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Wir hatten WEBCON BPS für einen einzelnen Prozess gekauft, aber das System machte sich schnell bewährt und wir nutzen es auch zur Automatisierung vieler anderer Prozesse.

Marek Witkowski, Leiter IT

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ÜBER DIE IMPLEMENTIERUNG

Bevor Südzucker 2009 die Zusammenarbeit mit WEBCON begann, hatte es bereits seit zwei Jahren die Platform Microsoft SharePoint als Intranet-Informationsportal genutzt, und zugleich als Oberfläche für dedizierte Anwendungen, die diverse Bereiche des Unternehmensmanagements effektiver machen.

Im Rahmen der ersten Implementierung der Plattform SharePoint implementierte Südzucker ein System zur Erfassung und Management von Hardware-Ressourcen und Diensten im Mitarbeiterkontext. Ein weiteres Projekt war die Implementierung einer Reihe von Anwendungen für die SharePoint-Plattform, deren gemeinsamer Nenner die Unterstützung des Personalmanagements war.

Um die Leistung der entwickelten Prozesse weiter zu verbessern und eine einheitliche Plattform zu ihrer Bedienung zu erhalten, beschloss Südzucker 2011, das System WEBCON BPS zu implementieren. Das Hauptargument für die Lösung von WEBCON war ihre Flexibilität, einfache Bedienung und Entwicklungsmöglichkeit. Von großer Bedeutung war auch, dass die vollständige Integration in SharePoint und der technische Support aus einer Hand stammten.

Als erstes wurde der elektronische Workflow zur Bearbeitung der Korrespondenz automatisiert. Als nächstes wurden u. a. der Workflow für Urlaubsanträge, die Workflows zur Archivierung von Dokumenten sowie Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Kunden- und Lieferantenbeziehungen verbessert. Zum Scannen der Dokumente und zur Erfassung der Rechnungen wird das Modul OCR WEBCON BPS eingesetzt, welches das zuvor verwendete Tool der Firma Kofax ersetzt hat.

Darüber hinaus wurde das WEBCON-Tool zur Grundlage für die Entwicklung einer internen Auktionsplattform, auf der das Unternehmen nicht mehr genutzte Gegenstände zu günstigen Preisen an Mitarbeiter verkaufen kann.

Heute ist WEBCON BPS die wichtigste Prozessplattform des Unternehmens; mit ihr können die folgenden Prozesse effektiv gehandhabt und modifiziert werden:

  • System zum Management von Schulungen; unterstützt die Prozesse der Beantragung, Genehmigung, Koordination und Organisation von Schulungen inklusive Bewertungsfragebögen,
  • Cafeteria-System für Sachleistungen wie zusätzliche Schulungen, Sprachkurse, Gesundheitsvorsorge usw.,
  • Personalbeurteilungssystem für das Management by Objectives; dabei werden den Mitarbeitern Ziele und Aufgaben gesetzt und werden bei Beurteilungsgesprächen an diesen gemessen,
  • Personalakte, in der alle grundlegenden persönlichen Daten der Mitarbeiter erfasst werden (absolvierte Kurse, vorhandene Lizenzen, Lebenslauf, absolvierte Schulungen, Beschäftigungshistorie).
  • System zur Erfassung und Verwaltung von Ausrüstung und Geräten (Mobiltelefone und SIM-Karten, Computer und IT-Hardware, Dienstwagen, Zugriff auf IT-Systeme des Unternehmens und Kreditkarten).

Lesen Sie hier ein Gespräch mit Marek Witkowski, dem IT-Leiter von Südzucker Polska, über die Automatisierung von Geschäftsprozessen in seinem Unternehmen.

SharePoint-Version: MOSS 2007
Anzahl Benutzer: + 250
Entwicklung des Systems: WEBCON
Integration in Drittsysteme: Microsoft Dynamics AX
Genutzte Technologien: WEBCON BPS, OCR Framework

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