional experience working at, i.a. Hewlett Packard and Comarch, and since 2011 she has been managing implementation projects at WEBCON. A graduate of Information Technology and Econometrics, and Finance at the University of Economics in Wroclaw, as well as MBA studies at the University of Economics in Krakow, with the PRINCE2 Practitioner and PRINCE2 Foundation certification; specialty: change management and overcoming resistance to it.

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